リドックスで家賃管理業務の効率化と業務の属人化を防ぐ

今や私にとって、リドックスはなくてはならない存在です！

兵庫県 有限会社三愛住宅 / 有限会社ワタセ商店
兵庫県の三田市、神戸市北区の地元業者として、住まいに関するご相談や、土地・中古住宅などの不動産活用に関するご相談に、豊富な経験と情報でお応えしています。

ネットバンキング連動オプションを使わずに家賃管理をするとなるとゾッとします。

当社は、昭和55年創業以来、40年以上にわたり地域密着の不動産業者として、三田市、神戸市北区をメインエリアに、分譲住宅の施工・販売、土地・中古住宅の販売・仲介、土地活用、住宅や店舗の賃貸仲介を行なってまいりました。
その中で多くのオーナー様からマンションやアパート、駐車場の賃貸管理をお任せいただいています。

私が、当社へ入社した時、約200区画の賃貸管理を任されていました。その件数をどのように管理していたかというと、一部Excelで管理していたものもありましたが、メインの管理方法は、昔ながらのノートだったのです。
そのため一覧で入居者の管理ができているといった状況でありませんでした。

私の前職が設計・開発職でシステムによるデータ管理が当たり前だったこともあるとは思いますが「ノート管理では近い将来行き詰ってしまう！」と思ったのがきっかけで、ソフトを探し始めました。

数あるソフトの中からどのソフトを導入するべきか、選定基準としていたのは「家賃管理機能」として、どのような機能があるかを重視していました。
経理も担っている私にとっては、入金管理に費やす時間を減らさなければ、他の仕事の時間を捻出できないと思っていました。

というのも、当社の家賃回収は、持参される方がいたり、保証会社をご利用されたり、銀行振込、口座振替と様々な方法で対応しています。
そのため、持参された方の領収書をまとめたり、銀行関係のものは通帳記帳で確認したり、伝票書きの時間に多くの時間を取られていました。

リドックスには、リドックスとネットバンキングの連携を行い、振込名義と入金金額を引き当てることで自動的に家賃の消込を行ってくれるMTLINK連携ネットバンキングオプションサービスがあり、この機能が私の求めているものに1番マッチしました。これが決め手で、「リドックスにしよう！」となりました。
リドックスを導入して今年で4年目になりますが、今でもとても助かっている機能です。リドックスを導入せずに、昔ながらのやり方を続けていたらきっと私がパンクしていたでしょうね。

クラウド型であることのメリットを活かして、業務の属人化を防ぐことができるようになりました。

他にも、リドックスを導入したことで改善された点は「情報の社内共有」がスムーズになったところです。
先ほどお伝えした通り、当社はリドックスを導入する前はノートでの管理がメインだったため、情報は「ノートに記載されているもの」、「担当の記憶に保存されているもの」といった状況でした。

お問い合わせがあったときに、担当者が不在の場合、担当者以外誰もわからなかったり、調べる方法もノートをパラパラとめくって調べるため時間がかかってしまい、回答が翌日になってしまったりということもありました。
さらに担当者が退職してしまったら、情報が途切れてしまうというリスクもあり、このような状態では、オーナー様や入居者様に十分なサービスを提供し続けることが難しいのでは、と思っていました。

その点、現在ではリドックスにクレームの対応履歴や修繕の履歴を残していけますし、過去にどのような対応を行ったのかを簡単に検索できるので、お客様からのお問い合わせに対しても素早く回答ができ、スピード感がでてきました。
全員が現状をリアルタイムで把握できるようになり、属人化から脱却できたと思います。

この話も、属人化からの脱却にも繋がるところになるかもしれませんが、管理に必要な情報はリドックスに集約されているため、操作担当が変更になった場合も引継ぎの時間が短縮できると思いっています。

実際、当社のリドックスの操作は、導入時から操作をしている方と、操作歴半年の方に任せています。リドックスは、誰にでも使いやすくシンプルで簡単なソフトのため、初めてリドックスを触った担当も半年も経つと操作にも慣れてきています。

リドックスに水道料金のマスター登録をしているため、まずは水道料金の検針値の入力や家賃の入金登録から任せています。操作方法で不明なところが出てきた際は、社内で確認し合い解決できています。
最近は、リドックスのサポートチームに問い合わせをすることも減りましたが、今後社内で解決できないときは、サポートチームを頼ればいいと伝えているので、困ったことがあればサポートをお願いします。

リドックスから有限会社三愛住宅 / 有限会社ワタセ商店 様へ

いつもリドックスをご利用頂きましてありがとうございます！
ネットバンキングと連動した家賃の自動消し込みはリドックスの中でも特にご好評いただいている機能です。リドックスを活用いただいて作業時間の大幅短縮に貢献できて嬉しく思っています。
引き続き、より使いやすいソフトにできるよう努めてまいりますので、引き続き、どうぞ宜しくお願い致します！

有限会社三愛住宅 / 有限会社ワタセ商店 会社概要