今やっている賃貸管理の仕事が、率直にいってきついと感じる。
そんな経験はありませんか？
仕事には往々にして「きつい」「困難だ」と感じるケースがあるものだと思いますが、そうは言っても、ただそれを受け入れ続けるのは苦しいものです。
疲れ果てて、いつかモチベーションが消滅してしまうかもしれません。
そんなときは、そもそも自分が何を「きつい」と感じているのか分析してみることが重要です。
業務が「きつい」理由を分析して、解決方法を模索できたなら、明日からの仕事は様変わりするかもしれません。
どうして賃貸管理の仕事は大変できついのか
それでは早速、賃貸管理業務が「きつい」ものになり得る要素を考えてみましょう。
担当者1人が抱える業務が多すぎる
賃貸管理の仕事は、以下のように多種多様な業務で構成されています。
- 家賃管理業務
- 滞納督促業務
- 更新契約業務
- クレーム対応
- 原状回復工事の進捗管理
- オーナーへの送金精算作業
- 管理契約の新規獲得営業
- 入居者やオーナーからのお問合せ対応
- 工事管理、清掃（BM）業務
これらの大部分、もしくはすべてを1人で担っている場合、業務時間が大幅に膨らみ「きつい」と感じざるを得ません。
勉強する時間が足らず、負のスパイラルが起こる
入社したばかりの新人社員さんのなかには、早く現場で活躍するために自学を積んでおきたいという方もいるはずです。
しかし、先述したように賃貸管理の仕事は業務量が多く、仕事が終わって帰宅するころには夜遅くになっていて、とても勉強する時間を確保できない、そもそも勉強するモチベーションがわかないということが頻繁にあるのではないでしょうか。
そして、勉強が足りない故に物件の設備について専門的な知識がないままクレームに応対して失敗し、さらなるモチベーションの低下やストレスに繋がるという負のスパイラルが起こることもあり得るでしょう。
また、新人さんだけではなく、既に経験を積んでいる方でも資格を取得するための勉強をしたいという方もいるはずです。
昇給させるため営業も頑張りたいのに、その時間が足りない
本当は昇給させるために営業に注力したいし、上長にも営業を頑張れと言われているのに、毎日電話対応や書類作成、来客対応、精算業務等に追われるあまりなかなか時間を確保できない。こんなケースもあると思います。
給料は、仕事を頑張ってこなすためのモチベーションとして欠かせないものですから、これを向上させるための仕事に集中できないというのは、「きつい」と感じてしまう大きな要因です。
クレーム対応に追われる
賃貸管理の現場でストレスになりやすいのが「クレーム対応」です。入居者のなかにはかなり温度が高い状態で電話をかけてくる方もおり、これに毎日応対するのは担当者にとって大きな負担になります。 しかも、基本的に入居者からの問い合わせやクレームへの対応に休みはありません。24時間365日電話がかかってくる可能性があり、休日も気が休まらないという方もいるかもしれません。
ここまでの話をまとめると、上記の1~3に関しては「膨大な業務によって業務時間が膨らむ」ことが原因として挙げられます。業務1つひとつにかける時間をなんとか削減できれば、「きつい」と感じる瞬間はどんどん減っていくものと思われます。
4のクレーム対応に関しては、クレームそのものを減らす仕組みづくりと、担当者それぞれの負担を減らすための仕組みづくりが必要です。両方を達成することができたなら、モチベーション低下の大きな要因をクリアすることができそうです。
賃貸管理の業務時間を削減するにはどうしたらいい？
まず、賃貸管理にかける業務時間を削減するためには、何をすればいいのでしょうか。
それは、業務1つひとつに関して、効率化するための仕組みをつくる以外に方法はありません。
早速、業務の種類別に効率化の方法を模索してみましょう。
家賃管理・滞納督促業務
賃貸管理業務において欠かせない仕事のひとつに「家賃管理」があります。この業務は、管理業務の業務時間を膨らませている大きな要因になっているケースが多いです。
まず第一に、家賃の入金消込を紙媒体で行っている場合は、とてつもない工数に追われます。
通帳を見て、振り込んでくれた入居者の名義を見ながら、帳簿の入居者と照らし合わせて消し込んでいく必要があります。
担当者1人が抱える消込リストは当然1人や2人ではありませんから、毎月この作業に膨大な時間をとられることになります。紙媒体で作業すると、入金額の計算や金額が充分かどうかもを手作業でおこなわなくてはならないため、かなり苦労します。
家賃管理業務の煩わしさを解決するカギは、ずばり「システムの導入」です。
家賃管理に役立つシステムは以下のとおりです。
●エクセル（Excel）で家賃管理を行ってみる
エクセルでうまく関数を使えば、入金があった金額を入力するだけで滞納判定を出したり、その際にアラートを表示させたりすることができます。
実際のやり方をご紹介します。
まずは、図1のように物件名・部屋番号・契約者名・振込名義・家賃・共益費・その他費用・合計請求賃料・入金日・入金額・滞納判定のある表を作成します。
H列にはE,F,G列の金額の合計が自動で計算されるように、SUM関数を使用します。
具体的な手順としては、H2のセルに=SUM(E2:G2)と入力し、H2のセルから一番下までドラッグして、H列すべてに式を反映させます。
また、J列のセルに入金額を入力した際に、入金額が充分だったかどうかという「滞納判定」が自動で表示されるようにします。
実際の操作については、K2のセルに以下の式を入力します。
=IF(J2 = "","×",IF(J2 = H2,"◯",IF(J2 < H2,"△",IF(J2 > H2,"※"))))
そうすると、「入金額=合計請求賃料の場合」には〇（満額入金）、「入金額 < 合計請求賃料」の場合には△（一部入金）、「入金額 > 合計請求賃料」では※（過入金）と表示されます。
これにより、電卓を叩いて計算したことでミスをしてしまいやり直しが発生するのを回避できるだけでなく、滞納判定が自動で表示されるため目視による確認の時間を削減できます。
●賃貸管理ソフト
エクセルはあらゆる事務作業で使用できる便利なツールですが、賃貸管理においてはいずれ限界がやってきます。
情報量が多くなると動作が重くなって機能しないこともありますし、紙の媒体を卒業してエクセルに移行しても、結局は明細を見ながら入金額を1つ１つ入力する地味な作業からは卒業できません。
これに対し、賃貸管理ソフト「リドックス」ならば、瞬時に入金消込することができます。
予めシステムに登録した契約者の名義とネットバンキングの振込明細に記録されている名義を照らし合わせ、消込作業の大部分を自動化、瞬時に完遂することが可能です。
しかも、家賃滞納に関しても、もし入金額が不十分であったり、入金が確認されなければシステムが自動で教えてくれます。
情報量が増えたからといって動作が重くなったりもしないので、エクセルよりさらにオススメです。
滞納情報が迅速にわかれば、そのぶんだけ滞納者に対しても迅速に督促をおこなうことができ、同一の入居者の滞納が何度も発生して業務時間をとられるようなこともありません。
賃貸管理ソフトの導入によって、「家賃管理」のにかける作業時間は大幅に改善できます。
更新契約業務
更新契約業務に関して面倒なのが、「契約更新対象者の特定」です。これに関しても、紙で管理している場合はわざわざ社内のラックから契約者リストを引っ張り出して、「今月の更新者は誰だっけ……」と1枚1枚探し、特定する必要があります。 この更新者特定の時間を削減する唯一の方法は、「契約更新者をデータで管理して、更新時に自動で教えてくれる仕組み」をつくることです。
これに関しても、賃貸管理ソフトが役立ちます。エクセルでも更新者を管理することは可能ですが、「更新時期が近づくと自動で教えてくれる仕組み」は賃貸管理ソフトのほうが便利です。
他に更新契約に関して時間がかかる業務といえば、契約書等の書類作成です。予め用意しておいた雛型に情報を記入していく作業は、件数が多くなると業務時間拡大に繋がります。
しかし、賃貸管理システムなら予め登録しておいた情報をもとに1クリックで書類を作成することができます。
さらに、書類の雛形に関していえば最新のバージョンを登録しておくことができるので、「使用する雛形を間違えてしまい書類を最初から作り直さなければいけない」といった問題も発生しません。
オーナーへの送金作業
毎月オーナーへ送金する家賃等に関して多くの工数がかかるのは、金額の精算作業そのものと送金作業です。
●送金精算作業を効率化するには？
通常、オーナーにおける金額を計算する際は、家賃を管理している帳簿やエクセルシートを確認しながら物件ごとに総額をまとめ、さらに管理報酬額や原状回復工事費用などを整理して引く、という工程が必要です。
この作業に時間がかかる要因は、ずばり家賃を管理している媒体とそのほかの費用をまとめた媒体が別個である点です。情報がバラバラであること故に、統合する際に手間がかかるわけです。
つまり、はじめからすべての情報を一括で管理して、精算の際にはすべての情報が連動して送金額が出る、という仕組みがあれば精算作業にかかる時間を大幅にカットすることができるでしょう。
こういった仕組みは、賃貸管理ソフト「リドックス」の得意な部分です。精算時には予め登録しておいたあらゆる情報が統合され、その計算はシステムが自動でおこなうためミスも起こりません。
●当たり前になっている送金作業も、実は効率化できます
賃貸管理業務に従事する人々にとって、家賃等をオーナーに送金するために銀行のATMや窓口に赴くというのは、当たり前のように必要なことです。
しかし、よく考えてみると、ATMで1つひとつ送金先を入力し、これまた1つひとつ送金額を入力する作業は、実は面倒で時間がかかるものです。
とくに、ATMや銀行が職場から遠いというケースでは、送金作業だけでもかなりの時間を使ってしまっているのではないでしょうか。
実は、「外出して送金する」という作業は丸ごと無くしてしまうことが可能です。
弊社の賃貸管理ソフトを使用すると、インターネット上で送金するサービスとの連携により、事務所にいながら、もしくは自宅にいながらオーナーへの送金対応を実施できます。
送金時は、システムで精算した情報がそのまま出てくるため、送金にあたって改めて実施しなければいけない作業はありません。
クレームが頻発する問題を解決するには？
当記事「はじめに」にて、クレーム対応業務にて感じる「きつさ」を改善するには、「クレームそのものを減らす仕組みづくり」と、「担当者それぞれの負担を減らすための仕組みづくり」が必要であるとお話しました。これら2点について検討してみましょう。
●記録を蓄積する
日々入居者から寄せられるクレームには、共通点があるかもしれません。その共通点に関して対策を講じておけば、クレームも減ります。
そこで、クレームの電話対応をおこなったら、対応から記録までをスタッフ各々に一任して完結するのではなく、必ず生じたクレームを現場全体で共有し、問題を分析しておく必要があります。
●入居者との関係を密にしておく
日ごろから入居者に対してアンケートをとり、浮かび上がった問題点を少しずつ解決して報告をおこなえば、入居者にとっても「住みやすさを追求するために努力してくれている管理会社さんだ」という印象が強くなり、温度の高いクレームに結び付きにくくなります。
また、退去を決めた人に「住み心地はどうだったか」「設備の使いやすさはどうか」「管理面の対応はどうか」「対応が悪いと回答した方へ、どんな点が悪いと感じたか」といった内容を記載したアンケートをとってもよいでしょう。
●営業時間外の緊急連絡を外部のコールセンターに委託する
本当に早急に対応しなければいけないクレームを除いては、営業時間外にも対応しなけらばいけないことがないようコールセンターに委託するのも1つの手です。
時間がかかる対応に関してローテーションで担当を分ける
気がつけば、いつも自分ばかりが大量の時間をとられるクレームばかり対応していた。そんな状況では、その担当者だけ負担が大きくなり、その人が抱える別の業務にも支障が出てしまいます。
こういった状況を回避するために、「時間」や「対応に要する工数」別に、スタッフのなかで良いバランスがとれるよう作業を配分することも一つの策になります。
クレーム対応は、誰か一人に大きな負担を課して追い込んでしまわないように、全員で情報を共有して解決していくことが重要です。それには、いついかなるときも全員が個人が抱えるクレームに関して目を通して、助力できる体制が必要です。つまり、スタッフそれぞれのタスクを全員が閲覧できる仕組みが重要なのです。
この点に関して、賃貸管理ソフト「リドックス」はお役立ちできます。スタッフそれぞれのクレーム対応をいつでも確認できるだけでなく、いつ誰が担当したのかまでわかりやすく判別することができるので、担当者が不在のときでも業務をスムーズに引き継ぐことができます。
まとめ
以上のように、賃貸管理の仕事が「きつい」と感じたときには、これらの業務時間を大幅に削減できる賃貸管理システムの導入が有効です。
さらに、この賃貸管理システムは「対応情報の共有」により、一件システムではどうにもできないような「クレーム」という問題にも大いに役立つという逆説的な効果をもたらします。
このままではきつすぎて仕方がない…と感じてしまっている方は、是非とも弊社の「リドックス」のような賃貸管理ソフトの導入を検討してみてください！
