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お問い合わせinfo@...
写真を送ります担当者宛
Re: 修繕の件どの物件？
写真がメールに埋もれる
入居者から届いた現況写真が、代表メールや担当者の受信箱へ。数か月後に見返そうとしても、どのメールか分かりません。
ReDocSの入居者対応・現場業務
その対応を、
担当者の受信箱から
チームの仕事へ。
入居者からの連絡も、工事も、法定点検も。
「いま何が起きていて、次に誰が動くか」が分かる現場へ。
LIVE / 突発対応
PHOTO
窓ガラスが割れた入居者から写真が届きました
新着NOTICE
騒音注意を配信対象物件へ一斉通知
送信PLANNED / 予定業務
CHECK
消防設備点検開始予定まで7日
今週TASK
工事発注プロジェクト3 / 6 タスク完了
進行中TEAM VIEW
受受付状況を受け取る
→管管理担当・次の対応
→現現場完了まで記録
ONE TEAM, ONE STATUS誰かの記憶ではなく、
同じ状況を見て動く。
01受け取るメッセージ・写真
02共有する対応履歴
03進めるタスク・担当
04知らせる一斉通知
WORK GETS LOST HERE
現場対応が止まるのは、
情報が人とツールの間に埋もれるから。
工事のお知らせ掲示板へ貼りに行く
通知のためだけに現地へ行く
工事や騒音注意の張り紙をするため、会社から離れた物件へ移動。掲示しても、全員が見たかは分かりません。
担
過去のクレーム業者との約束次の対応
不在担当者しか経緯を知らない
入居者から電話が来ても担当者が不在なら折り返し。「同じ会社なのに分からないの？」という二次クレームにつながります。
消防点検EV点検修繕工事清掃更新会議画面が予定でいっぱい
法定点検が予定表に埋もれる
個人予定と物件業務を一緒に管理すると、共有カレンダーが過密に。誰がどの手順まで進めるかも残りません。
ReDocSが目指すのは、問い合わせを早く返すことだけではありません。
突発的な「いま困っている」と、
予定された「必ずやる」を、同じチームで完了させる。
LIVE RESPONSETEAM OPERATIONSPLANNED WORK
CHANNEL 02 / ONE-TO-MANY
張り紙をしに行く前に、
対象物件へ一斉通知。
工事、法定点検、断水、騒音注意。物件を選び、一度の操作で対象入居者へ案内できます。遠い物件へ通知のためだけに移動する負担を減らせます。
一斉通知を作成
→青山レジデンス
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12世帯へ配信マイページ未登録者には登録メールアドレスへ通知工事のお知らせ消防設備点検断水・停電案内騒音・生活ルール滞納者への案内
※入居者マイページはオプションです。マイページ未登録の入居者には、ReDocSに登録されたメールアドレスへ一斉通知を送付できます。
RESPONSE HISTORY対応履歴
未完了3件
すべて未完了クレーム修繕・工事
未
窓ガラス破損青山レジデンス 203 / 山田様
業者回答待ち担当：佐藤未
上階の騒音について代々木ハイツ 102 / 鈴木様
経過観察担当：田中済
給湯器交換青山レジデンス 305 / 高橋様
完了写真・請求書ありTEAM MEMORY / RESPONSE HISTORY
「担当者に聞かないと分からない」を、
対応履歴で終わらせる。
クレームや修繕工事を契約者・部屋・共用部に紐づけ、発生から完了まで記録。未完了の案件は一覧で確認し、過去のやり取りや写真も検索できます。
担当者が不在でも
入居者「前回の修理、その後どうなっていますか？」
→別のスタッフ履歴を見て、その場で状況を案内
- 未完了の対応をホーム画面から把握
- 過去のクレーム・工事・約束を検索
- 写真や関連ファイルを履歴へ保存
- 担当交代後も同じ経緯を確認
対応履歴は、単なるメモではなく、会社全体で使える現場ノウハウ。
対応履歴機能を詳しく見る →PLANNED OPERATIONS
法定点検や定期工事を、
カレンダーの予定で終わらせない。
- ✓
点検業者へ見積依頼完了：9月2日
- ✓
実施日を確定完了：9月5日
- ✓
オーナーへ報告完了：9月7日
- 4
入居者へ一斉通知担当：佐藤
- 5
当日の入室管理未着手
- 6
報告書を保存・完了未着手
HANDOVER担当が変わっても手順が残る次に行うタスクを見て進められる
REMINDER予定日が近づくとメール今週・来週の業務を担当者へ通知
OVERDUE未着手のままなら再通知期限超過プロジェクトとして把握
※通知対象は、開始予定日と開始日の登録内容から判定されます。今週・来週に開始予定のプロジェクトと、開始予定日を過ぎても未着手のプロジェクトが担当者別にメール通知されます。
SELF SERVICE / DOCUMENT ROOM
よく使う資料は、
問い合わせが来る前に渡しておく。
入居のしおり、ゴミ出しルール、各種申請書などを資料室へ掲載。入居者が必要なときに自分で確認・ダウンロードできます。
PDF入居のしおりいつでもダウンロード↓
PDFゴミ出しルール物件ごとの案内↓
DOC各種申請書必要な書式を掲載↓
BEFORE / AFTER
現場対応を、
個人の連絡からチームの運用へ。
場面これまでReDocS
問い合わせ
代表メールや担当者メールに埋もれる
契約者との専用メッセージで写真も確認
物件への案内
張り紙のために現地へ移動
対象物件の入居者へ一斉通知
対応状況
担当者へ聞かないと分からない
未完了一覧と対応履歴を全員で確認
法定点検
共有カレンダーと個人の記憶で管理
定期プロジェクトとタスクで手順を管理
引き継ぎ
前任者から口頭で説明
履歴とタスクを見て次の対応へ
REAL STORY
株式会社おおはら村 様過去の対応をすぐ検索。
全員が現状を把握し、属人化から脱却。
クレームや修繕の履歴をReDocSへ残し、過去の対応を簡単に検索。入居者からの問い合わせにも素早く回答できるようになった導入事例です。
導入事例を読む →TEAM RESPONSE担当者がいなくても、
会社として答えられる。履歴が対応品質を支える
会社として答えられる。履歴が対応品質を支える
FOR YOUR TEAM
こんな現場対応を、
チームの仕事にしたい会社へ。
- 問い合わせ写真が担当者のメールに埋もれている
- 工事や注意喚起のたびに現地へ張り紙に行っている
- 入居者対応の経緯を担当者しか把握していない
- 未完了のクレーム・修繕案件を一覧化できていない
- 法定点検や定期工事をカレンダーだけで管理している
- 担当交代のたびに業務手順を引き継ぎ直している
