紙から、何度も入力
FAX→Excel→契約書
FAXやメールで届いた申込書をExcelやシステムへ転記。氏名・住所・勤務先・契約条件を、一覧や契約書、重要事項説明書へ繰り返し入力します。
入力するほど、確認と修正も増える。ReDocSの申込・契約締結業務
申込情報が、
そのまま契約になり、
そのまま残る。
Web申込、契約書類作成、電子契約、クラウドストレージ。
申込から契約完了まで、情報を一度も途切れさせない。
WEB APPLICATION
入居申込入居者が入力送信する
同じデータが流れる
01申込情報契約者データ再入力なし
02DOCUMENTS契約書・重説登録情報を反映
03E-SIGN電子契約署名状況を確認
04STORAGE契約者フォルダ締結書類を保管
ONE APPLICATION DATA入力は一度。
活用は契約完了まで。
01Web申込本人が入力
02書類作成データを反映
03電子契約オンライン締結
04自動保管契約者に紐づく
THREE DISCONNECTIONS
契約業務が重いのは、
工程のたびに情報が途切れるから。
紙が、人の間を往復
管理会社→借主→貸主→借主
印刷・製本した契約書を何度も送付。記入漏れや押印不備が見つかれば、返送・修正・再送の二度手間、三度手間になります。
いま誰の手元にあるか、すぐ分からない。完了後に、手作業で保管
契約書免許証収入証明?
締結済み契約書と審査書類を共有フォルダへ移し、紙はファイリング。保存場所やファイル名の精度が担当者によって変わります。
「保存した人」に聞かないと探せない。ReDocSがつなぐのは、4つの機能ではありません。
ひとつの申込情報を、
契約完了まで使い続けられる業務です。
入力書類署名保管
CHAPTER 01 / WEB APPLICATION
入居者が入力した情報を、
もう一度、打ち直さない。
ReDocSのWeb申込なら、入居希望者がスマートフォンから入力した申込内容を、そのまま申込情報として受け取れます。
- 申込者・連帯保証人情報入力内容をReDocSへ連動
- 免許証・収入証明などPDF・画像データも受け取り
- 契約者情報への登録申込情報を後工程へ活用
紙を見ながら入力する仕事から、届いたデータを確認する仕事へ。
Web申込の操作資料を見る →入居申込フォーム
→
免許証収入証明
申込情報を送信NEW
新規申込物件・部屋・申込者
確認するDATA
申込者情報入力内容を連動済み
✓FILE
審査書類契約者に紐づけて保存
✓CONTRACT DATA契約者・物件・賃貸条件
→
WORD賃貸借契約書
EXCEL重要事項説明書
ONE CLICK登録データを各書類へ反映
CHAPTER 02 / DOCUMENTS
一覧にも、契約書にも、重説にも。
同じ内容を入力しない。
物件・契約者・賃貸条件の登録データを使って、賃貸借契約書や重要事項説明書など、契約に必要な書類を出力できます。
※出力された書類は、該当契約への適合性を確認・調整のうえご利用ください。書式の種類や出力形式には条件があります。
CHAPTER 03 / ELECTRONIC CONTRACT
契約書を往復させず、
契約の現在地を見える化。
契約書PDFを登録し、署名者を順番に設定して送信。誰が署名済みで、いま誰の対応待ちなのかをReDocS上で確認できます。
SIGNING JOURNEY
- 01管理会社送信・署名完了✓
- 02借主署名完了✓
- 03貸主署名依頼を送信済み対応待ち
いま止まっている場所
貸主の署名待ち送付先・送信日時・署名状況を確認最終署名前なら、必要な相手へ再送できますNO PRINT印刷・製本なし紙を準備しない
NO POST郵送の往復なしオンラインで順番に署名
VISIBLE進捗がすぐ分かる担当者の記憶に頼らない
※電子契約の送信にはポイントが必要です。現在は1回の電子契約につきPDF 1ファイルです。再送できる条件があります。
契約者フォルダ山田 太郎 様吉祥寺レジデンス 203号室
- APP
入居申込書Web申込から
✓ - ID
本人確認書類申込時に回収
✓ - PDF
締結済み契約書電子契約から自動保存
✓ - PDF
契約締結証明書電子契約から自動保存
✓
COMPLETE契約完了時に
必要書類がそろう
必要書類がそろう
CHAPTER 04 / CLOUD STORAGE
締結したあとに、
保存場所を考えない。
電子契約で締結した署名済み契約書と契約締結証明書は、契約者のクラウドストレージへ保存。Web申込で受け取った審査書類も、契約者に紐づけた状態で確認できます。
- 締結済み書類を契約者フォルダへ自動保存
- 審査書類と契約書を同じ契約者から確認
- 社内共有フォルダへの手作業を減らす
- 担当者による保管品質のばらつきを減らす
ファイルを「丁寧に保存できる人」に頼らず、業務の流れの中で残る仕組みへ。
クラウドストレージを詳しく見る →※クラウドストレージはオプションサービスです。Web申込から受け取れるファイル形式や保存容量などに条件があります。
BEFORE / AFTER
4つの分断をつなぐと、
申込から契約までが一気通貫になる。
業務これまでReDocS
申込受付
紙・FAX・メールの内容を手入力
本人が入力したWeb申込を活用
書類作成
一覧・契約書・重説へ繰り返し入力
登録データから契約書類を出力
契約締結
製本し、借主・貸主の間を郵送
電子契約で署名順と進捗を確認
催促
誰の手元か確認して個別に連絡
署名状況から対象者へ再送
書類保管
共有フォルダと紙ファイルへ手作業
契約者に紐づけてクラウドへ保存
INPUT入力は一度
STATUS現在地が見える
FILES完了時に書類が残る
ONE CONNECTED CONTRACT FLOW
Web申込から契約締結・保管まで。
契約情報を、途中で置き去りにしない。
01入居者が入力申込・審査書類
→02書類へ反映契約書・重要事項説明書
→03オンライン締結署名・進捗・再送
→04契約者へ保管締結済み書類・証明書
FOR YOUR TEAM
こんな契約業務を、
変えたい管理会社へ。
- 紙の申込書を見ながらExcelやシステムへ入力している
- 契約書や重要事項説明書へ同じ内容を何度も入力している
- 契約書が誰の手元にあるか担当者しか分からない
- 記入・押印不備のたびに書類を再送している
- 審査書類と締結済み契約書の保存場所が分かれている
REAL STORY
株式会社アメニティパートナーズ 様契約書をすぐ用意できるスピードが、
社外からも評価された事例。
部屋情報や契約内容を一度登録し、その内容を反映した契約書を出力。必要な契約書類をすぐ用意できる運用へ変わった導入事例です。
導入事例を読む →“契約書や重要事項説明書を
ワンタッチで作成登録した情報を契約書類へ活用
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