ソフトを上手く活用して賃貸管理をもっと効率的に

モーレツに働くことで管理戸数を増やすことも可能ですが、現状の賃貸管理業務を見直すことでもっと簡単に一人当たりの管理戸数を増やすことができるかもしれません。

賃貸管理業務を効率化して持続可能な成長を実現

より多くのアパートやマンションを管理していくためには、
賃貸管理業務を効率化して担当者一人当たりの管理戸数を増やしていく必要があります。
マンパワーに頼るものではなく、現状の管理方法を見直すことで再現性のある持続可能な成長を実現することができます。

賃貸管理の手間を大きく削減します

今の賃貸管理における"悩み"は何ですか?

賃貸管理効率化していくためには、現在の業務の中でどのようなことに困っているのかを明確にする必要があります。私たちリドックスが、賃貸管理ソフトのご紹介に伺った際に耳にする業務における悩みは以下のようなものが多いです。

  • 入力作業などの単純作業はパートの方にお願いしたいと思っているが、うまく手離れできない。
  • 新しく入ってきた人への教育に時間がかかってしまっている。
  • 手入力・目視での確認作業が多いため、担当者の経験によって作業効率が異なる。
  • 同じ項目を何度も入力することが多いため、二度手間・三度手間になることもしばしばある。
  • 契約者情報や家賃入金情報といった賃貸管理に必要な情報の共有がうまくいっていない。
  • 長く賃貸管理を行ってきたのでエクセルやフリーソフトの動作が重くなってきた。
  • マンパワーに頼りがちだから、社員のスキルの差がそのまま賃貸管理のサービスの差になってしまっている。
  • そもそも、社員のモチベーションが低い。 など

大家さん(不動産オーナー)や入居者、不動産仲介会社の方と話したりコミュニケーションを取ることはそこまで苦にしてはいないけれど、オーナー提案のための提案資料や管理業務報告資料、社内資料といった書類作成業務に手を取られてしまって、肝心の営業や提案の企画に時間を取れていないという課題を持たれている賃貸管理会社様が多いように思えます。
営業力やリフォームの提案といった独自の強みがあるにもかかわらず、管理戸数が増えれば増えるほど書類の作成に忙殺されてしまって、せっかくの強みを発揮できずにいるという悩みをよく伺います。

また、今まで社長さんが管理も経理も全部一人でやっていたのを、新しく人員を強化して経理や入力作業を他の人に任せて、提案や営業に集中できる仕組みを作ろうと考えていたのに、思っていたより手離れすることができず、いつまでも社長さんのサポートが必要な状況のままというような話も5人以下の不動産会社様などではよく伺う課題の一つです。

単純な作業を効率良く完了させて、強みのある部分に集中することが管理戸数を増やす上で大切なポイントです。

「賃貸管理戸数を増やす」「新規で管理物件を受託」するためには、他の不動産管理会社様と差別化された良質なサービスを不動産オーナーや入居者に対して提供できるかがポイントとなってきます。そのため、「家賃の入金管理」「定型書類の作成」「対応必要時期の検知」といったルーチンワーク(定型業務)にかかる時間をいかにして短縮・効率化できるようにするかで、自社の強みに集中できる環境を構築することができます。

もし、現在の賃貸管理業務について、先ほど列挙した「賃貸管理における悩み」に当てはまるものがある場合、私たちクラウド型賃貸管理ソフトのリドックス(ReDocS)で解決できる問題の可能性があります。

賃貸管理ソフトの活用で業務の悩みを解決します

1.データの一元管理で賃貸管理情報を連動させて必要な契約書類や管理帳票類を自動作成

「家賃管理表」「更新案内・更新合意書」「賃貸借契約書」「重要事項説明書」「オーナー精算書」「月報・マンスリーレポート」など賃貸管理にて作成が必要な書類は幅広く必要です。しかし、一定の雛形の内容のみを変更が必要な書類がほとんどであるため、ソフトによって自動化しやすい部分でもあります。

クラウド賃貸管理ソフトのリドックスは上記にあげた契約書類や管理帳票をすべて出力することができます。それは、契約者情報や家賃入金情報、物件情報などをひとまとめに管理し連動させることでシステムによる自動作成を可能としています。また、各書類は驚くほど簡単な操作だけでエクセル形式で作成されるため、これまでにかかっていた作業時間を大きく削減できます。

2.パソコンの操作やエクセルの関数がわからなくても使いこなせるソフトの操作性

業務効率化のためにソフトを導入しても、「高機能すぎて実際に操作するパートの方では扱いきれずにもとの管理方法に戻した。」という導入の失敗事例を何度も伺ったことがあります。リドックスはそんな声を受けて開発がスタートした賃貸管理ソフトです。

「高機能で何でもできるソフト」ではなく、「必要な機能を誰でも使えるソフト」がリドックスのコンセプトです。そのため、実際ご利用いただいているユーザー様からも、「パソコンは苦手だったけど使いこなせている」「新しく入った人でもすぐに使いこなせている」とご好評をいただいています。

3.ソフトの機能や使い勝手にご納得いただいてから、導入することができます

賃貸管理の効率化のためにソフトやシステムの導入は大切だと考えてはいるものの、失敗した時のリスクを考えると下手に今の業務を変えない方がいいのではないかと考える経営者や賃貸管理のご担当者様も多いのではないでしょうか?

リドックスは、初期費用もかからず、30日間の無料期間を設定していますので全くの0円でスタートすることができます。管理物件の一部をテストでお試しいただき、実際に使い勝手がよければ本格導入という運用方法が可能です。もし、実際の操作がイメージと違って導入を見送る場合でも解約に一切費用はかかりません。私たちリドックスは賃貸管理ソフトの便利さを実際に感じていただき、ご納得していただいてから導入していただけるよう、最大限の努力を積み重ねています。

エクセルでの管理はそろそろ限界...
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