紛争防止条例に基づく説明書【賃貸借契約締結時に必要な書式・ひな形・テンプレート】

紛争防止条例に基づく説明書とは、賃貸住宅における紛争・トラブルを防止するために原状回復などの項目について説明する際に利用する書式です。

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紛争防止条例に基づく説明書(東京ルール)

紛争防止条例に基づく説明書(東京ルール)では、原状回復や修繕・クリーニングなどに関する事項を民法などの法律上の原則や判例に沿った形で説明することが求められています。

【作成時の注意点】

1.民法における原則と追加する特約を明記する。

賃貸における原状回復の費用負担区分については「経年劣化による損耗」は貸主負担、「故意・過失などによる損耗」は借主負担といった原則があります。
ただこれは絶対的な法律ではなく、「契約自由の原則」に則って貸主と借主の合意により、原則と異なる特約を定めることもできます。
クリーニング特約などは、原状回復における原則に付加される特約となるため、借主に対して「通常の原状回復義務を超えた修繕等の義務を負うこと」「賃借人が特約による義務負担の意思表示をしている」ことを証する必要があります。

参考URL:賃貸住宅トラブル防止ガイドライン(改訂版)(概要)

2.契約書の原状回復や修繕の項目と連動させて作成する。

多くの賃貸借契約書の条文の中に、「明け渡しについて」「原状回復について」「入居時の修繕について」の項目があります。※対象の条文がない場合は追加することをオススメします。
この時、契約書内で説明している原状回復の内容と紛争防止条例に基づく説明書の内容が違う場合、借主はどちらが優先されるのか理解できず、退去時のトラブルなどにつながる可能性があるため、契約書内で記載されている内容と説明書の内容は一致させておく必要があります。

3.東京都内の居住用賃貸住宅では説明義務があります。

この紛争防止条例に基づく説明書を交付して説明が必要とされているのは東京都のみです。(2015年10月27日現在。)そのため、他の道府県においては交付は義務付けられていません。※東京都以外の宅建業者が東京都の物件を契約する場合は交付・説明の義務があります。
しかし、賃貸住宅におけるトラブルの多くが退去時の原状回復にまつわることであるため、原則となっている部分の理解と特約を付与する場合に説明・記載が必要な内容についてはしっかりと認識し、借主へ説明する必要があると言えます。

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書式名 書式の内容の説明
更新案内書 契約の更新が近づいてきた契約者に対して、契約更新の案内を行う際に利用する書式です。
更新対象の物件情報とともに、更新後の契約条件(新賃料や新共益費、新契約期間など)や更新料についての内容を記載します。
更新合意書 更新案内によって新賃貸契約条件に合意に達した内容を、貸主・借主間で証するために作成する書式です。
基本的な条項については原契約に準じながら、新賃貸借契約条件(新賃料や新契約期間)について合意した内容を記載します。
連帯保証人引受承諾書 新規契約締結時や契約更新の際に連帯保証人が自身が連帯保証の引受を証するために利用する書式です。
連帯保証人引受承諾書を提出してもらう際には、印鑑証明書と共に返送してもらうよう案内します。
解約案内書 契約者から賃貸借契約の解約通知を受け取るための書式です。
解約案内には賃貸借契約の解約日や立会い希望日、転居先住所、敷金精算先口座などを記載してもらいます。
解約合意書 貸主と借主が対象の賃貸借契約の解約についての双方の合意を証する書式です。
どの時点をもって契約が終了するのか、貸室明け渡しの際の注意事項・敷金の返還方法などについて記載します。
解約精算書 契約解約時に契約者へ敷金精算を行う際に利用する書式です。
賃貸借契約締結時に預かった敷金などの預かり金から未収家賃や原状回復工事費用・クリーニング費用など明細を精算して返金額(場合によっては請求額)を記載します。
原状回復費用請求書(工事明細) 原状回復費用請求書(工事明細)は貸室解約時の原状回復工事費用を明記した書式です。各工事項目の単価や数量を明記して、原状回復工事にかかる費用の内訳を契約者に明示することが必要です。
退去時貸室チェックシート 退去時貸室チェックシートは、退去時に、物件の各設備の損耗状態をチェックする為のシートです。
入居者との退去立会いの際に、チェックした内容を記載し、退去精算(敷金精算)に活用します。
オーナー送金精算明細書 毎月の回収した家賃や収入、立替え払いしている支出・経費についてのオーナー精算時に利用する書式です。
家賃収入・家賃以外の収入・支出など精算対象の月に発生した取引項目を精算していきます。
月次精算報告書 オーナーが所有している全物件の送金精算項目を月次で取りまとめた報告書です。
物件個別の送金精算明細との違いは、所有物件全体での送金精算明細と全体での総収支を記載していることや部屋ごとの空室状況と対応する契約者の家賃支払い状況の記載がある点となります。
年間収支報告書 対象物件における年間の収入と支出、合計収支の推移が記載された書式です。
収入や支出項目は月別・項目別に表にまとめると収支状況の把握が可能となります。また、預かり敷金の合計額推移などの併せて記載すると資金状況がわかりやすくなります。
賃貸借契約書(普通借/住居) 住居用物件を普通借家契約で賃貸借契約を締結する場合に利用する書式です。
契約条件(賃料や共益費、契約期間など)や契約内容(更新や解約、禁止事項など)について契約の当事者間(貸主と借主)での相互確認を証するため書類です。
重要事項説明書(普通借/住居) 賃貸借契約を締結する前に契約予定者に対して、対象物件の重要事項を説明するために作成する書式です。
宅建業法で説明すべき内容は指定されていますので、その業法に則りながら物件の固有の事項についても説明する必要があります。
紛争防止条例に基づく説明書 賃貸住宅における紛争・トラブルを防止するために原状回復などの項目について説明する際に利用する書式です。
原状回復や修繕・クリーニングなどに関する事項を民法などの法律上の原則や判例に沿った形で説明することが求められています。
反社会的勢力排除に関する誓約書 反社会的勢力との契約や取引について、様々な面から慎重な対応が求められます。
新規契約の際などに反社会的勢力排除に関する誓約書などを活用して、確実に表明保証を行なってもらい、書面に残しておくことが重要です。
入居計算書 契約締結時に支払う初期費用の請求書。(入居精算書とも呼ばれます)
当月分(場合によっては翌月分も)の家賃や敷金や礼金、鍵交換代、火災保険料など、入居時に必要な費用の明細を表記します。
取引台帳 宅建業取引についての年月日、宅地建物の所在や面積をなどを業法によって定められた事項を記載する台帳です。
取引台帳は宅地建物取引業法で作成・保管が義務づけられており、賃貸借契約を締結・仲介した場合は必ず作成しなけらばなりません。
鍵預かり証 契約者に対して、鍵を何本預けたのかを証するために利用する書式です。
貸与する鍵の本数やメーカー、鍵番号などを正確に記載しておくことが必要です。
現況確認書 貸室にある損傷が「入居前」からあるものであることを確認する際に利用する書式です。
入居時の状態を確認するための書類となるため、契約後なるべく早い段階での作成・返却が必要となります。
入居申込書 入居申込書とは、入居者が賃貸マンションやアパートなどへの入居を希望する申込書類です。
入居希望者(契約希望者)に身上や年収などを記載してもらい、貸主が物件の賃貸借を認めるかの審査をする際に使用します。
個人情報の取り扱い同意書 賃貸管理や契約を行うにあたって契約者から個人情報を提供してもらう際に利用する同意書です。
記載事項としては、最低限「個人情報の利用目的」「第三者提供の範囲」「取り扱い連絡先」についての記載が求められます。
親権(法定代理人)同意書 未成年の方が契約者となる場合に利用する同意書です。
該当する賃貸借契約について、契約者の親権者(親など)が契約の締結を同意していることを証明してもらうために利用します。
ペット飼育申請書及びペット飼育規則 ペット飼育を認めている物件で、入居者がペットを飼育するにあたり提出してもらう、飼育申請書と飼育に関する規則の書類です。
ペット飼育停止届け ペット飼育停止届けとは、ペット飼育を認めている賃貸物件で、入居者がペットの飼育を停止する場合に提出してもらう書類です。
敷金預かり証 契約時に預かった敷金について証する書類です。
誰が、いつ、どれだけの金額を預かっているのか明記しておく必要があります。
入居のしおり 入居後、設備や契約内容についての連絡先や入居における注意事項を案内する書類です。
電気やガス、水道の開栓手続きについては入居(引っ越し)するまでにお客様の方で手続きしていただくようご案内します。
駐車場利用契約書 駐車場の賃貸借契約を締結する場合に利用する書類です。
どの区画にどの車両を駐車するのかを明記して契約を締結する必要があります。
バイク置き場利用申請書 バイク置き場の利用申請を行うために利用する書類です。
駐輪するバイクの排気量は契約前に確認しておく必要があります。
駐輪場利用申請書 自転車置き場(駐輪場)の利用申請を行うために利用する書類です。
駐輪場利用細則を確認し守ってもらうよう案内します。
【定期借家契約】終了通知 定期借家契約の契約終了日が近づいてきた契約者に対して、契約の終了を通知する為に利用する書式です。
【定期借家契約】再契約案内 定期借家契約の契約期間満了後に新たな定期借家契約を結ぶ時に契約者に送る書類です。
貸主・借主が定期借家契約を再契約することで合意した場合は、再契約に関する案内を送付し、新たな賃貸借契約を締結します。
家賃未入金のお知らせ(督促状) 家賃が未入金(一部しか支払われていない)などの滞納が発生している場合に利用する案内文です。
不足分(滞納分)の家賃額や支払い先の銀行口座情報、支払い期日などを記載し滞納者に家賃支払いを促します。
家賃損害遅延金計明細 家賃滞納者に対する、家賃損害遅延金を計算する際に使用する書式です。
延滞利率は契約書に定めることができますが、消費者契約法より、年利14.6%が設定できる上限利率となります。
賃料領収書(領収証) 不動産管理業のみならず入居者や工事業者などに請求をして、代金の支払いを受けたら領収書を発行してなくてはなりません。
領収書は売上の証拠、商品やサービスの代金を受け取ったことを証明する効果があります。
契約者概要シート 契約者の賃貸借条件や連帯保証人の連絡先、これまでの対応履歴や家賃入金履歴などをまとめた概要シートです。
対象の契約者個別の契約条件や連絡先、対応履歴などを取りまとめておくことで、個別対応必要となった時の参考資料とすることができます。
クレーム・修繕対応完了報告書 クレーム・修繕対応完了報告書とは、発生したクレームや修繕工事について対応した内容を報告するための書式です。
対応履歴は不動産管理のノウハウであるとも言えるため、どのような対応を行なったのかということが時系列的に把握できるように作成するのが望ましいです。
クレーム・修繕対応一覧 クレーム・修繕対応一覧とは、指定した期間内に行なったクレーム対応や修繕履歴の一覧です。
契約管理や家賃管理だけでなく、しっかりと入居者さんのケアを行なっているということを表すという意味でも不動産管理において大切な書式(帳票)でもあります。
レントロール(賃借条件一覧表) レントロール(賃借条件一覧表)とは、現在契約中の契約者の賃貸条件や契約期間を表した一覧表です。
レントロールを読むことで、現在契約中の総賃料や預かり金合計、稼働率などの対象の不動産(マンションやアパート、オフィスなど)の稼働状況を読み取ることができます。
管理物件一覧 管理物件一覧とは、管理している物件の所在地や不動産管理を受託しているオーナーなどを一覧にした表です。
契約者一覧(入居者一覧) 契約者一覧(入居者一覧)とは、指定した期間において賃貸借契約期間中の契約者を一覧にした表です。
クラウド不動産管理ソフトリドックスでは、レントロール(賃借条件一覧表)が簡易版、契約者一覧が詳細版と位置づけています。
口座別オーナー送金一覧 口座別オーナー送金一覧とは、対象月におけるオーナーへの送金金額を口座別に一覧にした表です。
実際の振込作業や物件によって送金する銀行口座が違う場合などに活用する一覧表です。
家賃請求一覧 家賃請求一覧を作成することで、「対象月にいくら請求しないといけないか」を一覧化・共有することができます。
また、不動産管理においては当月の請求額だけでなく、過去の家賃滞納額についても併せて計算することが重要です。
空室一覧(募集条件一覧) 空室一覧(募集条件一覧)とは、現在募集を行なっている空室とその賃貸条件を一覧にした表です。
定期的に不動産仲介会社に募集一覧を送付するなどをすることで、募集条件の認知を図ることができます。
募集図面(マイソク) 募集図面(マイソク)とは、物件概要、賃貸条件、間取図、地図、物件写真などを掲載した募集広告です。
客付けの賃貸仲介会社は、不動産管理会社(元付会社)からのマイソクを元にして自社用のチラシや募集広告に加工しているケースもあります。

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