建物管理会社変更のご案内【日常管理業務で利用する書式・ひな形・テンプレート】

【作成時の注意点】

1.管理会社変更によって問い合わせ先が変更となる旨を明記。

賃貸マンションやアパートの建物管理会社が変更となった場合は、新しい不動産管理会社の名前と連絡先、いつから変更となるのかを明記する必要があります。
建物管理委託業務については、数ヶ月の解約予告期間によって変更の準備期間があると思います。
少なくとも、賃貸管理会社変更の１ヶ月前には入居者に通知が行き渡るように案内を進めていくことが必要となります。

2.家賃の振込口座が変わる場合は、口座と変更時期を明記。

物件の管理会社が家賃の回収を代行している場合、管理会社の変更に伴って毎月の家賃の振込口座も変更となります。
「何月の家賃分から変更となるのか」「新しい振込先はどこか」を明記して、旧管理会社の賃料口座に間違って振り込まないように案内を進めていくことが大切です。
また、前の管理会社が口座振替などを実施している場合などは、自動引き落としから銀行振込と家賃の支払い方法が変わるため、振込の必要があることを入居者へ周知徹底する必要があります。

3.案内文の貼り紙やポスティングだけでなく、個別に連絡も。

物件の規模や入居者属性などによっては、案内文を掲示するだけでなく、個別に「管理会社が変更となること」「家賃口座が変更となること」「銀行振込が必要となること」などの建物管理会社変更に伴う注意事項を電話などで連絡することも大切となってきます。
数百戸もの入居者がいるマンションやアパートなどではなかなか対応が難しいですが、入居者とコミュニケーションを取っておくことは、今後の賃貸管理を円滑に進めていく上でも大切な要素となるため、できる限り個別にアプローチしていくことが望ましいと言えます。