管理戸数6戸でもエクセルではなく賃貸管理ソフトを選んだ理由

管理戸数6戸でもエクセルではなく賃貸管理ソフトを選んだ理由

6戸であれば、エクセルでも賃貸管理はできます。
それでもアイスカイ不動産合同会社様がリドックスを導入したのは、「管理できるか」ではなく「そこに自分の時間を使うべきか」で考えたからでした。

岩手県盛岡市で不動産の売買・賃貸・管理を手がけるアイスカイ不動産同会社様。
工藤様が一人で業務を担う同社では、新たに6戸の賃貸管理を始める段階から、リドックスを導入しました。

一人でできることには、どうしても限りがあります。
賃貸管理業務の手間をできるだけ減らし、売買をはじめとする自社の主力業務に時間を使える体制を整えるためです。

少ない戸数の賃貸管理にソフトは必要なのか。
エクセルのままでもよいのではないか。
小規模な不動産会社が抱きやすい疑問に対し、工藤様が6戸の段階からシステム化を選んだ理由を伺いました。

6戸ならエクセルでも回ります それでもソフトを入れる理由がありました

正直なところ、6戸の管理であれば、エクセルに情報を入力し、自分で予定を確認する方法でも対応できます。
工藤様が問題にしたのは、エクセルで管理できるかどうかではありません。
その作業に、自分の時間を使い続けるべきかという点でした。

「6戸なので、エクセルでも全然回せると思います。
でも、一人でやっているからこそ、そこに時間を使っていてはいけないと考えました」

エクセルは、入力した情報を保管することはできても、必要な情報を自分で入力しなければならず、契約更新などの対応時期を自動で知らせてくれるわけではありません。

戸数が少ないうちは一つひとつの作業が大きな負担に見えなくても、手入力、確認、予定の記憶に使う時間は積み重なります。
管理できているからエクセルを使い続けるのではなく、少ない戸数のうちから手作業を減らす。
その判断から、管理開始の段階で賃貸管理ソフトを導入しました。

一人の時間は売上を作る主力業務に使いたいと考えました

工藤様が賃貸管理ソフトを検討した一番の理由は、「一人でやっているので、できる限り賃貸管理に関する手間を減らしたい」というものでした。

一人で事業を運営していると、管理業務に時間を使った分だけ、営業活動やお客様対応、売買仲介などに使える時間が減ります。
業務の中には、物件写真の撮影をはじめ、システムだけでは完結しない仕事もあります。

「一人だから、できることには限りがあります。
できるだけ賃貸管理の手間を減らして、自社の主力業務に力を入れられる体制を作らないといけません」

入力や確認など、ソフトに任せられる作業はできるだけ仕組み化する。
管理戸数が少ない会社ほど、限られた一人の時間を売上や事業の成長につながる業務へ振り向ける必要があると考えています。

更新時期の確認を自分の記憶ではなく仕組みに任せました

ソフトを選ぶうえで、特に必要だと考えたのが、契約更新などの時期を自動で知らせる機能です。

以前に勤めていた不動産会社では5人ほどの体制で仕事をしていたため、誰かが対応時期に気づき、書類も複数人で確認できました。
一方、現在のように一人で管理する場合は、自分で予定を把握し続けなければなりません。

これまで更新対応が遅れたことはありませんが、忙しい時期には途中で思い出して慌てることがあったといいます。
必要なタイミングで通知を受け取れれば、抜け漏れを防ぐだけでなく、予定を覚え続ける負担も減らせます。

一人だからこそ、自分の注意力だけに頼らない。
更新管理を仕組みに任せることが、安心して主力業務に集中するための条件でした。

月額2,980円からの費用は自分の時間を買うための投資です

事業を立ち上げた直後は、毎月の固定費をできるだけ抑えたいものです。
工藤様も、ソフトを探す際は月額1万円以内を希望していました。

その一方で、一人で事業を動かす経営者にとって、自分の1時間は、そのまま会社の売上を生むための時間でもあります。
月額2,980円からの費用を惜しんで、手入力や予定の確認に時間を使い続ければ、結果としてそれ以上の機会を失う可能性があります。

「月々2,980円からの投資です。
自分の時給を考えたら、ここを惜しんで時間や手間を無駄にするわけにはいかないと思いました」

リドックスの利用料は、単なる固定費ではなく、管理の手間を減らして主力業務へ時間を戻すための投資です。
自分の時間を時給に置き換えて考えると、管理作業を仕組み化しない方が高くつく。
この考え方が、小規模の段階でも賃貸管理ソフトを導入する理由になりました。

無料お試しで導入に時間をかけず使えることを確認しました

効率化のために導入するソフトでも、覚えるまでに時間がかかれば、一人の会社には新たな負担になります。
そのため、機能だけでなく、すぐに使い始められることも重要でした。

リドックスを知ったきっかけは、インターネットで管理に必要な帳票などを探していたことです。
無料で試せると知り、「実際にやってみないと分からない」と考えてお試しを始めました。

実際使ってみると、図やイラストで情報が整理され、画面上では部屋が階ごとに並びます。（スタッキングプラン）
取扱説明書を細かく確認しなくても、次に何をすればよいかをつかみやすい画面でした。

「最初に使いやすいと思いました。説明書を見なくても、感覚的に進められます」と、工藤様は話します。
導入後すぐに使える分かりやすさも、一人で運営する会社にとって大切な選定条件です。

小規模な会社ほど早い段階で管理を仕組み化する必要があります

管理戸数が少ないうちは、エクセルでも業務を回せます。
しかし、戸数が増えてから管理方法を切り替えると、蓄積した情報の移行や業務手順の変更が必要になります。

6戸の段階から管理方法を整えておけば、戸数が増えても同じ流れで業務を進められます。
視覚的に分かりやすい画面であれば、将来、担当者が増えたときの引き継ぎにも活用できます。

工藤様はリドックスについて「どのような規模の会社でも、便利に使えそうな感じがしています」と話してくれました。
一人でできることが限られる小規模な会社こそ、手作業を減らし、限られた時間を強みのある業務へ集中させる必要があると感じています。

「まだ6戸だからエクセルで十分」ではなく、「6戸の今だから無理なく仕組み化できる」。
小規模な不動産会社が限られた人数で事業を伸ばしていくための選択として、賃貸管理ソフトを活用する意味があります。

リドックスからアイスカイ不動産合同会社様へ

このたびはリドックスをお選びいただき、ありがとうございます。
無料お試しの段階から実際の操作を確かめていただき、シンプルで使いやすい点を評価いただき、賃貸管理事業のスタートの段階から導入いただけたことを嬉しく思います。
一人で行う管理の手間を減らし、主力業務や今後の事業拡大に集中できる体制づくりを、引き続きサポートしてまいります。

アイスカイ不動産合同会社 会社概要