クラウド型の賃貸管理ソフトだから店舗・支社間の情報共有も簡単

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同じ社内での状況共有は問題ないけど、他の拠点となると・・・

同じ会社であっても、営業している場所や地域が離れていると、
どのような賃貸管理業務を行っているのかをお互いに共有することが難しいケースがあります。
クラウド型の賃貸管理ソフトReDocS(リドックス)なら複数拠点での情報共有についての課題を解決するができます。

同じ会社なのに、物件の担当者しかわからないってどういうこと！？

これは、ある不動産管理会社様に賃貸管理についての相談を受けた時に伺った内容です。休日当番の社員が管理物件の入居者からの電話を受けたところから話は始まります。

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Aさん：「XXXX不動産管理会社です。」

入居者さん：「○○マンションの△△ですけれども、■■の件がどうなったか教えていただきたいのですが、わかる方いますか？」

Aさん：「申し訳ありません。本日はわかるものが社内におりませんので、担当者から折り返しお電話させていただきます。」

入居者さん：「わかりました。ではご連絡お待ちしています。」

ーーー管理物件の担当者に内容をメールして、1時間後、、、

入居者さん：「まだ、担当者の人からかかってこないんですが、わかる方はいないんですか？」

Aさん：「大変申し訳ありません。再度、担当者に連絡を取りまして、、、」

入居者さん：「同じ会社なのに、どうしてわかる人が誰もいないんだよ。どういった管理体制なんだ。」

Aさん：「申し訳ありません。早急に折り返すよう担当者に連絡を取ってみますので、、、」

入居者さん：「もういいよ。あなたじゃ話にならないので、担当者から早く折り返すように伝えてください。」

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伝わりやすいように内容は若干脚色していますが、大体の流れはこのような形でした。この会社は複数拠点構えている不動産管理会社で土曜日や日曜日は支店の電話は全て本店に転送するという形で対応する体制で休日対応を行っていました。

この話に出てくる"○○マンション"は支店で賃貸管理を行っているマンションで、休日当番をしていた本店の社員はどのような管理状況なのかが全く情報を持っていませんでした。また、進捗についても地方にある支店のサーバーにアクセスすることができないため、本店側からは進捗や状況を確認したくてもできないような状況となっていました。

しかし、マンションの入居者からするとそんな状況は知らないことでもあり、関係もない話なので、「同じ会社なのに情報を共有できていないなんて、どんな管理会社なんだ」とお怒りになってしまうのもわからなくもない。こういった状況をなんとか解決したいという相談を受けました。

インターネットに繋がってさえいれば、賃貸管理情報を簡単に共有することができます。

クラウド型賃貸管理ソフトのリドックスなら、こういった複数拠点間での情報共有において起こりうる課題を解決することができます。上述の不動産管理会社様の場合、入居者個別の対応については担当者がエクセルなどで自分（自分のチーム内）だけでわかるような形で情報が管理されていました。そのため、担当者やその管理チーム以外の人はその物件のことや入居者対応などの進捗状況などの必要な情報を共有することができておらず、「管理物件の担当者しかわからない」ことがどんどん増えてしまっていました。

この課題について、リドックスの「入居者対応履歴機能」を活用することで情報の共有を行うことができます。担当者が対応したことや留意点をリドックスに登録さえしておけば、社内の他の担当者もその内容を確認することができます。リドックスはクラウド型の賃貸管理ソフトなので、対応履歴情報はインターネット環境さえあればどこからでもアクセスすることができます。そのため、他の拠点のサーバーに格納されているから本店などからは全く情報にアクセスできないといったことを解決します。

また、ここで登録した入居者対応履歴については、社内共有やオーナー報告の際に活用するマンスリーレポート（月報）に連動して出力することができるため、登録した内容を再度報告用に打ちなおすという作業の重複を減らすことができます。

エクセル（Excel）やインストール型の賃貸管理ソフトの場合、同じ社内での情報共有には対応することができますが、他の店舗や支店と賃貸管理情報を共有することが難しい場合があります。もし、他拠点間での管理情報の共有にお悩みの場合は、クラウド型の賃貸管理ソフトReDocS（リドックス）をお試ししてみてはいかがでしょうか？