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賃貸管理ソフトを活用して定型業務(ルーチンワーク)を効率化

月初の家賃管理、家賃保証会社への事故報告、家賃収入や立て替え項目を差し引いてオーナーへの送金精算、更新対象者への案内書送付など
賃貸管理業務には無数の業務がありますがその多くが毎月同じ作業を行う定型業務です。
賃貸管理における定型業務をいかに自動化、効率化できるかが毎日の作業を簡単にするポイントです。

定型業務をどれだけ手間なく完結できるかが賃貸管理を効率化できるポイントです。

前職の賃貸管理会社での実務経験を振り返ってみると、賃貸管理は「大きな1つの仕事に長く取り組む」よりも、「小さな仕事がたくさん降ってきて大変」というイメージを持っています。基本的に作成する契約書類や帳票、案内文は定型の書式が決まっていて、その中の名前であったり数字(家賃や契約期間など)を入れ替えて書類を作成することが多いように感じます。

そのため、一つ一つの作業はそんなに難しいものではなく、作業時間もそこまで取られません。例えば、更新合意書を作成するのに物件情報や更新後の賃貸借条件がわかっていれば、10分もかからずに合意書を作成することができるでしょう。しかし、一つ一つの手間はそこまでかからなくても、発生する業務量が圧倒的に多く、「契約期間」などの締め切りがほとんどに設定されているため、いかに早く、優先順位をつけながら業務をこなしていけるかがポイントとなってきます。

そして「定型作業の多い賃貸管理」と書きましたが、定型外(イレギュラー対応)業務も当然に発生します。家賃の重度滞納者への督促や裁判、入居者クレーム対応などの突発的な業務からオーナー提案やリーシング(空室対策)、営業活動など創意工夫をしなければ成果があげられない業務などがあります。

そんな賃貸管理では、いかにして定型作業を効率よく自動化して、営業やオーナー提案・入居者対応などの作業に注力できるような環境を作っていくかがサービスの向上や管理戸数の増加させるために不可欠な要素となってきます。
定型業務(ルーチンワーク)という誰がやっても成果物に大きな差が出ない部分にこそ、ソフトを活用して賃貸管理業務を効率化できる余地が大きくあります。

リドックスはシンプルな画面と簡単な操作性を活かして多くの賃貸管理会社様の管理業務の効率化をサポートしています。

ソフトやパソコンの得意とする分野が「定型業務の繰り返し」です。一定の条件に基づいての計算や書類の作成をミスなく、文句も言わず働き続けてくれます。定型書式の数字や項目を登録内容を反映させて帳票を作成するということはソフトに任せられる部分です。また、手順さえ守れば誰がやっても同じ結果になるということも大きなポイントです。
逆に、苦手としている部分は「イレギュラー対応」です。契約者の状況に合わせて特約を自ら考えて書類を作成するというようなことはなかなかできません。

つまり、賃貸管理ソフトを活用することで定型作業をパートの方などに任せることができるようになり、社員の方が営業やオーナー提案などより付加価値の高い仕事に集中することができるようになります。

見やすくてシンプルなデザイン

「リドックスはソフトやシステムなのにデザインを重視しているの？」と疑問に思われる方もいらっしゃるかもしれません。しかし、毎日利用する賃貸管理ソフトだからこそ見やすくてわかりやすいデザインである必要があると私たちは考えています。また、シンプルなデザインはソフトの操作性にも関わっており灰色のボタンが並ぶソフトでは実現できなかったわかりやすさを追求しています。

もちろん、賃貸管理ソフトとして、契約書類や家賃管理表自動作成や家賃滞納者の特定といった機能面においても不足なく、毎日の賃貸管理や家賃管理をサポートすることができます。

パソコンが苦手な方でも使いこなせる簡単な操作性

私たちリドックスは「誰でもすぐに使いこなせる賃貸管理ソフト」を目指して開発をしています。そのため、操作についての目線は常にパソコンが苦手な方です。表示されているフォームに数字や項目を入力するだけで入居者の登録や家賃管理表、更新合意書の作成することができます。家賃滞納者や更新の案内期日が近づいているテナントの抽出も自動でソフトが行うため、特別な操作を覚えなくても使いこなすことができます。

もちろん、操作が難しくても使いこなせる人にとってはかなりの効率化を実現するハイエンド向けのソフトも必要であると考えていますが、私たちリドックスはパソコンが苦手な方や賃貸管理業務の経験が浅い方でも簡単に使いこなせるソフトを目指しています。