2016年最新版「管理業者登録制度」の申請手順と賃貸管理会社にとってのメリット

賃貸管理業者登録制度に登録することの「不動産管理会社にとってのメリット」「具体的な申請手続き」をご紹介しています。

駐車場と借地借家法について

「賃貸住宅管理業者登録制度」とは?

管理業者登録制度は、正式名称を「賃貸住宅管理業者登録制度」といい、平成23年に国土交通省によって定められました。
具体的には賃貸住宅管理事者が必要な申請を行うことで、国土交通省から、定められたルールを守った賃貸管理業務を行っている業者であることを認定してくれるという制度です。

本制度への登録は任意であり、2016年11月時点での登録業者数は6,343業者と、賃貸住宅管理事業者の一部しか登録は行っておらず、まだまだ浸透しているとは言い難いこの状態です。

本記事では賃貸管理業者登録制度に登録することで、不動産管理会社にとってどのようなメリットがあるのか、と具体的な申請手続きをご紹介していきたいと思います。

登録の対象となる事業者とは?

対象となる事業者は、居住用の賃貸住宅の管理に関する「基幹事務」業務を行う事業者です。
具体的には、下記のいずれの業務を行う賃貸管理会社、またはサブリース事業者が対象となります。

  • 家賃・敷金等の「受領」に係る事務
  • 賃貸借契約の期間の「更新」に係る事務
  • 賃貸借契約の「終了」に係る事務

これは法人に限らず個人事業主の場合でも対象となります。

ただし、個人大家はこれには含まれず、また住宅以外のビルや駐車場のみの賃貸管理業務を行う事業者も対象外です。申請が受理されると、5年間、賃貸住宅管理業者一覧のホームページに登録業者として、情報が掲載されます。

登録するのに条件はあるの?

国土交通省の定める「賃貸住宅管理業者登録規程」に違反していないこと、そして加入後に国土交通省が定めた「賃貸住宅管理業務処理準則」に沿った賃貸管理業を行うことが条件となります。

以下、「賃貸住宅管理業者登録規程」と「賃貸住宅管理業務処理準則」の内容1です。

賃貸管理業者登録制度に登録を受けた事業者は、上記の「賃貸住宅管理業務処理準則」を遵守した賃貸管理業を行うことが求められます。要約すると主に以下が要点となります。
(なるべく分かりやすい表現で記載しておりますので、詳細は各条文をご確認下さい。)

  1. 使用人及び従業者は賃借人から請求があった場合は「従業員証明書」を提示する。(宅建業法に基づく従業員証明書を既に作成している場合などはそれを利用してもよい。)
  2. 賃貸管理業務を行う場合、事務所ごとに「賃貸管理経営士の資格を持つ人」または「賃貸管理業務に6年以上従事している人」を置く。
  3. オーナーと管理受託契約を結ぶ場合、受託契約に関する重要事項説明と成立時の書面交付を「賃貸管理経営士の資格を持つ人」または「賃貸管理業務に6年以上従事している人」が行う
  4. オーナーとサブリース契約を結ぶ場合、オーナーに対する賃貸借契約に関する重要事項説明、書面交付、記名押印を「賃貸管理経営士の資格を持つ人」または「賃貸管理業務に6年以上従事している人」が行う。
  5. オーナーとサブリース契約を結ぶ場合、、オーナーに説明すべき重要事項として、現在・将来の借り上げ家賃の変動条件を明記する。
  6. 「賃貸不動産管理経営士」または「賃貸管理業務に6年以上従事している人」が重要事項説明及び契約時の正面交付を行う際、賃貸不動産管理士証、又は国交省が認める「実務経験者」であることを示す書面を提示する。
  7. 登録事業者がサブリース業者から基幹事務の再委託を受けた場合、貸主への重要事項説明、契約成立時の書面交付、管理事務報告を行う。
  8. 基幹事務(家賃・共益費・敷金等の受領に関する業務、賃貸借契約の更新業務、賃貸借契約の終了業務)を一括して再委託してはならない。(複数の会社に分けて委託する場合もNG)
  9. 賃借人と賃貸借契約を結ぶ場合、成立時に一定事項に関して書面の交付を行う。(賃貸借契約書に一定事項を全て記入すれば不要。)
  10. 賃貸借契約の更新時に、賃借人に対して一定事項の書面の交付を行う。
  11. 賃貸借契約の終了時に、賃借人に対して、敷金から控除される金額を提示するときは、その金額を算定した金額の内訳が明確にわかるように記載した書面の交付を行う。
  12. 財産(受領した家賃、共益費と敷金等)を分別して管理する。
  13. オーナーへ管理事務に関して定期的な報告をする。(賃料に関する報告は「月ごと」、建物設備の維持管理状況に関する報告は「年ごと」)
  14. 事務所毎に帳簿を作成し、保存する。

なお、これらの全てを申請時点で満たしていることが望ましいとしていますが、そうでなくては申請が通らないわけではありません。

特に平成28年(2016年)の改正により追加された、(2)の「事務所毎に一名以上は賃貸不動産経営管理士、又は管理事務に関して6年以上の実務経験者を置くこと」の部分に関しては、改正から平成30年(2018)年の6月30日までは経過措置として、条件を満たしていない方でも登録が可能です。
(2016年11月10日 当社にて国土交通省 不動産業課に確認済み)

"賃貸住宅管理業者登録制度"は不動産管理会社にとってメリットがあるのか?

賃貸管理会社にとってのメリット

賃貸住宅管理業者登録制度に登録することにより、賃貸管理会社が得られるメリットは直接的には多くはありません。

というのも、本制度の目的は、借主や貸主を不要なトラブルから防ぐ為に賃貸管理に携わる「管理業者の質」を向上しようということにあります。

ご存知の通り、賃貸住宅の管理業を始めるに際して資格や免許が必要でないこと、また業務を規定する明確な法令がないこともあり、ごく一部とはいえ、非常に低質なサービスを行う業者が存在していることも事実です。

賃料を滞納した入居者に対して行き過ぎた取り立てを行ったり、敷金返還や更新料に関して明確な説明をしていなかったことによるトラブルが起きるなど、賃貸住宅をめぐるトラブルの増加は大きな問題となっています。

そこで、強制ではないにしろルールを明確化し、それを遵守している事業者には、国がある種のお墨付きすることで借主や貸主が優良な業者を選びやすくしようということが本制度の狙いなのです。

そのため、賃貸管理会社やサブリース事業者にとっては直接的なメリットは多くはありません。
しかし、間接的なメリットとして、以下の3点が挙げられます。

  • 賃貸管理会社を探しているオーナーから見て「安心できる業者」という信頼を得ること。
  • 入居候補者から「優良業者」が管理していると判断され、入居決定の一因となること。
  • オーナー、入居候補者からの信用が増すことで、管理受託数の増加、客付けの促進を見込めること。

つまり、借主や貸主に対して、「優良な業者です!」とアピールできることで、未登録の業者との差別化を図ることできるのです!

では、そのようなメリットがあるはずなのに、なぜ登録業者があまり多くないのでしょうか?

申請の難しさに対して、登録によるメリットが実感できない。

前述の通り、現状、賃貸管理事業者にとって賃貸住宅管理事業者登録制度に登録することで得られるメリットは現状、大きいとは言えません。

その一因として、賃貸住宅管理業者登録制度は、まだまだオーナーや入居候補者に十分な認知がされているとは言えない状況があるでしょう。

例えば、仮に賃貸物件を探す入居者が「この物件の管理業者は賃貸住宅管理業者登録制度に入っているのかな?」と気にするでしょうか?
もちろん、気にする方もいるでしょうが、その数は多くはないでしょう。

不動産住宅のオーナーにも、本制度が始まって5年と日が浅く、広く認知されているとは言えません。
制度の存在自体は知っていても、登録している事業者が未登録の事業者に比べてどのようなサービスを行っているかを理解しているオーナーは少ないでしょう。

効果があるのか分からないから今はまだいい、というのが不動産管理会社様の本音ではないでしょうか?

このような現状にあることから、賃貸管理事業者から見た本制度は...
「効果があるのかよくわからないものに時間をかけてまで申請するのが大変。」
「手続きが大変そうだし、人も足りないから、通常業務の方が優先」
「登録しなくても管理業は行えるから、なんでやらなくちゃ駄目なのか分からない。」

このような意見が大半を締めているのが現実ではないでしょうか。

確かに本制度が任意加入であり、メリットがいまいち実感しにくく、しかも申請が大変そう、となると積極的に登録を申請する事業者が増えないのも止む得ない部分があります。

しかし、現状は無料の申請時の審査手数料が、今後有料化する可能性があるとも言われていることはご存知でしょうか?また確実に登録している事業者数は増加しているのも事実です。

「よくわからない」「大変そう」を理由に未登録のままでいると、例えばマンション管理業者登録制度のように、登録が義務化したときに慌てて対応をしなくてはならない、という可能性も否定できません。
そうならないためにも、制度の設置から日が浅い今の時点で申請をしておくことが、長い目でみると一番のメリットといえるのではないでしょうか?。

そこで、ここからは実際に申請を行うにはどのような手続きが必要なのか?国土交通省のホームページの賃貸住宅業者登録制度への申請手続きについてわかりやすく解説していきます。

貸住宅業者登録制度への申請のために準備が必要な書類とは?

賃貸住宅業者登録制度への申請に必要なものは以下の表にまとめたものになります。

必要書類名 入手方法 必要の有無
法人 個人 宅建業者 マンション管理業者
登録申請書
(第一面~第四面)
国交省のHPよりダウンロード可能
誓約書 国交省のHPよりダウンロード可能
本人確認書類(法人)
※役員の全員について必要
運転免許証、旅券、健康保険証、国民年金手帳など、氏名、住居、生年月日の記載のあるものの写し。 × ×
本人確認書類(個人)
※個人本人について必要
運転免許証、旅券、健康保険証、国民年金手帳など氏名、住居、生年月日の記載のあるものの写し。 × ×
登記されていないことの証明書 ・東京法務局発行
・発行日から3ヶ月以内のもの
× ×
身分証明書
※役員及び個人本人の全員について必要
 ・本籍地の市区町村発行
・発行日から3ヶ月以内のもの
× ×
法人の履歴事項全部証明書  ・本店所在地の法務局(登記所)発行
・発行日から3ヶ月以内のもの
× ×
実務経験者等証明書・実務経験者業務経歴書  ・実務経験者等証明書(別記様式第二号)は、設置する全ての実務経験者、賃 貸不動産経営管理士について記載。
・賃貸不動産経営管理士の場合は実務 経験者業務経歴書(別紙様式第二号別 表)の代わりに賃貸不動産経営管理士証 の写しを提出。
事務所を使用する権原に関する書面 ※必要に応じて、賃貸借契約書等の写しを求める場合かあります。 ×
業務の状況に関する書面 国交省のHPよりダウンロード可能
財産の状況に関する書面  直近の貸借対照表及び損益計算書 ×
財産の状況に関する書面 国交省のHPよりダウンロード可能 ×
返信用封筒  A4サイズ、宛先を記載の上120円分 の切手を貼付

いかがでしょう?「うわ!こんなにたくさんの書類が必要なの?」と思われたのではないでしょうか?
たしかに申請に必要な書類は少なくはありませんが、表にも記載してあるように、申請事業者が「宅地建物取引業者」の免許を取得している場合、又は「マンション管理業者」に登録されている場合は、必要な書類が一部免除されます。

また、申請書類の提出先は各事業者の主たる事務所が所在する都道府県を管轄する各地方整備局等に提出することになります。

それでは、続いて、詳しい書類の書き方も記入例を交えてご紹介していきます。

貸住宅業者登録制度に登録するのに必要な申請書類ご紹介
※記入例あり

必要書類を記入する担当者

それでは、以下で具体的に申請に必要な書類の内容とその書き方を解説していきます。

賃貸住宅業者登録制度の申請に必要な書類は以下の国土交通省のホームページよりダウンロードできます。

建設産業・不動産業:賃貸住宅管理業への登録申請方法等について - 国土交通省

リンク先のExcelファイルをダウンロードすることで、全国一律で使える申請用の書式が入手できます。
それでは、続いて記入の手順をご案内していきます。

①登録申請書第1面

以下、登録申請書第一面の書き方の参考図です。

登録書式第一面の記入例 - 国土交通省

登録申請書第1面には、主に事業者の情報、申請する代表者の名前、事業者として取得している免許の有無、所属団体を記入します。

注意点として

  1. 申請日は提出日現在の日付を記入します。
  2. 法人の商号名のフリガナには「カブシキガイシャ」等の記載は不要です。
  3. 宅建業やマンション管理士の免許を取得している場合の免許等の年月日については、有効年の開始日ではなく、免許の有効期限の開始日の前日を記入します。
  4. 代表取締役が複数人いる場合で、申請する代表者を一枚目には記載する。その他の代表取締役は登録申請書第2面で記載します。

上記が間違えそうなポイントですので、ご注意下さい。

②登録申請書式第2面

登録申請書式第2面は申請者が法人の場合のみ記載が必要です。個人の場合は不要となります。以下、記入例です。

登録書式第2面の記入例 - 国土交通省

登録申請書式第2面は申請する事業者の役員に関する情報を記入していきます。役員コードを間違えないように入力していきましょう。
ここでいう「役員」とは賃貸住宅管理業務に従事していないものも含めて、申請をする法人の役員全員を記載します。間違えないように注意しましょう。

③登録申請書式第3面

登録書式第3面の記入例 - 国土交通省

登録申請書式第3面には、申請事業者の事務所毎の情報を記載します。本店以外に支店がある場合はそれぞれ別に記載します。(支店が賃貸管理業務を行わない場合は申請書に記入しなくても大丈夫です。)

注意点として

  1. 「事務所に関する事項」の「従事する者の数」には、賃貸管理業に従事する者全てを含めます。(代表者、派遣社員、他業務との兼務者も含む)
  2. 「事務所に関する事項」の「従事する者の数」には、個人の場合で家族などが手伝いをしている場合はその人数も含めます。
  3. 「使用人に関する事項」に記載する使用人とは、一般的には支店長、支配人などに当たる人を記載します。
  4. 「使用人に関する事項」は、登録申請書式第1面で記入した代表者が支配人に当たる場合は記入不要です。
  5. 「事務所ごとに置く第7条に規定するものに関する事項」の部分には「6年以上の賃貸管理実務経験者」又は「賃貸不動産経営管理士」に該当する人を記入してください。

④誓約書

申請に際して、「賃貸住宅管理業者登録規程」に違反していないことを誓約する部分になります。以下、記入例です。

誓約書の記入例 - 国土交通省

記入する内容は、申請する日付、商号と申請する代表者の指名、申請する地方整備局の名称、となります。

⑤実務経験者等証明書

事務経験者等証明書の記入例 - 国土交通省

前述の「6年以上の実務経験者」又は「賃貸不動産経営管理士」に当たる人について、記入していきます。

「実務経験年数」の欄には、別表の「実務経験者業務経歴書」に記載した累計実務年数を記載します。

⑥事務所権限

本店、支店を含む使用している事務所の所有者を記載します。申請者が所有者と異なる場合は所有者との間の賃貸借契約、使用貸借契約に関して、必要事項を記入します。

事務所を使用する権限証明書の記入例 - 国土交通省

注意点として、

  1. 申請者が所有する物件でない場合、「契約期間」を記載します。自動更新の場合は(自動更新)と記載します。
  2. 賃貸借の場合で、サブリース(転貸借)をしている場合は、「契約形態」に(転貸借)と記載します。

申請者が所有していない物件の場合は、しっかりと賃貸借契約書の内容を確認して記載しましょう。

⑦業務状況

ここは法人の場合の申請直前の事業年度の業務状況を記入していきます。

主に直前の事業年度においての、「管理受託を受けた管理実績」と「転貸借の管理実績数」を記載します。

直前の事業年度の業務の状況に関する書面 - 国土交通省

以下、注意点

  1. 申請する期間は、もっとも直前に終了した事業年度を記入します。決算期の変更などで申請日からの期間が1年に満たない場合は、その期間を記入します。その場合は備考欄に理由を記入しましょう。
  2. 「報告基準日」は期間に入力した事業年度中の任意の日にちを入力してかまいません。
  3. 「管理受託の管理実績」及び「転貸借の管理実績」の契約件数や戸数に関しては、基準日時点で有効な契約の件数を記入します。

賃貸管理事業者登録への申請に、事業者の業務業績は関係ありません。例えば、会社設立直後で、決算日を迎えて居ない場合でも、備考の欄にその旨を掛けば問題ありません。正確な件数を記載しましょう。

⑧財産状況

ここでは申請者が個人の場合の申請直前の財産状況を記載します。※法人の場合は不要です。

申請する日付から3ヶ月以内の日付を記載し、その時点での時価で財産を計算し、記載します。

直前の財産の状況に関する書面の記入例 - 国土交通省

申請後に管理事業者が追う義務

管理事業者が追う義務をチェック

登録完了後は前述の賃貸住宅管理業務処理準則に沿った賃貸管理を行うこと以外にも、以下の義務が課せられます。

  • 毎年事業年度の終了後から3ヶ月以内に、賃貸管理業務に関する「業務等状況報告書」を提出しなくてはならない。報告書式は右を参照(業務等状況報告書の記入例 - 国土交通省
  • 業務状況報告書は本店が所在する地区の地方整備局等で一般に閲覧される。(他地方整備局の管轄エリア外の都道府県からの閲覧はできない。)また、各事務所でその報告書を保存し、賃借人やオーナーから求められた際にも、それを閲覧させなくてはいけない。
  • 登録した賃貸管理事業者は適正な運営を確保するために必要な指導・助言・勧告を国土交通省から受ける。
  • 登録した事業者は、事務所ごとに登録番号を記載した、シンボルマーク付きの標識を掲げなくてはならない。(国交省から標識は配布はされないので、作成する必要あり。)
  • 登録の有効期間の5年が満了後も引き続き登録を受けるには、満了日の90日前から30日前までに更新申請が必要。

この他にも申請内容に変更が発生した場合や廃業をする場合などは、都度報告が必要になります。それぞれの書式は申請時と同じく国土交通省のホームページからダウンロードすることができます。

最初の申請が大変なのは事実。
だからこそ、今の時点での申請が有利!

ここまで賃貸住宅管理業者登録制度の概要と加入条件、そのメリットと申請方法を詳しく解説してきました。

確かに申請の手続き、加入後の遵守するルールなどは大変な部分もありますが、例えば毎年の業務状況報告書の内容を減らすなど、国土交通省としても登録が事業者にとって過度の負担にならないように留意している傾向はみられます。

昨今の借主保護、賃貸管理サービスの品質向上が求められる情勢を鑑みると、登録を行うことを義務化する可能性も否定できません。
申請が無料で行える点、規模の小さい管理事業者でも登録によって差別化を図れる点を考えると、登録をする事業者が少ない今こそ申請するのに適したタイミングといえるのではないでしょうか?

また、管理事業者自身が入居候補者やオーナーに本制度をしっかりと理解した上で説明を行うことで、本制度に加入することのメリットを大きくしていくことも大切になっていくでしょう。

ぜひ、本記事を参考に賃貸住宅管理業者登録制度に積極的に登録を申請してみてください。

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