【導入事例】エクセルでバラバラの情報を一元化したことでミスや漏れの防止につながっています。

賃貸管理情報を一元化して管理することが、自分たちの行いたいサービスの実現につながっています。

さいたま市岩槻区を中心に上尾市、蓮田市、伊奈町などで一戸建てに特化した賃貸事業を行う。
2024年春から戸建住宅を利用してグループホームの運営も開始予定。

最初はエクセルでもできると思っていましたが、意外とエクセルでは難しいなと感じる部分も多くありました。

当社は個人事業主として10年ほど前から戸建のみの賃貸業を営んでいます。
賃貸管理業をスタートした当初は、20戸前後の入金管理、更新管理、入退去の管理であればエクセルで一覧を作ったりして運用すれば管理できるだろうと思い、特に賃貸管理ソフトの導入などは考えずにスタートしました。

ただ、実際にエクセルでの賃貸管理をスタートしてみると、滞納者の確認をパッとできなかったり、更新の時期を見逃してしまったりすることが起こってしまったりといったミスや漏れなどが起きてうまくいかない部分が起こり始めました。

そういったミスや漏れが起きてしまう原因を考えてみると、「頻繁に内容の更新、確認をする物件管理のエクセル」と「たまにしか確認したい更新管理のエクセル」などが存在していたからだと思います。
いくつものファイルがあることで、本来ならクレーム管理のファイルに入力しないといなけない内容を物件管理のファイルに入力してしまっていて、「あの時、エクセルに書いておいたはずだけど、、、」と必要な情報に辿り着くのにも一苦労だった経験もあります。
そういった経緯もあり、パッとほしい情報が確認したいタイミングで簡単にアクセスできるようにしたいと思い、ソフトの導入を検討し始めました。

当社には管理戸数が何百戸もある会社が使っているような、大それた賃貸管理ソフトは必要ないので、シンプルで使いやすい賃貸管理ソフトを導入したいと思っていました。
管理会社向けのソフト以外にも、個人の大家専用のソフトも調べてみましたが、価格が安い分機能もそこまで充実しておらず、これじゃ導入してみてもそこまで変わらないかなと思い検討から除外したことを覚えています。

私も宅建業の免許はもっているので、いずれはそちらに登録して、他のマンションやアパートのオーナー様から賃貸管理業務を委託されたときにも対応できるソフトがいいと思っていました。
そんなとき、インターネットで「リドックス」を見つけて、月額料金も手の届く範囲で、賃貸管理に必要な機能は一通り揃っていそう！と思いました。

賃貸管理ソフトを導入したことで、重要な情報の見落としや漏れがなくなりました。

リドックスでは、ホーム画面を開くだけで更新を迎える契約者や滞納している契約者など直近で対応しないといけない案件がパッと何件あるのか確認できるのが便利で助かっています。

例えば、更新対応が必要な契約者や期日までの入金がない契約者（家賃滞納者）をリドックスが自動で抽出してくれるので、エクセルで管理していたときは見逃してしまっていたことにも、漏れなくスムーズに対応できるようになりました。
自分が作ったエクセルだとこの自動抽出の部分がうまくいかず、情報が散乱してしまっていたので、この対応案件が一目でわかる機能に満足しています。

あとは、周囲の音がうるさい・気になるなど契約者の気持ちや心情が関わる内容のクレームについては、対応はしたが相手側が納得しているか判断が難しい場合はあえて対応履歴を未完了のままにして登録しています。
そうすることでホーム画面の対応未完了の一覧からすぐに情報に辿り着くので、自分たちが納得のいくまでは画面上に残しておけるのでこの機能は重宝しています。

戸建賃貸の場合、一般的な賃貸物件とは違い、一度入居者が決まると10年とか長く居住していただけることが多いです。
その分、入居者様からの問い合わせの件数も多くなり、どのような対応をしたのか、設備は交換したのか、次回発生時のお約束事項など過去の対応履歴は一般的なアパートやマンションの賃貸管理よりも重要だと考えています。
そういった過去の情報をしっかり踏まえて対応することで、入居者様からもご満足いただけるサービスを提供できていると思います。

今は、１日１回、リドックスにログインしてホーム画面の対応案件を確認して、管理物件の現状や対応すべきことを把握することに努めています。
エクセルで賃貸管理をしていた時に比べて「お客様にどのように対応しようか」と考える時間が大幅に増えたと実感しています。
それはバラバラだった情報を一纏めに一元管理することで、必要な情報に簡単に辿り着くようになったおかげだと思っています。

リドックスからオフィスアポリア様へ

いつもリドックスをご利用頂きましてありがとうございます！
どうしてもエクセルでは複数ファイルにまたがって情報を管理することが難しいかなと私も考えています。
そういった中でシステムを導入して、情報を一元管理することでより良い賃貸管理サービスのご提供のお手伝いができていることに嬉しく思います。
これからもリドックスは、使い勝手の良い、ちょうど良い賃貸管理ソフトとしてサービスの向上に努めてまいります。