契約台帳を開いて、
今月の対象者を拾い出す。
契約満了日を確認し、更新対象者をExcelへ転記。漏れがないか、元データともう一度見比べる。
「この人、一覧に入れたっけ？」
ReDocSの更新業務
更新業務を、
一つの流れで。
更新対象者の確認から、入居者への連絡、更新書類の作成、電子契約まで。
ReDocSなら、一つの流れで管理できます。
01対象者を通知
02条件を登録
03案内を送信
04意思を確認
05書類を作成
06電子契約
THE OLD WAY
更新月が近づくたび、
「また、あの作業が始まる」と思っていませんか？
1件ずつ見れば、小さな確認や入力かもしれません。
でも更新が10件、30件と重なると、その小さな作業が一気に積み上がります。
更新が10件重なれば
探す・連絡する・転記する・郵送する、も10件分。
しかも、すべての契約が同じタイミング、同じ条件、同じ回答ではありません。
契約台帳を開いて、
電話、メール、折り返し。
回答のたびに一覧表を更新する。
連絡がつかない人、検討中の人、解約を希望する人。やり取りが増えるほど、状況確認にも時間がかかる。
「この方、どこまで話した？」
書類を作って郵送しても、
返ってくるまで終われない。
印刷、封入、郵送、返送確認、不備対応、ファイリング。送った後も、確認と催促が続く。
「まだ返送されていないのは誰？」
更新業務で本当に大変なのは、作業の数だけではありません。
バラバラの場所にある情報を、担当者が頭の中でつなぎ続けること。 更新件数が増えるほど、確認の手間と、抜け漏れへの不安まで増えていきます。
THE ReDocS WAY — RENTAL MANAGEMENT DX
PAPERLESSSTANDARDIZATIONAUTOMATION READY
紙をなくす。属人化をなくす。
更新業務を、次の時代へ。
ReDocSで業務をつなぐことは、単なる時短ではありません。
紙と担当者の記憶に頼る仕事の仕方から、データを起点に進む仕事の仕方へ変えること。
PAPERLESS
更新契約のために、
紙を印刷しない。
電子契約を利用する更新では、印刷・封入・郵送・返送待ちをオンラインへ。紙を触ることが前提だった更新業務から変えていけます。
STANDARDIZATION
担当者の記憶で回す
更新業務を、終わらせる。
対象者、更新条件、回答状況を一連の流れで管理。担当者しか分からない進め方から、誰でも状況と次の対応を追いやすい運用へ変えていきます。
AUTOMATION READY
業務がつながるから、
自動化へ進める。
まず情報と工程を一つの流れに整える。それが、対象者の通知や書類作成など、人が繰り返していた作業を自動化へつなげる土台になります。
これまでの更新業務
契約台帳からExcel・メール・Wordへ、
契約台帳からExcel・メール・Wordへ、
同じ契約情報を何度も入力。
対象者、賃料、更新料、契約期間、回答状況を、作業するツールが変わるたびに転記。
入力のたびに、転記ミスや確認漏れがないか見直しが必要
ReDocSを使った更新業務
更新のためだけに、
更新のためだけに、
Excelを開かない。
Wordへ打ち直さない。
封筒を用意しない。
対象者の確認から契約完了まで、同じ情報を何度も入力する作業を減らせます。電子契約を使う更新では、郵送の往復を待つ必要もありません。
担当者は、更新条件の判断や入居者への対応など、人にしかできない仕事に集中できる
5つの「しない」で、更新業務を変える。
これまで当たり前だった作業を、
これまで当たり前だった作業を、
更新業務からなくしていく。
便利な機能が増えるだけではありません。毎回繰り返していた作業そのものが減ることが、ReDocSを使う大きな価値です。
01 / 対象者管理一覧を
作らない契約情報から更新対象者を抽出
作らない契約情報から更新対象者を抽出
02 / 更新案内もう一度
写さない登録した更新条件を案内に利用
写さない登録した更新条件を案内に利用
03 / 回答管理別表へ
転記しない送付オプションで入居者の回答を把握
転記しない送付オプションで入居者の回答を把握
04 / 書類作成Wordへ
再入力しない登録済みデータから更新書類を出力
再入力しない登録済みデータから更新書類を出力
05 / 契約締結印刷・郵送を
しない電子契約を利用する更新はオンラインへ
しない電子契約を利用する更新はオンラインへ
減らせるのは、作業時間だけではありません。転記ミス、対応漏れ、担当者にしか分からない状態も減らしていけます。
BEFORE / AFTER
更新業務の流れは、
ここまでシンプルに。
BEFORE
従来の更新業務
- 更新対象者を確認
- Excelで一覧作成 別管理
- 更新条件を確認
- 電話・メールで連絡
- 回答状況を一覧表へ記録 転記
- 更新書類を作成
- 印刷・郵送 紙
- 返送確認 紙
- 貸主へ郵送 紙
- 更新書類一式をファイリング 紙
WITH ReDocS
ReDocSを使った更新業務
- 自動通知更新対象者を通知
- 一元管理更新条件を登録
- オンラインSMS・メールで案内（オプション）
- 回答管理更新・解約希望を確認（オプション）
- データ活用更新書類を出力
- ペーパーレス電子契約
- 完了
別途一覧表を作らない紙の工程を大幅に減らす
RENEWAL WORKFLOW
ReDocSでつなぐ、
6つのステップ
登録済みの契約情報と、各ステップで追加した情報を次の業務へ活用します。
STEP01
探す・一覧化する作業を減らす
更新対象者を自分で探さない
契約情報をもとに、更新手続きが必要な契約者をReDocSが抽出。毎月、更新対応が必要なユーザーへメールで通知します。
Excelなどで更新対象者一覧を別途作成する必要をなくせます。
更新予定3件メールでお知らせ
STEP02
後工程で使う情報をまとめる
更新後の条件をReDocS上で確定する
更新後の賃料、更新料、契約期間、その他の更新条件を対象契約へ登録。その後の案内や書類作成に利用します。
- 更新後の賃料
- 更新料
- 契約期間
- その他更新条件
更新後賃料85,000円契約期間2年間
STEP03
電話・個別メールだけに頼らない
入居者へSMS・メールで連絡する
メール・SMS送付オプションを利用すると、更新対象者へReDocSから入居者向け回答ページのURLを含む更新案内を送信できます。
電話や個別メールだけに頼らず、更新案内を届けられます。
更新のご案内
契約更新について
ご回答ください。
STEP04
回答状況を別表へ転記しない
更新・解約希望を確認する
案内先の入居者向けページから、更新希望または解約希望の回答を受け取り、確認日や回答日時をReDocS上で把握できます。
回答内容と進捗を、更新処理の画面から確認できます。
契約者からの回答更新を希望回答日時を確認
STEP05
登録済みデータを活用する
更新書類をReDocSから作成する
ReDocSに登録済みの契約情報と更新条件を使い、更新書類を出力します。
Wordなどへ契約情報を再入力する作業を減らせます。
更新契約書出力
STEP06
紙のやり取りをオンラインへ
電子契約を送信する
作成した更新書類を使い、そのまま電子契約を送信します。印刷・封入・郵送・返送待ち・紙での保管といった業務を減らせます。
電子契約署名依頼を送信オンラインで完結
※メール・SMS送付はオプション機能です。電子契約の送信にはポイントが必要です。ご利用条件は各機能ページでご確認ください。
ACTUAL SCREENS
実際のReDocS画面で、
更新業務を確認
既存の更新機能ページで使用している画面画像です。対象者の確認から書類作成まで、登録済みの契約情報を活用します。
更新処理
更新後の契約条件を画面に沿って登録します。
更新案内
契約情報と更新条件をもとに更新案内を作成します。
更新合意書
登録済みの情報を活用して更新合意書を出力します。
WHAT CHANGES
ReDocSを使うことで、
更新業務はこう変わります。
個々の作業を速くするだけでなく、業務の間にある転記・確認・紙の受け渡しを減らします。
- 01更新対象者の一覧を別途作成しなくていい
- 02更新状況をExcelなどで二重管理しなくていい
- 03送付オプションで更新案内をSMS・メール送信できる
- 04契約情報を更新書類へ転記する手間を減らせる
- 05印刷・郵送・返送確認などの紙業務を減らせる
- 06更新業務を一連の流れとして管理できる
RECOMMENDED FOR
こんな管理会社に
おすすめです
- 更新対象者をExcelで管理している
- 更新案内の送付・確認に時間がかかる
- 更新漏れや進捗の見落としが心配
- 更新書類への転記作業を減らしたい
- 電子契約まで一つの流れで進めたい
CUSTOMER STORY
更新対象者の確認を、
紙の契約書探しから変えた事例
株式会社かまた商事 様
更新案内が必要な入居者を、最初の画面で確認できるように。
管理物件が増え、契約書のファイルから更新対象者を探す作業が負担になっていました。ReDocS導入後は、更新案内が必要な入居者を画面から確認できるようになった事例です。
START WITH ReDocS
次の更新から、
新しいやり方へ。
更新対象者の確認から電子契約まで。
ReDocSでつながる更新業務を、実際の画面でお試しください。
