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システムを活用して解約精算をミスなくスムーズに!

精算

格安の賃貸管理ソフト、リドックス(ReDocS)-すぐに使える不動産管理システム

解約精算は最も正確性が求められる業務です。

入居者の賃貸借契約期間が終了時、更新をせずに解約する場合、当然ながら賃貸借契約の解約に向けた業務をすすめる必要が出てきます。

実はこの解約に関する部分が、賃貸管理における最もトラブルが発生しやすいタイミングであることはご存知でしょうか?

以下は解約時の敷金精算に関しての相談件数をまとめたものです。

解約精算に関するトラブル件数の推移

解約精算に関するトラブル件数の推移

出典:独立行政法人国民生活センター「賃貸住宅の敷金、ならびに原状回復トラブル」

言うまでもありませんが、敷金は解約時に原状回復費用や家賃の未収金を精算した後、その差分は借主に変換する必要があるお金です。(契約時の取り決めで償却する場合もあります。)

特に近年はインターネットで情報をかんたんに調べることが出来る様になったことから、一般の消費者の方でも敷金は「返してもらえるお金」という意識が強くなっており、解約精算の結果に納得できずトラブルに発展するケースが多いのです。

エクセルや紙での解約業務はこんなミスを招くかも…

前述のように消費者の意識が高まったこともあり、国交省が「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」を定めるなど、原状回復に掛かる費用の判断を明確にするよう務めています。

とはいえ、現状回復の請求判断をはじめとする、解約精算業務には賃貸管理に関する十分な経験と知識が必要になります。

さらに、解約業務には精算の前に…

  1. 解約連絡の受付・希望日の確認
  2. 契約内容の確認・解約通知書の作成
  3. 退去立会い
  4. 解約精算書の作成

などなど…こなさなくてはならない事務作業がたくさんあります。その時、あなたの会社ではこんな状況に陥ってはいませんか?


ショックを受ける男性上司
上司:「△△マンションの○○さんから解約の連絡があったけど、進捗ってどうなってる?
ショックを受ける女性社員
「○○さんですか?・・・解約するんですか?
ショックを受ける男性上司
上司:「するよ〜!前連絡あったから解約予定者のエクセルに入れといてって頼んだでしょ!!
ショックを受ける女性社員
Aさん:「え、私そんなこと頼まれましたっけ?」
ショックを受ける男性上司
上司:「もういいよ…とにかく急いで解約通知書作って!あと、契約書の原本も確認したいから準備して!
ショックを受ける女性社員
Aさん:「わかりました!!!アレ、入居時の契約書が見つかりません…
ショックを受ける男性上司
上司:「もう!!ただでさえ忙しいのに…事務作業は確実にこなしてくれよ!

これはかなりオーバーなケースですが、実際、解約業務は入居者さんの対応待ちが多い業務なので、進捗の管理が難しいのも事実です。

また、解約通知書や敷金精算書などを作成するためには、過去の契約書を引っ張りだして、確認して…という面倒で単調な作業が必要になります。

エクセルや台帳ベースでの管理でも管理戸数が少ないうちは問題がありませんが、数が増えるにつれてこんなミスが起こってしまうリスクも否定は出来ないのです。

解約通知書もラクラク作成

解約をミス無く、トラブルなく終わらせるために必要なポイントは以下の3点が上げられます。

  1. 契約段階で解約手続きの方法や解約予告期間についてしっかりと説明を行うこと
  2. 解約の連絡があった場合は、すみやかに「解約通知書」を契約者へ送付する。
  3. 解約時に必要な費用などについては、間違いのないように伝える。

つまり、契約段階で解約に関する決め事をしっかりと決めておき、解約希望の連絡があった際には、解約理由をヒアリングするとともに、契約者の契約内容(過去のトラブル、現在の家賃、残り契約期間など)を確認すること。
そして、速やかに業務担当者と連携して、「解約通知書」の発行・送付といった業務を進めていくことが重要になります。

クラウド賃貸管理ソフトのReDocS(リドックス)なら、

解約受付→契約者情報の確認→解約通知書の作成

という一連の流れをソフト上で用意されたフォームに入力するだけで完了出来ます。

リドックスを活用した解約通知書の作成手順

あとは作成された解約通知書を入居者に送付するだけです。

退去精算費の確定

退去後、貸室の点検を行って、原状回復ガイドラインに沿った修繕費用の負担区分を決定していきます。しかし、冒頭でも書いたように、解約処理の中で最もトラブルが多いのが、この原状回復の費用についてです。

国土交通省が定める原状回復ガイドラインの判断基準によるとおおまかには以下のような内訳になります。

ガイドライン

出典:賃貸経営で知っておきたい「原状回復ガイドライン」 | 土地活用・賃貸マンション建設・マンションリニューアル|大成ユーレック株式会社

また、原状回復費用とともに「退去時必要費用」と「これまでの未収家賃など」を併せて請求する必要があります。

そのためには…

  • 賃貸借契約書や紛争防止条例に基づく説明書(東京ルール)の記載内容を確認
  • 敷金の償却の有無や、修繕負担に関する特約内容を確認
  • これまでに発生している家賃滞納分の集計と、過入金されている家賃の集計

精算の項目を洗い出すだけで、こんなにもやらなくてはならないことがあるのです。

リドックスなら、クラウド上から必要な情報を直ぐに確認出来る!

aggregate_redocs

リドックスはクラウド型のソフトなので、賃貸管理に必要なデータを一元的に管理することができます。

家賃、契約内容、特約の有無、滞納状況…精算の洗い出しに必要な情報はスグに確認することが可能になります。

リドックスがあれば、エクセルでの賃貸管理にありがちな、あっちのファイルを開いて、こっちのファイルを開いて…というような無駄な作業は必要がなくなります。

敷金精算もシステムを使えば、かんたん、正確!

退去精算の最終ステップが「敷金精算」です。

敷金 – 滞納家賃 – 退去時必要費用(クリーニング代) =解約精算金

となります。

全ての金額を合計して、プラスであればその金額は借主に返還します。逆にマイナスの場合は、借主から追加で費用を請求することになります。

リドックスなら退去精算の計算はシステムがミス無く行います。

解約業務で最も経験や知識が必要で、難しい業務が退去精算です。

実際の原状回復費用の算出や修繕費用の按分、契約時の退去時特約の設定については、「原状回復ガイドライン」の熟知と現場の使用状況の見極めなど、不動産や賃貸管理に関する知識や経験が必要となる業務です。

そのためには、社内での勉強会や、知識の共有はもちろん大切なことですが、「システムを導入」することで、単純作業の省略や高速化を図ることが出来ます。

それによって空いた時間を、お客様との対応や、請求対象にするかの判断など、賃貸管理のプロとしてのスキルが必要な業務に充てることが可能になります。

リドックスを活用した解約精算はこちら

リドックスなら、洗い出しした精算項目をシステムが自動で計算し、解約精算書を作成してくれます。洗い出しした項目を精算の対象に含むかチェックを入れるだけのかんたん操作なので、誰でもスグに使いこなすことが出来ます。

これなら、専門知識の無いスタッフの方でも精算書を作っておくだけ、ならかんたんに出来るようになります。後は担当者の方がダブルチェックをするだけなので、業務を大幅に効率化することが可能になります。

エクセル管理から脱却するなら”イマ”がチャンス!

これまでお話してきたように、解約時の精算は、直接お金に関わる問題なのでトラブルの元になりやすい部分です。

ですから、賃貸管理のスキルやノウハウを持っている方でなければスムーズに対応が出来ない業務です。

そのため、システムを導入すれば万事解決!というわけにはもちろんいきませんが、業務フローを単純化し、ミスを無くし、作業を効率化するという部分に関しては大きな貢献するでしょう。

また、システムを使えば、精算の内訳や根拠をより明確に「見える化」することが出来ます。これはオーナーにとっては精算内容をより正確に把握することが可能になり、入居者にとっても請求の根拠をしっかりと把握してくれていると感じることにつながります。

解約業務をミス無く、かんたんにするクラウド賃貸管理ソフトの「ReDocS」(リドックス)なら月額2,980円 からのお得なプランでスタート出来ます!
※(別途、初回登録料49,800円(税込)が初回契約時のみ必要です。)

しかも、今なら初月はお試し期間として30日間無料でご利用いただけます。

  • ウチの会社に合わないかも…
  • 導入して失敗するのが嫌だ…
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こんな風に考えている方も、リドックスならお試し期間中でも全ての機能がご利用頂けるので、システム導入後の業務をしっかりと体感いただくことができます。しかも、仮に30日の無料期間が終了しても、システム利用停止に一切の料金は頂きません。

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次回「エクセルでの賃貸管理からの脱却」第4章として、「入居者対応編」をお送りします!ぜひご覧になってくださいね!

「エクセルでの賃貸管理から脱出」目次

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