不動産管理ソフトを導入するタイミングはいつ？

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エクセルで賃貸管理するのにもそろそろ限界が。

エクセルやフリーソフトで賃貸管理を行っていても、
「動作が遅くなってきた」「共有がうまくいかない」「もっと楽に仕事をしたい」
という悩みや要望が出てきます。そんな悩みを解決する不動産管理ソフトの導入のタイミングを解説していきます。

エクセルのデータサイズが5MBを超えるタイミング

とても便利で万能なエクセルですが、サイズが5MB（メガバイト）にも差し掛かってくるとその動きはどんどん遅くなってきます。さらに業務を続けていくと、エクセルファイルを開くだけで時間をロスしてしまうようになったり、上書き保存をするのにも待ち時間が発生してしまいます。
これを共有設定などをしていると、タイミングが悪いと上書き保存が重なってしまいファイルが壊れてしまってデータが失われてしまうというリスクも出てきます。

では、新しくエクセルのファイルを作ればいいのかというとそうでもありません。基本的に情報というものについては何かと何かを組み合わせることで価値が出てきます。
例えば家賃管理では、当月の支払われた家賃情報だけでなく過去の家賃支払い情報も必要となります。滞納が発生していたとしても、その入居者が初めての滞納であるのか、それとも複数回の重度滞納者なのかによってその対応は大きく変わってきます。
これを別々のエクセルファイルで家賃管理している場合は、過去の情報を取り出すのに時間がかかってしまい、小さな積み重ねですが業務に対してストレスを感じてしまいます。

データサイズが大きくなればなるほど、その効率性や保守性はどんどん低下してタイムロスによる業務パフォーマンスは低下していきます。長く賃貸管理を行っていくのであれば、エクセルが重くなってしまって壊れる前にシステムの導入を行うことをオススメしています。

新規の管理物件を受託するタイミング

新しく賃貸管理を行う物件が増えると必ずその受け入れの準備として「賃貸管理業務委託書や契約書の保管や管理方法」「預かった鍵の管理方法」「入居者への管理会社変更通知の送付」「入居者連絡先の一覧化」などが必要となります。
契約者情報や物件情報・家賃入金情報などは、エクセルで賃貸管理をしていても不動産管理ソフトを使って賃貸管理をしていても、基本的には同様の入力作業が必要となります。また、入力作業の労力については、登録先が「エクセル」なのか「不動産管理ソフト」であるかの違い程度でどちらの場合でもそれなりの手間がかかります。

この時に、新しく賃貸管理を始める物件については不動産管理ソフトでの管理・運営を始めて、その操作方法について慣れた段階で全ての物件を不動産管理ソフトに移行させるという導入を行っているユーザー様も少なくないようです。
例えば、リドックスでは物件情報や部屋情報、入居者情報のインポート機能も標準的に実装されているため、エクセルから不動産管理ソフトの導入についての手間や労力を削減することができます。

マンションやアパートの新規管理物件の受託を賃貸管理ソフトの導入のタイミングとして活用することで、よりスムーズな形で賃貸管理業務のシステム化を実現することが可能となります。

新しく人が増えるタイミング

管理するマンションやアパートが2棟・3棟と増えていく中で人を増やさないと対応しきれないという状況に直面します。人を増やす際に、これまで1人でエクセルやエクセルベースのフリーソフトをで賃貸管理をしていた方は注意が必要です。

エクセルにも共有機能は備わっていますが、現場での運用に耐えうるのかというと少しクエスチョンマークが付いてしまいます。共有のサーバーにエクセルファイルを置いていたとしても、誰かが開いている状態では他の人は編集することができなかったり、リアルタイムで賃貸管理状況を更新することができなかったりと不便な部分が出てきます。
また、利用や編集についてのルールをきちんと自社内で決めておかないと「◯◯のコピー」や「◯◯のコピーのコピー」などのよくわからないファイルが溢れてしまうという自体に陥ってしまう可能性があります。

そんな時に、クラウド型賃貸管理ソフトであるリドックスを利用すれば複数人での同時接続による情報共有や登録フォームの一元化によって賃貸管理情報の集約を行うことができます。情報の共有や連携が必要となった場合にエクセルやフリーソフトではなかなか対応仕切れない部分が発生してきてしまうため、新しく人が増えるタイミングで不動産管理ソフトの導入を検討されるユーザー様が多いです。