賃貸管理をエクセル(Excel)で行うデメリットについて

エクセルで賃貸管理業務を行った際のデメリットや賃貸管理ソフトの導入のタイミングをお伝えします。

長期的に見た場合、エクセルでの賃貸管理には限界があります。

導入の手軽さや日頃の業務の延長線上で利用することができるエクセル(Excel)ですが、
将来的なことを見据えた場合にエクセルで賃貸管理を続けていくことには大きな壁がいずれやってきます。
ツールの良し悪しではなく、置かれている現状によって利用するシステムやソフトを選んでいく必要があります。

エクセルで賃貸管理をしていると業務拡大の際の障害になる可能性があります

管理物件が少ない段階や立ち上げ当初であれば、エクセルは有効なツールです。

賃貸管理業務や不動産関連業務に関わらず、今やエクセルはどの業界を見てもかならずと言って良いほど利用されているツールの一つです。そのため、パソコンに触れる仕事の経験があれば誰しもがエクセルはそれなりに使えるため、賃貸管理ソフトなどの業務ソフトを利用する場合と比べた時に初期教育のコストが低く、ツールの選択肢としてまず上がってくるのではないでしょうか?

実際の賃貸管理が行われている現場においても、「入居者契約管理」「更新情報管理」「解約情報管理」「家賃管理」「入出金管理」などの様々な業務に必要となる"表"や"一覧"とつくものについては全てエクセルで作成・出力している大家さんや賃貸管理会社も多いという事実があります。また、エクセルで賃貸管理を行っている場合、新しく人が入ってきた際にもオフィスソフトを使った経験がある人であれば、短期間で戦力となるというメリットもあります。

以上のように、エクセルは賃貸管理のツールとして十分に活用できるソフトであり、エクセルを少し加工したようなフリーソフトがネット上でダウンロードすることもできるため、「イチから賃貸管理を始める」といった場合には非常に有効なソフトと言えます。

管理戸数が増えるのであれば、賃貸管理ソフトの導入が将来的には必要

そんな便利なエクセルソフトですが、管理戸数が増えたり、賃貸管理業務に従事する人が増える場合などの対応が難しくなってくるというデメリットが出てくることは否めません。エクセルと賃貸管理ソフトの機能や特徴について表にまとめています。

エクセルと賃貸管理ソフトの比較
エクセル 賃貸管理ソフト
費用 無料 有料
導入の簡単さ 表や式・マクロを自分でつくらなければならない 操作方法を覚えればすぐに使える
複数人での利用 共有設定などで対応できるが不向き ネットワークを通じて複数人での情報共有が可能
管理物件数の増加 データ数が増えるにつれてどんどん動作が重くなる 様々な管理規模に対応できるように設計されている
機能の拡張性 高い知識と技術が必要 サービス提供者が更新してくるため、難しい知識は不要
サポート体制 式や設定が壊れたら自分でなんとかしなければならない サポート体制が整っているため、いざという時に頼れる

賃貸管理ソフトと一口に言っても、何百棟・何万戸と賃貸管理を行っている大手不動産管理会社様向けのソフトもあれば、私たちリドックスのように1戸〜1000戸程度の小・中規模の賃貸管理会社様や個人大家さん向けのソフトなど様々な特徴があります。
私たちリドックスは、操作性のシンプルさや導入コストの削減などによって、よりユーザー様にとって身近な賃貸管理ソフトとしてサービスを提供させていただいています。

「エクセルから卒業したいけど、あまりコストはかけたくない」
「エクセルで管理をしようと思っていたけど、今後のことを考えたら賃貸管理ソフトを使ったほうがいいかなと思っている」

もし、こんな風に考えているならばまずはリドックスを利用してみるのはいかがでしょうか?リドックスは様々な契約書類や帳票類をエクセル形式で出力することができるため、馴染みのあるエクセルとの親和性が高いソフトです。「初めて賃貸管理ソフトを使ってみる」というお客様にぴったりな賃貸管理ソフトはリドックスです。

エクセルでの管理はそろそろ限界...
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