作業漏れが出やすい更新管理も賃貸管理ソフトのReDocS(リドックス)で解決!

管理戸数が増えれば増えるほど手入力による作業漏れのリスクが発生するため適切に業務フローを構築する必要があります。

契約期間過ぎてるけど、更新書類送ってない!!

賃貸管理業務を行っていると、こんな経験やこれに近いことが発生してしまったことはないでしょうか?
一般的な賃貸借契約であれば法定更新されるので、入居者の方には住み続けて頂いても大丈夫ですが、
賃貸管理の担当者としては契約更新業務は確実に行っておく必要があります。

更新案内の送付漏れが起こってしまった

実際にあった賃貸管理(更新管理)の失敗事例

賃貸管理ソフトのご紹介で各不動産管理会社様や自主管理されている個人大家さんにお伺いさせていただき、賃貸管理や不動産経営についてのお話を伺うことが多い私ですが、契約更新についてこんな失敗例を教えてもらいました。


上司:「○○さんの更新料がまだ入金されていないと経理から報告上がっているけど、これの進捗はどうなってる?」

Aさん:「○○さんですか?・・・更新対応一覧表に記載がなかったので対応してないです。」

上司:「もう、とっくに契約期間過ぎてしまっている。急いで連絡をとって合意書の取り交わしと更新料を入金してもらって!」

Aさん:「わかりました!」

ーーープルルルル

Aさん:「××不動産管理のAと申します。この度は契約中のマンションの契約更新についてご連絡させていただきました。こちらの手違いで契約期間が過ぎておりますが、更新についての書類をお送りできておりませんでした。本日、発送致しますのでご対応のほどお願い致します。」

入居者:「更新の書類とか来ないなと思っていたんだけど、こっちもそんなに気にしてなかったから特に連絡しなかったんだ。」

Aさん:「大変申し訳ございませんでした。また、併せて更新料のご請求書も同封致しますのでご入金をお願い致します。」

入居者:「何ヶ月も放置されてたのに、今更更新料払わないといけないの!?」

Aさん:「その点につきましては、大変申し訳ございません。ただ、更新料につきましては契約書にも記載が、、、」

入居者:「それはわかるけど、そっちのミスでもあるんだからなんとかしてよ。」


このような形で、更新書類の送付漏れがあったことが原因でトラブルが発生してしまったそうです。更新料は大家さんにとっても賃貸管理会社にとっても大切な収入の一つです。確実に収益を回収するためにも更新案内の送付や合意書の取り交わしは漏れなく業務を進めていく必要があります。しかし、エクセルから更新一覧表を転記して作成しているような場合だと事例のように転記漏れが発生して誰も対応していないという状況が発生してしまう可能性があります。
※上記の事例では、なんとか入居者さんにご説明・謝罪して更新料を入金していただいたとのことです。

賃貸管理ソフトの活用によって手作業による作業漏れを防げる

この不動産管理会社様は、上記の事例が起こってしまった原因は「更新一覧表を作成する際の入力漏れ」「進捗状況の共有の薄さ」の2点だったと分析されました。更新一覧表ありきの業務となってしまっていたり、お互いの仕事内容の進捗状況を共有できていなかったため、作業漏れにも気づくことなく担当者ベースでしか対応できていなかったと伺いました。

クラウド型賃貸管理ソフトのリドックスを活用した時に、上記のような課題を解決することができます。

更新対応が必要な件数を自動計算
更新対象の入居者を一覧表で出力

更新業務対象者の自動抽出

賃貸管理ソフトのリドックスを利用した場合、更新対象者の一覧表は「契約期間や解約予告などの入居者情報の登録」をするだけでソフトが自動的に更新業務が必要である入居者を特定し一覧化することができます。

更新対応が必要な入居者の特定の基準は「契約終了から解約予告期限の2ヶ月前」になった段階でトップページに件数として表示されます。
計算方法は以下の例をご参考ください。

  • 賃貸借契約終了日:2015年9月27日
  • 解約予告:1ヶ月前
  • 更新対応カウント開始日:2015年6月27日から《2015年8月27日(解約予告期限)の2ヶ月前》

そのため、賃貸管理の担当者様や入居者さんにとっても余裕をもって業務を行うことができます。

クラウドによって賃貸管理業務の進捗状況を共有

リドックスはクラウド型の賃貸管理ソフトであるため、インターネット環境さえあれば場所を問わずアクセスすることができます。また、インストールが必要なパッケージ型のソフトとは違い、他のPCからの接続も可能であり、同時に複数から接続することも可能です。

賃貸管理ソフトを使うには、特定のパソコンでしか使えない。そんな場合だとなかなか複数人で賃貸情報を共有することが難しくなってしまいます。クラウド型の賃貸管理ソフトだからこそ、同じ社内はもちろん、複数店舗間であっても情報の共有を容易なものとすることができます。

エクセルでの管理はそろそろ限界...
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