宛名ラベル【日常管理業務で利用する書式・ひな形・テンプレート】

宛名ラベルとは、契約者やオーナーなど一斉に送付物を作成したいときに利用します。住所録などから差し込み印刷などで利用されるシーンが見られます。

宛名ラベル

ハガキ(葉書)や封筒で郵便物を送付する際に宛名ラベルを作成すると、毎回手書きする必要がなく貼り付けるだけなので不動産管理業務の作業時間を短縮することができます。

【作成時の注意点】

1.毎回手書きで送付先を書いているのは時間の無駄です。

オーナーへ毎月の送金精算明細を送付する際や、マンションやアパートの契約者に何か郵送物を送る際に、住所を毎回手書きしているのは作業時間が大きくかかってしまいます。
ソフトやシステムなどに登録している契約者やオーナーの情報(住所録)などから宛名のラベルを作成できるようにすると、送付作業のスピードが大きく改善されます。
また、手書きによる書き損じなども減るため、賃貸管理の件数が多くなってきているのであればラベル印刷などが効果的になってきます。

2.リドックスを使えば難しい操作は不要

宛名ラベルの作成にはワードやエクセルでの「差し込み印刷機能」の操作などが必要となるため、意外とその操作方法をマスターするにはある程度の経験が必要となります。
その点、不動産管理ソフトやシステムを活用するとシステムが自動的にラベルの作成まで行なってくれるのでワンタッチで作成可能となります。

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書式名 書式の内容の説明
ゴミの出し方注意 マンションやアパートにおけるごみの分別やゴミ出しのルールを守ってもらうように注意喚起する案内文です。
ごみの出し方は、管理物件のみならず近隣の住民との関係もあるため、入居者にはきちんとルールやマナーを守ってもらうように働きかける必要があります。
生活騒音に関する注意 テレビや音楽、足音の騒音やそれらに伴う振動などの生活騒音についての注意喚起を促す書式です。
また、騒音に関するクレーム来た場合は速やかに状況確認を行いスムーズに対応することが必要となってきます。
設備機器工事交換のご案内 建物における設備機器の点検や交換工事を行う旨を案内する書類です。
停電や断水など、入居者へ一時的にでも影響がある場合は事前に必ず各入居者へ案内を行い工事に対して理解・認識を持ってもらう必要があります。
集合郵便ポスト散乱に関する注意 共用部に設置されている集合郵便ポストの美観維持の協力を促す書類です。
入居者の協力を案内するとともに、不動産管理会社側でも近くにゴミ箱を設置するなどで入居者が対応しやすいようにしていくことも大切です。
共用部の私物放置の注意 共用廊下や非常階段、エントランスなどへの私物放置に関する注意案内です。
共用部は避難経路として設計されている場合があるため、私物放置が発覚した段階で、できるだけ速やかに対応することが求められます。
放置自転車処分に関する注意 無断駐輪している放置自転車の処分や撤去に関する通知を行う書式です。
不法な放置自転車であったとしても貸主や不動産管理会社が勝手に撤去や処分をしてしまうと、後からその自転車の所有者からクレームを受け、トラブルに発展してしまう可能性があるため、対応には注意が必要です。
ペット無断飼育への注意 ペット飼育不可の賃貸物件にもかかわらず、無断でペットを飼育している入居者へ注意喚起を行う案内文の雛形です。
無断飼育が発覚した段階や対象者が特定できた段階などで貼り紙や電話対応を速やかに行っていく必要があります。
宅配ボックス利用に関する注意 共用部に設置されている宅配ボックスの長期未回収の荷物の回収を注意する書式です。
ひとりの入居者が宅配ボックスを占有してしまうと、他の入居者にも影響を与えるため、宅配ボックスは数日で回収するように意識づける必要があります。
一時停電に関するご案内 建物の一時的な停電が発生する旨の案内文です。
住居用賃貸物件・事業用賃貸物件問わず、電力の供給は入居者に対して大きな影響を与える作業となるため、停電作業の実施についてはあらかじめ理解と認識を持ってもらう必要があります。
空き巣事件に関する注意案内 空き巣事件の発生と防犯に関する注意喚起を促す書式です。
事件が発生してしまった場合は、事実状況をはっきりさせて、いたずらに入居者の不安を煽らないように対応することも不動産管理会社の対応として大切となってきます。
不審者出没の注意 管理物件の周辺に不審者の出没を入居者へ注意喚起する案内です。
注意案内によって、自身の防犯状況を見直してもらうよう掲示板などに対応を進めていくことが必要となります。
法定点検実施のご案内 法律で定められている消防設備の点検作業を実施する旨を通知する書式です。
案内文では、「作業日時」「部屋への入室があること」「不在時でも入室すること」などを明記して入居者へ案内する必要があります。
断水工事実施のご案内 マンションやアパートなどで貯水槽の点検や水道管の点検・清掃作業に伴い、断水となる旨を連絡する書式です。
日常生活において、水道を利用するシーンは非常に多いため、断水工事の案内については認知度を高めるため赤字を使うなどの工夫をすることも必要となる場合もあります。
建物管理会社変更のご案内 賃貸物件の建物の管理会社の変更を案内するひな形・テンプレートです。
賃貸管理会社の変更に伴って、家賃の振込先口座の変更などがある場合は、遅くとも管理会社が変更となる1か月前には案内を行うことが望ましいと言えます。
所有者変更に関する承諾書
(承継同意書)
賃貸人(貸主)が変更することに伴って、その変更について入居者から同意を確認するための書類です。
債権債務(敷金返還義務や家賃の支払い義務など)が新所有者へ承継される旨をなどを記載して、旧所有者・新所有者・契約者の三者が署名捺印の上、保管します。
入居者アンケート 賃貸マンションやアパートの入居者へのアンケート調査実施時に送る書類です。
入居動機をヒアリングして募集条件の設定に役立てたり、オーナーへの提案にも活用できます。
貸室不在届 管理しているマンションやアパートの借主が長期(1ヶ月以上)にわたって、貸室を不在にする場合に、事前に報告をしてもらう書類です。
宛名ラベル ハガキ(葉書)や封筒で郵便物を送付する際に宛名ラベルを作成すると、毎回手書きする必要がなく貼り付けるだけなので不動産管理業務の作業時間を短縮することができます。

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