システムの導入前と導入後の賃貸管理業務を比較 -契約更新編-

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システム導入で目視や手作業による作業時間を一気に短縮

エクセルやフリーソフトで賃貸管理を行うことも十分に可能ですが、
賃貸管理業務の効率化を目的としたソフトやシステムの機能や利便性には敵いません。
ここでは、契約更新業務についてエクセルと不動産管理ソフトを比較してどれだけ効率化できるかについて説明していきます。

賃貸管理ソフトの導入前 -契約更新業務-

エクセルで更新案内が必要な入居者を探し出す場合、以下の様な方法が考えられます。

• 全入居者の契約期間と解約予告を洗い出して、月ごとに更新が必要な入居者をファイリングしていく。
• 契約期間と解約予告についての計算式を作成して、更新が必要な月を算出してフィルタ機能で絞り込む。
• 入居者マスタを作成して、VLOOKUP関数などを活用して別シートに更新案内が必要な入居者を抽出する。

もっともアナログな方法が、最初のファイリング作業です。全入居者のデータを洗い出して目視で月ごとに更新対象者として選別しファイリングしていく。特別な操作やシステムを必要とすることなく手作業で全てを完結することができますが、1件1件目視での確認が必要となるので非常に労力のかかる作業です。また、この作業を行うタイミングを契約締結時に行うのか、毎年年初に行うのといったルール化しておかないと対象者に漏れが発生してしまう危険性があります。

2番目と3番目においては入居者数が少ないうちはExcelでも十分に対応可能です。大家さん自身や社内にエクセルの知識が豊富な方がいらっしゃる場合は不動産管理ソフトを使わなくても、それに近いものを作成して運用されているのではないでしょうか？
エクセルで賃貸管理をする場合に注意しなければならないポイントとしては、管理戸数の増加や賃貸管理年数の増加によってエクセルのデータサイズはどんどん膨れ上がってしまって、動作が重くなったりメンテナンスが難しくなってしまうという点です。もちろん、入居者データを分散させたり、表示するファイルを分離したりなど、外部ファイルとして参照させることで単体のデータサイズの削減は可能です。

しかし、計算式やファイル構成の複雑化が発生してしまうので、ここまで行うのであればメンテナンスや機能拡張の労力や手間を考えた場合、賃貸管理ソフトを導入した方がコストパフォーマンスに優れていると考えられます。

賃貸管理ソフトの導入後 -契約更新業務-

賃貸管理ソフトのリドックスを利用した場合、更新対象者の抽出の為に必要なことはたった1つです。

「契約期間や解約予告などの入居者情報の登録」

たった、これだけであとはシステムが更新案内が必要な時期になれば自動的にトップ画面に対応必要な件数を表示してくれます。対象者の抽出に複雑な計算式も特別な操作も必要ありません。契約者の情報を入力さえしておけば、あとはシステムが更新案内表を作成してくれるので、それを見て対応を行えば更新の対応漏れをなくすことが可能です。

また、更新案内書もリドックスに登録している賃貸管理データを元に自動作成することができるため、更新についての全ての処理を賃貸管理ソフト内で完結することができます。そのため、エクセルのように契約を更新したら新しくフォルダを作って、その中にシートを作成するといった作業が不要なものとなり、業務時間を一気に短縮することができます。

また、この「入居者情報」は更新対応のみに利用されるものではなく「家賃管理」「解約管理」「レポート出力」などの様々なケースに連動される為、なんども同じ入居者情報を別々に入力するという作業の重複を減らすことができます。このように、情報を一元的に管理し連動させることによって、登録や入力の二度手間を削減し、これまで目視や手作業による対応漏れを減らすことが可能です。
さらに、この作業は賃貸管理ソフト内に表示されているフォームに沿って入力するだけで登録を完了させることができる為、誰でも簡単に使いこなすことができるのがリドックスの大きな特徴です。