点検・工事案内 配布管理表（Excel）

このツールでできること

建物単位の点検・工事案内について、対象住戸、掲示、投函、個別連絡、再通知の実施状況を管理します。

• 案内文は作成したが、掲示・投函・個別連絡の対象と実施日を確認できない
• 担当者ごとに記録項目や完了基準が異なり、対応品質に差が出る
• 関連する連絡・資料・写真が別々の場所に残り、経緯を追いにくい
• 次回対応日や確認期限が個人管理になり、未完了案件を見落とす

どのような場面で使うか

記載例・使い方

1. 案内番号、実施日時、対象範囲、問い合わせ先を確定します。
2. 掲示・投函・メール等の実施日を記録します。
3. 住戸別対応が必要な場合は配布記録へ展開します。
4. 実施後に未配布・問い合わせ・掲示撤去を確認します。

黄色のセルが入力欄、青色のセルが自動計算・判定欄です。各ブックの「使い方」シートにも運用手順を記載しています。

利用時の注意点

• 通知方法や期間に契約・法令上の要件がある場合は個別に確認してください。
• 緊急工事では安全確保を優先し、可能な範囲で速やかに周知してください。
• 個人情報や防犯情報を含む場合は、保存場所、閲覧権限、持ち出し方法を社内で定めてください。
• 自動判定は社内の進捗確認用です。契約・法令・技術・費用負担等の判断を代替しません。

関連する賃貸管理業務の解説

案内業務は「文面作成」と「届いた確認」を分ける

正しい案内文でも、対象住戸へ届かなければ実務は完了しません。チャネルごとの配布日と再通知を管理します。

建物全体の案内と、在宅・入室が必要な住戸別対応を分けると漏れを見つけやすくなります。

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