「賃貸管理におけるITの活用」の意味するものとは

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「ITの活用」「IT化」とは一体何なのか？

「ITの導入による作業の効率化!!」や「ITを活用して売上アップ!!」
こんなキャッチコピーというのはこれまでにもたくさん見てこられたのではないでしょうか？
賃貸管理・不動産業界においても、「IT化」を旗印に様々なセールスが展開されていますが、
その「ITの活用」が意味する内容についてご紹介していきます。

「IT化」って結局どういう意味なの？

「今の賃貸管理業務をITの活用によって効率化する方法をご提案致します!!」
そんな内容の営業を、自主管理されている大家さんや不動産管理会社の担当者の方はこれまでにごまんと受けてきたのではないでしょうか？

• 賃貸管理データを一元化して効率化させます!!
• データの蓄積を行い、必要な時に必要な情報を取り出せます!!
• いろいろな書類や帳票が自動作成されるので、事務作業時間を短縮できます!!

といった内容は、機能の説明であったり、その賃貸管理ソフトの特徴を紹介しているのに過ぎないため、
「ソフトを導入してシステムが自動でやってくれるだけだったら、今のままでも業務は回ってるから大丈夫。」
と「IT導入・活用する意味」がいまいちイメージできないため、導入を見送るといった結論になったという話を伺ったことがあります。

では、「IT導入・活用する意味」というものは一体どういうものなのでしょうか？

賃貸管理業務の「効率化」と「集中化」について

「IT」とは「Information Technology」の頭文字を取った略語で、インターネットなどの通信とコンピュータとを駆使する情報技術を指します。
一般的な「IT化」のイメージする物とすれば、電卓のように「必要な数字を入力すれば瞬時に答えが自動的に出てくる」といったものではないでしょうか？

人間の演算能力（計算能力）よりもはるかに高い機械に計算をさせることで、自分でやるよりも早く、かつ、簡単に結果（答え）を出すことができる。
それが、「IT化」の一つの特徴でもあります。

賃貸管理業務の効率化→コストの削減

賃貸管理業務に例えてみれば、

• 日割り賃料やフリーレントを差し引いた賃料の計算
• 契約期間と解約予告から更新案内が必要な入居者を抽出
• 登録しておいた情報から契約書や重要事項説明書を自動作成する

といった機能が「効率化」を実現する例として挙げられます。
システムが自動的に計算や集計してくれたり、必要な書類を自動作成するなどによって人間が行うよりも早く、かつ、かんたんに処理を行うことで作業時間を短縮することができます。

作業時間の短縮や事務作業の簡略化は、その業務にかける時間や人員を削減することが可能となるため、「コストの削減」を実現することができます。

賃貸管理業務の集中化→売上の拡大

事務作業や煩雑な業務を簡略化することで、営業マンや物件の管理担当が主たる業務にあたる時間を増やすことができます。
「顧客や仲介業者への営業件数を増やす」「物件への訪問回数を増やす」「オーナーとのコミュニケーションを増やす」といったことで、現状よりも売上の増加であったり、業務の拡大に繋がるかもしれません。
また、営業マンのなかには事務作業に追われてしまうことで自分の長所が発揮できなかったということも解消することができるかもしれません。

事務作業の中には「誰がやってもそこまで成果は変わらない業務」は存在します。それを、ITの活用（賃貸管理ソフトの活用）によって「誰でもできる仕事」は機械に任して、「より発展的な・その人にしかできない仕事」に集中・注力していく。
そういった必要な業務への集中が「売上の拡大」や、どの業務に集中させるのかの選択が「サービスの差別化」に繋げていくことができます。

システムによる自動化はあくまで効率化の手段

冒頭の内容になりますが、「ソフトを導入してシステムが自動でやってくれるだけだったら、今のままでも業務は回ってるから大丈夫。」というご意見も事実であると思います。
けれども、「IT導入・活用」によって、今よりも、もっと早く、もっとかんたんに今の賃貸管理業務を行うことが可能となることもまた事実です。

業務の効率化によって、入居者や物件オーナーにより良いサービスを提供することができるように、また、管理対応可能数の増加によって、より多くのお客様に対してサービスを提供することができるようになる。
賃貸管理ソフトという「ITの導入・活用」によって、より多くの方により良い賃貸管理サービスが提供できる環境を作る。そういった理念を持って、私たちはReDocSというITサービスをご提供させていただいています。