賃貸管理に必要な書式やテンプレート一覧紹介

ここでは不動産管理に必要な管理帳票の書式テンプレートの内容や作成方法について紹介しています。

各種賃貸管理書式・テンプレート一覧

賃貸管理に必要な書式やテンプレート(ひな形)の内容や書き方をご紹介しています。

書式名 書式の内容の説明 詳細
更新案内書 契約の更新が近づいてきた契約者に対して、契約更新の案内を行う際に利用する書式です。
更新対象の物件情報とともに、更新後の契約条件(新賃料や新共益費、新契約期間など)や更新料についての内容を記載します。
更新合意書 更新案内によって新賃貸契約条件に合意に達した内容を、貸主・借主間で証するために作成する書式です。
基本的な条項については原契約に準じながら、新賃貸借契約条件(新賃料や新契約期間)について合意した内容を記載します。
連帯保証人引受承諾書 新規契約締結時や契約更新の際に連帯保証人が自身が連帯保証の引受を証するために利用する書式です。
連帯保証人引受承諾書を提出してもらう際には、印鑑証明書と共に返送してもらうよう案内します。
解約案内書 契約者から賃貸借契約の解約通知を受け取るための書式です。
解約案内には賃貸借契約の解約日や立会い希望日、転居先住所、敷金精算先口座などを記載してもらいます。
解約合意書 貸主と借主が対象の賃貸借契約の解約についての双方の合意を証する書式です。
どの時点をもって契約が終了するのか、貸室明け渡しの際の注意事項・敷金の返還方法などについて記載します。
解約精算書 契約解約時に契約者へ敷金精算を行う際に利用する書式です。
賃貸借契約締結時に預かった敷金などの預かり金から未収家賃や原状回復工事費用・クリーニング費用など明細を精算して返金額(場合によっては請求額)を記載します。
オーナー送金精算明細書 毎月の回収した家賃や収入、立替え払いしている支出・経費についてのオーナー精算時に利用する書式です。
家賃収入・家賃以外の収入・支出など精算対象の月に発生した取引項目を精算していきます。
月次精算報告書 オーナーが所有している全物件の送金精算項目を月次で取りまとめた報告書です。
物件個別の送金精算明細との違いは、所有物件全体での送金精算明細と全体での総収支を記載していることや部屋ごとの空室状況と対応する契約者の家賃支払い状況の記載がある点となります。
年間収支報告書 対象物件における年間の収入と支出、合計収支の推移が記載された書式です。
収入や支出項目は月別・項目別に表にまとめると収支状況の把握が可能となります。また、預かり敷金の合計額推移などの併せて記載すると資金状況がわかりやすくなります。
賃貸借契約書(普通借/住居) 住居用物件を普通借家契約で賃貸借契約を締結する場合に利用する書式です。
契約条件(賃料や共益費、契約期間など)や契約内容(更新や解約、禁止事項など)について契約の当事者間(貸主と借主)での相互確認を証するため書類です。
重要事項説明書(普通借/住居) 賃貸借契約を締結する前に契約予定者に対して、対象物件の重要事項を説明するために作成する書式です。
宅建業法で説明すべき内容は指定されていますので、その業法に則りながら物件の固有の事項についても説明する必要があります。
紛争防止条例に基づく説明書 賃貸住宅における紛争・トラブルを防止するために原状回復などの項目について説明する際に利用する書式です。
原状回復や修繕・クリーニングなどに関する事項を民法などの法律上の原則や判例に沿った形で説明することが求められています。
入居計算書 契約締結時に支払う初期費用の請求書。(入居精算書とも呼ばれます)
当月分(場合によっては翌月分も)の家賃や敷金や礼金、鍵交換代、火災保険料など、入居時に必要な費用の明細を表記します。
取引台帳 宅建業取引についての年月日、宅地建物の所在や面積をなどを業法によって定められた事項を記載する台帳です。
取引台帳は宅地建物取引業法で作成・保管が義務づけられており、賃貸借契約を締結・仲介した場合は必ず作成しなけらばなりません。
鍵預かり証 契約者に対して、鍵を何本預けたのかを証するために利用する書式です。
貸与する鍵の本数やメーカー、鍵番号などを正確に記載しておくことが必要です。
現況確認書 貸室にある損傷が「入居前」からあるものであることを確認する際に利用する書式です。
入居時の状態を確認するための書類となるため、契約後なるべく早い段階での作成・返却が必要となります。
個人情報の取り扱い同意書 賃貸管理や契約を行うにあたって契約者から個人情報を提供してもらう際に利用する同意書です。
記載事項としては、最低限「個人情報の利用目的」「第三者提供の範囲」「取り扱い連絡先」についての記載が求められます。
親権(法定代理人)同意書 未成年の方が契約者となる場合に利用する同意書です。
該当する賃貸借契約について、契約者の親権者(親など)が契約の締結を同意していることを証明してもらうために利用します。
敷金預かり証 契約時に預かった敷金について証する書類です。
誰が、いつ、どれだけの金額を預かっているのか明記しておく必要があります。
入居のしおり 入居後、設備や契約内容についての連絡先や入居における注意事項を案内する書類です。
電気やガス、水道の開栓手続きについては入居(引っ越し)するまでにお客様の方で手続きしていただくようご案内します。
駐車場利用契約書 駐車場の賃貸借契約を締結する場合に利用する書類です。
どの区画にどの車両を駐車するのかを明記して契約を締結する必要があります。
バイク置き場利用申請書 バイク置き場の利用申請を行うために利用する書類です。
駐輪するバイクの排気量は契約前に確認しておく必要があります。
駐輪場利用申請書 自転車置き場(駐輪場)の利用申請を行うために利用する書類です。
駐輪場利用細則を確認し守ってもらうよう案内します。
家賃未入金のお知らせ(督促状) 家賃が未入金(一部しか支払われていない)などの滞納が発生している場合に利用する案内文です。
不足分(滞納分)の家賃額や支払い先の銀行口座情報、支払い期日などを記載し滞納者に家賃支払いを促します。
契約者概要シート 契約者の賃貸借条件や連帯保証人の連絡先、これまでの対応履歴や家賃入金履歴などをまとめた概要シートです。
対象の契約者個別の契約条件や連絡先、対応履歴などを取りまとめておくことで、個別対応必要となった時の参考資料とすることができます。

各種管理書式・テンプレート(ひな形)の作成方法やご紹介は随時更新していきます。


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日常管理業務で利用する書式・ひな形一覧

ゴミの出し方の注意や設備点検のお知らせなど、日常管理業務で利用する書式・フォーマットをご紹介しています。

各種管理書式・テンプレート(ひな形)の作成方法やご紹介は随時更新していきます。

書式名 書式の内容の説明 詳細
ゴミの出し方注意 マンションやアパートにおけるごみの分別やゴミ出しのルールを守ってもらうように注意喚起する案内文です。
ごみの出し方は、管理物件のみならず近隣の住民との関係もあるため、入居者にはきちんとルールやマナーを守ってもらうように働きかける必要があります。
生活騒音に関する注意 テレビや音楽、足音の騒音やそれらに伴う振動などの生活騒音についての注意喚起を促す書式です。
また、騒音に関するクレーム来た場合は速やかに状況確認を行いスムーズに対応することが必要となってきます。
設備機器工事交換のご案内 建物における設備機器の点検や交換工事を行う旨を案内する書類です。
停電や断水など、入居者へ一時的にでも影響がある場合は事前に必ず各入居者へ案内を行い工事に対して理解・認識を持ってもらう必要があります。
集合郵便ポスト散乱に関する注意 共用部に設置されている集合郵便ポストの美観維持の協力を促す書類です。
入居者の協力を案内するとともに、不動産管理会社側でも近くにゴミ箱を設置するなどで入居者が対応しやすいようにしていくことも大切です。
共用部の私物放置の注意 共用廊下や非常階段、エントランスなどへの私物放置に関する注意案内です。
共用部は避難経路として設計されている場合があるため、私物放置が発覚した段階で、できるだけ速やかに対応することが求められます。
放置自転車処分に関する注意 無断駐輪している放置自転車の処分や撤去に関する通知を行う書式です。
不法な放置自転車であったとしても貸主や不動産管理会社が勝手に撤去や処分をしてしまうと、後からその自転車の所有者からクレームを受け、トラブルに発展してしまう可能性があるため、対応には注意が必要です。
ペット無断飼育への注意 ペット飼育不可の賃貸物件にもかかわらず、無断でペットを飼育している入居者へ注意喚起を行う案内文の雛形です。
無断飼育が発覚した段階や対象者が特定できた段階などで貼り紙や電話対応を速やかに行っていく必要があります。
宅配ボックス利用に関する注意 共用部に設置されている宅配ボックスの長期未回収の荷物の回収を注意する書式です。
ひとりの入居者が宅配ボックスを占有してしまうと、他の入居者にも影響を与えるため、宅配ボックスは数日で回収するように意識づける必要があります。
一時停電に関するご案内 建物の一時的な停電が発生する旨の案内文です。
住居用賃貸物件・事業用賃貸物件問わず、電力の供給は入居者に対して大きな影響を与える作業となるため、停電作業の実施についてはあらかじめ理解と認識を持ってもらう必要があります。
空き巣事件に関する注意案内 空き巣事件の発生と防犯に関する注意喚起を促す書式です。
事件が発生してしまった場合は、事実状況をはっきりさせて、いたずらに入居者の不安を煽らないように対応することも不動産管理会社の対応として大切となってきます。
不審者出没の注意 管理物件の周辺に不審者の出没を入居者へ注意喚起する案内です。
注意案内によって、自身の防犯状況を見直してもらうよう掲示板などに対応を進めていくことが必要となります。
法定点検実施のご案内 法律で定められている消防設備の点検作業を実施する旨を通知する書式です。
案内文では、「作業日時」「部屋への入室があること」「不在時でも入室すること」などを明記して入居者へ案内する必要があります。
断水工事実施のご案内 マンションやアパートなどで貯水槽の点検や水道管の点検・清掃作業に伴い、断水となる旨を連絡する書式です。
日常生活において、水道を利用するシーンは非常に多いため、断水工事の案内については認知度を高めるため赤字を使うなどの工夫をすることも必要となる場合もあります。
建物管理会社変更のご案内 賃貸物件の建物の管理会社の変更を案内するひな形・テンプレートです。
賃貸管理会社の変更に伴って、家賃の振込先口座の変更などがある場合は、遅くとも管理会社が変更となる1か月前には案内を行うことが望ましいと言えます。
所有者変更に関する承諾書
(承継同意書)
賃貸人(貸主)が変更することに伴って、その変更について入居者から同意を確認するための書類です。
債権債務(敷金返還義務や家賃の支払い義務など)が新所有者へ承継される旨をなどを記載して、旧所有者・新所有者・契約者の三者が署名捺印の上、保管します。

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