情報の一元化で不動産管理業務の効率アップ

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賃貸管理ソフトは情報を一元的に管理するツールの一つです

人を増やさずに管理戸数を増やすためには、普段の事務作業を効率化させることが不可欠なポイントです。
「契約期間はいつからいつまでだっけ？」「連帯保証人の連絡先データはどこにあるのか」
必要な情報に対して、必要な時に、素早く到達するできることが効率アップには大切です。

バラバラに保管している賃貸管理情報を一元的に集約しましょう

エクセルや紙の帳票で不動産管理実務を行なっていると、どこかで「あのファイルどこにやったっけ？」「この物件の家賃管理はどのシートにするんだっけ？」といった形で、必要な情報を探すのに一手間かかってしまったりしてなかなか効率良く事務作業を進めることができません。

また、家賃や支払いなどの入出金については、「記帳内容をエクセルに登録」「家賃管理表に入力」など登録作業の重複が発生してしまい、作業時間が増えるだけでなく、入力内容をチェックする時間も増えてしまい、管理戸数が増えれば増えるほど事務作業は加速的に増えて行く一方です。

そんな状況になってしまう原因の一つとして、賃貸管理情報を登録するツールがバラバラになってしまっていることが挙げられます。「連絡先は連絡先のエクセルシート」「家賃は家賃管理のエクセルシート」というように登録するファイルが多数発生してしまうことで非効率が発生してしまいます。

そういった悩みを解決する方法が賃貸管理ソフトを利用した情報の一元化です。

入居者情報や家賃管理情報は一元的に管理してこそ効果が発揮されます

賃貸管理データを登録する場所を一つにまとめることで、「あのファイルはどこに保存したかな？」ということがまず無くなります。
さらに、不動産管理システムの真骨頂として「データの連動」が挙げられます。
システム内に登録したデータをただ単に取りまとめるだけでなく、それぞれの情報を組み合わせ連動させることで賃貸管理ソフトとしての真価を発揮します。

• 入居者の契約賃料 × 家賃管理情報・・・滞納者や家賃入金不足者の特定
• 契約期間 × 解約予告期間・・・更新が必要な入居者の特定
• 部屋数 × 契約期間・・・物件の入居率 など

情報単体では単なる数字でしかなかったものが、それぞれの情報と組み合わせることで賃貸管理業務の効率化に貢献します。
必要な時に、必要な入居者に対して、必要な対応を行う。その判断にかかる時間や探し出す時間を短縮することができれば、「管理戸数を増やす」「よりきめ細やかなサービスを提供できる」といったことにつなげることができます。

「ソフトやシステムにできることは、システムに任せる」
そうすることによって、日頃の単調で繰り返しになりやすい賃貸管理事務作業が楽になり、業務の効率化とともにストレスからの解放につなげることができます。