エクセルやフリーの家賃管理ソフトから卒業しよう

• クラウド賃貸管理ソフトReDocS
• 賃貸管理ノウハウ・お役立ち情報
• エクセルやフリーの家賃管理ソフトから卒業しよう

長期的視点を持った家賃管理ソフトの選択が必要です。

導入の手軽さや初期費用の安さなどから、エクセルや無料の家賃管理ソフトを導入していることが多いのではないでしょうか？
しかし、長期的な視点で保守性や今後の拡張性を考えた場合では、
エクセルやフリーソフトでは対応しきれず、余計なコストがかかってしまう可能性があります。

家賃管理は賃貸経営の収益を支える重要な業務

入居者からの毎月支払われる家賃。賃貸経営において家賃はその収益のほとんどを占めており、確実に管理・回収が必要なものです。
どんなに営業力が強く、賃貸管理をしているアパートやマンションが満室稼働であったとしても、家賃の回収率が悪ければ空室の状態と何ら変わりはありません。最悪の場合、家賃滞納による裁判・強制執行などになってしまえば、空室を埋めなければよかったなどといったケースに発展することもあります。

このように、賃貸経営における収益を大きく左右する家賃管理は、確実かつ迅速な処理が求められます。
そのため、エクセルや賃貸管理ソフトなどの不動産管理ツールを利用して毎月の家賃管理や滞納管理を行われている大家さんや不動産管理会社様がほとんどのようです。不動産管理ツールを活用して、「滞納者の特定」や「過去の家賃支払い履歴」などの必要な情報をシステム上で管理していきます。

検索エンジンで「賃貸管理ソフト」や「家賃管理ソフト」と入力して検索すると、何十万件を超える検索結果が表示されます。それほど、不動産管理業務における家賃管理は大きなウエイトを占める業務の一つであるといえます。

エクセルやフリーの家賃管理ソフトのリスクを正しく把握することが必要

そんな家賃管理ですが、ツールとしてはエクセルや賃貸管理ソフト・無料で利用できるフリーソフトなど有料・無料の様々なソフトやシステムが世の中には存在します。そして、その中から最適な一つのツールを探すのはなかなか骨の折れる仕事であると思います。
そのため、導入するのが簡単であったり、無料で使えるエクセルやフリーソフトを使って現状を回していくという選択は至極当然とも言えます。

しかし、そんな便利なエクセルやフリーソフトにもデメリットはあります。
例えば、エクセルであればデータ量が増えるとともにどんどん動作が遅くなってしまいます。また、数式やマクロ、滞納した場合にセルの色を変えるなどの処理を組み込んだりしてしまっていれば、管理戸数にもよりますが半年程度でパソコンが悲鳴をあげるようになってきます。
そういった事態を避けて、エクセルファイルを複数作成してしまうと、次は「入力するファイルが複数できてしまって作業が重複する」という非効率を生んでしまいます。

また、「ファイルが壊れた場合は誰が修復するのか」や「法改正などで機能の更新が必要になった場合は誰が更新するのか」といった保守性の問題も表面化してきます。
もし、フリーソフトを提供している会社がサポートをしていないバージョンなどであれば、新しいソフトやツールを探さなければならなくなり、これまでのデータを利用することが難しい、もしくはデータの移転に大きな労力がかかる場合もあります。

こういった事態に直面してしまった場合、振り返れば賃貸管理ソフトを利用していた方が全体で見た時にコストは低かったということがあります。
もし、管理戸数の増加する兆しがある場合や、不動産管理業務の効率を向上させたい場合は不動産管理ソフトを導入することを短期的な視点と長期的な視点を持って検討しても良いかもしれません。