賃貸管理ソフトやシステムを導入する理由

わたしたちが賃貸管理ソフトや不動産管理システムを導入をご提案する理由についてご紹介いたします。

どうして、賃貸管理ソフトを導入したほうがいいの?

エクセルやアクセスなどのソフトを加工して活用すれば、賃貸管理を行うことは十分に可能です。
では、どうして賃貸管理ソフトや不動産管理システムを導入したほうがいいのでしょうか?
わたしたちReDocSが賃貸管理ソフトを開発している立場からソフトやシステム導入のメリットについてご紹介いたします。

賃貸管理ソフトを導入する理由

すごく便利なエクセル(表計算ソフト)

わたしたちのような賃貸管理システムを開発しているような会社においても、エクセルなどの表計算ソフトの利用頻度は非常に高く、開発の進捗管理や開発予定のリストの作成など様々な場面で活用しています。
もちろん、賃貸管理の場面においてもエクセルはその性能を発揮し、実務の中で運用していくことは十分に可能でしょう。(実際にエクセルを駆使して賃貸管理を行われている不動産管理会社様は多数いらっしゃいます。)
では、エクセルでできる賃貸管理業務についてみてみましょう。

エクセルやアクセスで可能な賃貸管理業務

  • 入居者情報の管理(契約条件や連絡先・連帯保証人情報など)の管理 → 可能です。
  • 毎月の家賃や入出金の管理 → 可能です。
  • スタッキングプランやレントロール、空室一覧の作成 → 可能です。
  • 家賃管理表・家賃入金一覧の作成 → 可能です。
  • 家賃滞納者の特定と集計 → (式を組めば)可能です。
  • 空室情報の管理 → 可能です。
  • 契約書類や募集図面の作成 → 可能です。
  • オーナー報告書類の作成 → 可能です。
  • 複数人での共有設定 → 可能です。(動作が重くなってしまいますが)

以上のように「賃貸管理ソフトで業務を効率化できる!!」という言われている機能については、エクセルやアクセスを加工すれば十分に効率化して管理物件の不動産管理業務行うことができます。

「管理しているマンションやアパートの物件数が多くなってきたせいで、最近エクセルの動作が重い」といったようなことがあれば、賃貸管理ソフトや不動産管理システムの導入もご検討されたりするかと思いますが、1棟や2棟くらいであればエクセルでなんとか運営できるも現実です。むしろ、高機能な不動産管理ソフトなどを導入してしまうと、使わない機能が多くて、逆に非効率を招いてしまうという可能性もあるでしょう。

エクセルでも管理できるのに、賃貸管理ソフトを使う理由はなんだろう?

ここまで、エクセルを絶賛するような話になってしまいましたが、ではどうして賃貸管理ソフトを導入した方が良いのか、なぜ私たちがソフトの導入をオススメするのか。その理由についてご説明していきます。
私たちが考える理由は以下の3つです。

  • 簡易性について(業務に対する教育コストを考える)
  • 保守性について(いざという時にエクセルが壊れてしまった場合について考える)
  • 発展性について(多様性のある、業務改善方法について考える)

では、それぞれの理由について詳しくみていきましょう。

1.簡易性について(業務を習得するにあたって必要な教育時間・手間を考えよう)

賃貸管理システムの開発のために、様々な不動産会社様に賃貸管理の現場を教えて頂いたりするなかで感じたことは、その会社様ごとに契約者の管理や家賃管理業務の方法が違うということです。

賃貸管理の現場で実際に使っているエクセルファイルを見せてもらったことがありますが、使い方や入力方法も決まっていて、正直なところ「一度聞いただけでは、すぐには覚えられないな」ということを思いました。
新しい事務の方を雇った場合は、まずは自社の不動産管理で使っているエクセルの入力ルールや見方についてを覚えてもらうということでした。

ただ一口に「操作やルールを覚えてもらう」と書いていますが、人それぞれエクセルスキルについては幅広くあり、年配の方であればエクセルの式や関数を扱うことに対して「苦手意識」を持っている方も少なくは無く、戦力になってもらえるまでの教育コストに頭わ悩まされている不動産管理会社の経営者の方もいらっしゃいます。

実際に伺ったお話の中で、
「やり方を覚えてもらうだけで時間がかかってしまう」
「まとまった時間をとって教えたいけど、なかなかその時間を取れない」
「もし、教えてもすぐに辞められてしまったら・・・」
といった悩みをお持ちの不動産管理会社様もいらっしゃいました。
そのため、なかなか他の方に仕事を振ることができず、結局自分で大量の業務を抱えてしまって営業やオーナー様への提案などの方に時間を割くことができなくなっていく。

そんなときに、「だれでも簡単に使いこなせて、一定の質の成果物をだせるソフト」があれば、その方への教育にかかるコストは大幅に削減することができ、その方自身も営業活動などに注力することができるようになります。

そういった簡易性、つまり「数字や名前を入力するだけで誰でも簡単に書類や帳票を作成できるようになる」ことが、賃貸管理ソフトを導入することをおすすめする理由の一つです。
すでにマニュアルが揃っていたり、不動産管理ソフトの運営会社操作についてのサポートしてくれるので、自社で教育コスト軽減させて、戦力化させることができるようになります。

2.保守性について(いざという時にエクセルが壊れてしまった場合について考える)

また、日常的にエクセルを使って業務を行っているとこんな声をよく耳にします。

「エクセルの式を壊してしまったけど、どうしたらいいかわからない」
「ここだけ、なぜか式が消えてしまってる。どんな式が入っていたかは全くわからない。」
「普通に使ってるだけなのに、なぜかエクセルが壊れた」
「急にエクセルが動かなくなった。保存していますの画面から動かなくなった。」

これは、わたしが不動産管理会社に勤めていたときに実際によくあった話です。
システムの作り方やエクセルの式の不具合というよりも、人為的なミス(間違って行全体を消してしまった・入力する場所を変えてしまった)が原因によってよく起こりやすい話です。

この時に一番大変なのが、そのエクセルの式や関数を直せる人(作った人)が社内にいない場合です。
エクセルが壊れてしまって、直せる人もおらず、その業務が完全にストップしてしまい仕事を進めることができなくなってしまうような場合です。
またそんな時に、そのファイルを作った人が会社に在籍している場合はいいですが、「既に退職されていた場合」などはエクセルを直せる人がいなくて、最悪の場合は誰かがゼロから作り直しという事態にもなってしまいます。
もちろんそんな場合は、これまで入力してきたものがパーになってしまう可能性だって存在します。

こういったときに、賃貸管理ソフトを導入していた場合であれば「バックアップからの復旧」であったり「システムのサポートチームによる対応」といった対応があるため、最悪の事態をさけることができます。
いつも使っているエクセルが壊れた時に「直せる人がいるのか?」「その人はずっと会社にいてくれるのか?」という部分は常に考えておく必要があります。
そういった今使っているシステムやツールの「保守性」を高めるという意味合いでも、不動産管理ソフトを導入する意味はあります。

3.発展性について

「いやいや、自分は一人でやっていて、自分で作ったエクセルだから、当然自分で直せるから自作のシステムで大丈夫。」

もちろん、そういった高いスキルをお持ちのお客様もいらっしゃいます。

ReDocSでは毎月のように、お客様からのご意見やご要望を反映させながら機能を追加していっています。
それは、より賃貸管理業務をかんたんにする機能であったり、必要となる書類がかんたんに出せるように、現在の法規制や施策に反映したものなど、今よりももっと便利なソフトになるように開発に取り組んでいます。

中には、他の不動産会社様から教えていただいた効果的な賃貸管理のフローを機能として落とし込んだ内容も含まれるため、より、かんたんに便利なものへと発展させていくことが可能となっています。

「自分たちでもできるけど、他の人にやってもらった方が効率的で経済的」

「新しく人を雇う費用よりも、システムを導入するようが安い」場合や「エクセルでもできるけど、作業時間が半分になるんだったらソフトを活用したほうがメリットが大きい」場合などシステム導入のメリットが上回るケースは多数存在します。
そんなときに、賃貸管理ソフトの導入がメリットを発揮する場面の1つでもあります。

まとめ

ここまで、賃貸管理ソフトを導入する理由やメリットについて解説していきました。
賃貸管理ソフトを導入するメリットというと、「作業が早くなる」「入力が楽になる」「いろいろと便利」といったことを広告などでもみられているかと思います。
もちろん、そういった側面は多いにありますが、ここでは少し違う側面から不動産管理ソフトを導入するメリットについてご説明していきました。

私たちは不動産管理ソフトを開発・運営している会社でもあるため、「エクセルで管理するよりも、システムを導入したほうが良い」と100%思っています。
ただ、一点補足説明する部分は「賃貸管理システムを導入するからエクセルは一切不要」ということではありません。
「エクセルよりもソフトを利用したほうが良い」場合もありますが逆に「ソフトよりもエクセルを使うほうが良い」という場合もあります。
もし、自社で賃貸管理ソフトを導入したほうが良いかどうか悩んでいるという場合は、お気軽にお問い合わせください。


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