賃貸管理の事務作業の時間を短縮したい

ReDocSを活用してどのように事務作業を短縮していくのかについてご紹介いたします。

賃貸管理業務の効率化の実現

「IT化によって業務の効率化!!」と旗印を掲げても実際にはどのように効率化することができるのか?
ReDocSは代表である高田が前職の不動産管理会社で実務に従事していた経験を活かし、
実際の不動産管理業務の流れに沿ったシステムを構築し、面倒だった作業時間の短縮を実現します。

賃貸管理の事務作業時間を短縮したい

賃貸管理業務は書類作成との戦い

賃貸管理業務フロー

入居者が決まったら「賃貸借契約書」や「重要事項説明書」「取引台帳」を作成し、そろそろ更新が近づいてきた入居者に「更新案内書」を作成・送付して、更新後の条件に合意が取れたら「更新合意書」を交わし、解約通知が送られてきた入居者へ「解約合意書」や「解約精算書」を作成し、その月に発生した家賃や入出金取引・入退去を取りまとめてオーナーに対し「送金明細」「月報(マンスリーレポート)」を送付する。

上記のような業務を、いかにして「漏れなく」「迅速に」、対応が「必要な時期に」「必要な人へ」「必要な書類」を取り交わすのかということが、賃貸管理業務において求めれられています。

しかも、この業務の他に「空室誘致」「オーナー提案」「クレーム対応」などをこなしていかないとならないため、一つ一つの業務量は少ないとしてもその業務が大量に発生し続けるため、どこかで効率化・自動化していかないと複数戸の管理は難しくなってきます。

督促業務

家賃滞納者の督促業務は賃貸管理業務の中でも非常に大切な業務の一つです。
空室誘致(リーシング)が賃貸管理の攻撃の代表的な業務であれば、滞納督促(家賃管理)は管理の防御の代表的な業務であるといえます。

そのためには、「誰が」「いつから」「何カ月分」滞納しているのかを正確かつ迅速に特定することが重要なポイントとなってきます。
また、家賃保証会社への事故報告(滞納報告)は指定期日以内に報告しなければならないと決められているため、滞納者の特定は月初作業において比重の大きい作業の一つです。

ReDocSでは、登録してる賃料や支払い状況から誰がいつの家賃を滞納しているのが自動的に計算・抽出されます。
もちろん、家賃管理は「日割り計算」や「フリーレント」に対応しており、面倒な家賃計算もシステムが自動計算してくれます。

滞納件数の表示
滞納時期の特定

更新業務

賃貸管理業務の中で忘れない業務の一つであるのが「更新業務」です。
更新案内や更新合意書を送付し忘れてしまったとしても、賃貸借契約自体は法定更新(自動更新)されるため入居者さんに大きな迷惑はかけないのかもしれません。
しかし、更新料の請求や賃料増額の交渉などはタイムリーに行っていく必要があり、決しておろそかにはできない業務の一つです。

この業務が忘れられやすい(漏れやすい)業務である理由としては、「契約期間と解約予告期間から判定して、対象の入居者を特定する」という内容の式がエクセルでは作ることが難しいというところにあると考えられます。
例えば、ある不動産管理会社様では1年の最初の業務として全入居者の契約期間を見て、今年に契約が終わる入居者を探して、更新処理時期ごとにファイリングしている。これが、大変でもあり、何とかしたいというご要望がありました。

ReDocSでは、登録されている契約期間と解約予告期間から更新案内処理が必要な入居者を自動的に抽出して、ユーザー様へお知らせします。
この機能によって、エクセルや台帳での契約期間とのにらめっこはもう終わりにすることができます。

更新件数の表示
滞納時期の特定

オーナー送金精算業務

賃貸管理データの一元的管理と連動

代理回収した家賃や工事費や仲介不動産会社への広告料の立替払い、毎月の建物管理業務委託料の請求などの当月に発生した入出金の取引精算を月初や月末に行っている不動産管理会社様も多いと思います。
この業務については、入金があった項目や出金があった費用についてを再度洗い直したり再登録することは、入力業務の重複となってしまい、二度手間となってしまう作業として挙げられます。

なぜ、そういった二度手間が発生してしまうのか?
それは、登録しておく情報を一元化していないことが原因として考えられます。
「家賃管理シート」「立替払い管理シート」「業者請求管理シート」などバラバラのシートに情報が蓄積されるから、その情報を連動させることが難しい状態となり、結局、各シートで発生日などでソートを行い「オーナー送金明細シート」へ転記するという非効率が発生してしまいます。

ReDocSを利用することで、このオーナー送金精算業務に関わらず、ここに登録したデータを効率的に連動し加工することができます。
賃貸管理の事務作業の悩みの中で大多数を占める「同じ入力を何度も繰り返すことが手間」という悩みを、データの一元的管理を行うことで解消することができます。


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