入居者一斉案内 配布・既読管理表（Excel）

このツールでできること

複数物件・対象者への一斉案内について、送信チャネル、到達、既読、未読再通知を管理します。

• 一斉送信した件数は分かるが、未達・未読・個別連絡が必要な対象を追えない
• 担当者ごとに記録項目や完了基準が異なり、対応品質に差が出る
• 関連する連絡・資料・写真が別々の場所に残り、経緯を追いにくい
• 次回対応日や確認期限が個人管理になり、未完了案件を見落とす

どのような場面で使うか

記載例・使い方

1. 案内の対象と完了基準を配信前に決めます。
2. メール、SMS、投函等の実績を記録します。
3. 対象者別記録で未達・未読・要個別連絡を確認します。
4. 再通知後に完了基準を満たしたか確認します。

黄色のセルが入力欄、青色のセルが自動計算・判定欄です。各ブックの「使い方」シートにも運用手順を記載しています。

利用時の注意点

• 既読は内容理解や同意を意味するものではありません。
• 一斉送信時に他の入居者の連絡先が表示されないよう注意してください。
• 個人情報や防犯情報を含む場合は、保存場所、閲覧権限、持ち出し方法を社内で定めてください。
• 自動判定は社内の進捗確認用です。契約・法令・技術・費用負担等の判断を代替しません。

関連する賃貸管理業務の解説

一斉案内は送信件数より「未到達」を管理する

重要な案内では、送信済みでも届いていない対象を把握する必要があります。

チャネル別の到達と再通知を記録し、重要度に応じて個別連絡へ切り替えます。

関連する他のお役立ちツール・書式

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• 空き巣事件に関する注意案内