400件を1人で管理!?ミスなく効率よく進めることが至上命題です

少ない人数で多くの管理戸数をミスなく管理できているのは、賃貸管理ソフト導入のメリットだと思います。

東京都 株式会社ジェイトラスト
顧客の未来、家族の将来、社会の明日と永続的に向き合う会社です。

管理物件の約98％が区分所有のオーナー様のマンションやアパートとなります。

当社は、不動産投資や不動産コンサルティングなどを通してオーナー様の資産の最大化できるよう、お客様一人ひとりに最適なサービスを提供しています。
その中で、不動産売買から購入物件の賃貸管理もお任せいただける機会も増え、現在では400区画前後のマンションやアパートを管理しています。また、管理物件の約98％が区分所有のオーナー様の管理物件ということは当社の一つの特徴であるとも言えます。

賃貸管理部門のバックオフィス業務の大半の部分は私一人でリドックスを活用しながら、営業チームと連携して業務を進めています。
400件という戸数の賃貸管理を一人でミスなく行えているのはリドックスをうまく活用できていることも大きいのかなと思います。

賃貸管理業務の抜けや漏れを削減でき、入金確認に費やす時間を短縮できていると実感しています。

私は、当社に転職する前も不動産業界で働いていましたが、以前勤めていた不動産管理会社ではExcelや紙ベースにして所謂「昔ながらの」賃貸管理業務を行なっていました。
契約者一覧・更新一覧・解約一覧・家賃入金一覧など、様々なエクセル何度も同じような内容を打ち込んだりして、どうしても非効率だなと感じていた部分は否めませんでした。

もし、当時の状況で、現在のように400件を1人で管理しなければならなかったとしたら、目が回るほど忙しく大変な日々を過ごしていたと思います。
時間に余裕がなくなり、とにかくスピードを重視してしまうことでミスが多くなったり、時間が足らず、長時間の残業が当たり前な毎日を過ごすことになっていたと思います。
そんな状況を想像すると、楽しく仕事に取り組むことなんてできず、きっと毎日イライラしちゃっていましたね。

現在ではリドックスを利用していることで、契約締結から更新、解約といった「契約管理」や毎月の家賃の「入金管理」、オーナー様への「送金精算」などを抜けや漏れがなくなり、業務の効率化を図ることができていると感じています。

リドックスを使っていてのメリットについて、具体的な例をあげると、「業務の抜けや漏れを削減できる」と「入金確認に費やす時間を短縮できる」の2つが挙げれられます。

まず1つ目は「業務の抜けや漏れを削減できる」点です。

現在、バックオフィスのメイン担当が1人のため、どんなに意識を高めたとしても、作業の抜けや漏れが発生してしまうリスクはあると思います。
その中で、リドックスを使っているとはログインした最初のホーム画面に「対応案件件数」が表示されるため、その抜け漏れのミスが防げていると思います。
更新や解約、家賃滞納、工事やクレーム対応などの現在対応しなければならないことが真っ先に表示されるので、忘れずに対応することができています。
また、個人的にですが、対応案件件数が多くなる前に件数を減らさないと！といったモチベーションにもなっているので、「更新未処理が0件」となっていると少し気持ちが上がりますね。

2つ目は、「入金確認に費やす時間を短縮できる」点です。

賃貸管理ソフトを導入する以前の入金確認方法は、ネットバンキングの明細を1つずつチェックをしながらExcelと照らし合わせていました。
管理件数が少ない場合は、この作業もやってはいけると思いますが件数が多くなったら気が遠くなる作業で、どんなに気をつけても長時間作業していればチェック漏れも出てきてしまいます。

現在、当社ではマネーツリー連携オプションを利用したことで入金確認作業の効率が格段にあがりましたと実感しています。
このオプション機能は、リドックスとネットバンキングの連携を行い、振込名義と入金金額を引き当てることで自動的に家賃の消込を行ってくれるもので、リドックスが引き当てを自動で行ってくれるため、以前の1つずつチェックを行っていた作業から解放されました。
ミスもなくなり、私が確認しないといけないものは、金額差異があった場合や、振込名義が不一致で引き当たらなかった契約者だけとなるので、入金確認作業の時間が短縮できています。

クラウド型賃貸管理ソフトReDocS(リドックス)にこれから期待していきたいこと。

現在は私1人で操作をしていますが、リドックスはシンプルで誰でも簡単に操作ができるソフトなので将来的には社内でも操作ができる担当を増やしていきたいと思っています。
まだまだリドックスの知らない便利な機能を使いこなせていないと思うので、サポートしてもらいながらさらに業務効率を高めていきたいです。

リドックスから株式会社ジェイトラスト 様へ

いつもリドックスをご利用頂きましてありがとうございます！
うまく貴社の賃貸管理業務の効率化に貢献できていることが嬉しく思います。オーナー様への一括送金（総合振込）などを活用するとより作業効率アップしますので、是非ご提案させていただければと思っています。
引き続き、より使いやすいソフトにできるよう努めてまいりますので、引き続き、どうぞ宜しくお願い致します！

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