失敗事例に学ぶ。賃貸管理システム導入の際に気をつけたいポイント

システム導入を検討している方に向けて、賃貸管理ソフトを導入するにあたって注意するポイントをご紹介しています。

私たちが開発・運営している「クラウド賃貸管理ソフトReDocS（リドックス）」はこれまで800社以上(2016年10月現在)の賃貸管理会社にご導入いただいてきました。

その中で賃貸管理システムの導入をご検討されている沢山の賃貸管理会社の担当者様とお話をする機会があり、その中で、多くの賃貸管理会社が現在の業務環境に不満がありながら、これまで何度もシステムの導入を検討しながらも「導入を見送ったことがある」というお話を伺ってきました。

そして、私たちはシステム導入の見送る原因となった共通する”ある考え”があることに気づいたのです。

本日は、システムの導入を考えてはいるけれども自分たちの業務フローにあっているかどうかが心配だという方に向けて、導入するにあたって注意するポイントをご紹介したいと思います。

「システムを導入するのだから、これを期に業務を一新したい」という罠

リドックスの導入を決めていただいたお客様については、「初めて賃貸管理ソフトを利用する」という企業様がほとんどです。もしくは、以前に他のシステムを導入しようとしたけれども、断念して、今までの形に戻したという企業様も中にはいらっしゃいました。

そういった企業様にヒアリングさせていただいたところ、導入を断念には共通した以下の理由がありました。

「システムを導入するんだから、あれもこれもできるソフトにして、業務フローの見直しを含めて一新しようとしてしまった。」

こういったゴールを設定してシステムの導入を検討すると、

自社業務にあった機能のカスタマイズが発生し、時間も費用も大きく必要となる。
新しく覚えることが増えるため、現場の負担が倍増してしまう。
現状維持派と業務一新派に意見が分かれてしまう

という、歪みが発生してしまいます。

そうなってくると、システムのスムーズな導入は難しくなり、結果的に「現状のままでもなんとかなっているからそのままでいこう。」という結論となってしまうようなケースを多く伺ってきました。

そこで、私たちが、導入時にお伝えさせていただいていることは、「システムは魔法の杖ではない」ということです。ただ単に、便利なソフトを導入さえすれば、次の瞬間から業務が効率化・作業短縮するということはありません。

では、システムを導入する場合には、どのように進めていけばよいのでしょうか？

大切なことは「小さな便利体験をみんなで共有する」こと

まず、私たちがお伝えしていることは、「小さな便利体験をみんなで共有する」ということです。

全物件のデータを入力するのは、日々の業務もあるので、なかなか大変です。
だから、まずは、1〜3物件程度から、小さくスタートします。

例えば、リドックスでは物件情報や契約者情報を入力するだけでも、

・更新対応が必要な契約者を自動抽出する
・対応履歴をチームで共有出来る
・家賃の入金情報を管理できる

などを行うことが可能です。

そこで、実際に使ってみて、自分たちが便利だなと思った部分から徐々に、実際の業務フローにリドックスを活用できないか考えてみると、思ったよりも、導入時の現場の負担を軽減させることが可能です。
そうすることによって実際の操作を実感しているからこそ、ただパンフレットを読んだ情報を伝えるだけでなく、自分たちの言葉として、体験を共有することができ、より納得感をもって導入を進めていくことができます。

ここまでご説明してきた通り、システムの導入を失敗してしまう事例として、「一度に多くの大きなことをしようとしてしまう」というものがあります。そういった事態を避けるためにも、まずは負担が小さく始められるところからスタートして、その体験をチームで共有しながら、徐々に業務フローとシステムのすり合わせを行うことが、賃貸管理ソフトなどの業務用システム導入時の大切なポイントです。

まとめ

今回は、当社が運営しているクラウド型不動産賃貸管理ソフトReDocS(リドックス)を事例として説明させていただきましたが、これは「賃貸管理ソフト」のみで起こる現象ではありません。
「ポータルサイトと連動する募集用の不動産ソフト」「経理ソフト」「スケジュール管理ソフト」などなど、ありとあらゆるソフトやシステムの導入の際に同じようなことが言えると私たちは考えています。

システム開発会社としては、「〇〇を導入さえすれば大丈夫！」と声高々に言いたい部分はありますが、現状はそうではありません。システム導入によってドラスティックに業務フローを変えるよりも、すこしずつ日常の業務にシステムを取り入れて無理なく使っていくことが現場の負担が少ない形で導入を進めていくことができます。

不動産管理のソフトに限らず、何か新しく導入するとなった時は、こういったことを意識しながら進めていくと遠回りに見えて、案外スムーズに物事を進めていけることもあります。

この記事は「クラウド賃貸管理ソフトReDocS（リドックス）」が運営しています。
私たちは、「不動産管理ソフトを活用することで解決できる課題」だけでなく「不動産管理に関わる全ての悩み」を対象として様々なことをお伝えしていきます。