【導入事例】クラウド型の賃貸管理ソフトで社員全員の業務効率化につながりました

「社員みんなが使える」「社員みんなが使いこなせる」賃貸管理ソフトを探していました。

横浜市泉区に事務所を構え、設立44年を迎える。
地元に根付いた不動産情報網を活用し、賃貸物件・駐車場の管理業務を行う。

せっかくシステムを導入したのに、使っているのは一部分で全く使いこなせていない状況でした。

私たちは、リドックスを導入する前は他社の賃貸管理ソフトを使っていましたが、その賃貸管理ソフトをうまく使いこなせていない実感があったため、ソフトの切り替えを検討していました。
その時に、私たちの求める基準にぴったりな賃貸管理ソフトがリドックスだったので、リドックスへの切り替えを決めました。

以前、使っていた賃貸管理ソフトは仲介から管理業務までひとつで行うことができる機能があったのでしたが、実際に使っていた機能は、経理担当が更新書類や解約書類などの特定の書類をカスタマイズして出力する機能のみで、当時は豊富な機能を持て余してしまっているような状況でした。
その賃貸管理ソフトには入金管理や顧客管理、対応履歴を登録する機能が備わっていましたが、前任の操作担当者が退職したタイミングで使い方の引き継ぎなどが少なかったので、次第に自分たちで作ったエクセルで賃貸管理を行うようになってしまっていました。

そして、エクセルは【入金管理、入退去の管理、対応履歴】、ソフトは【書類作成専用】といった状況に陥ってしまい、せっかく賃貸管理ソフトを導入したのにあまり効果が発揮できていないような状況でした。

そうした「経理担当のみ」が「一部の機能」しか使っていない賃貸管理ソフトを使い続けることは「もったいない」と感じ賃貸管理ソフトの切り替えを検討し始めました。
次の賃貸管理ソフトの選定基準は、これまでの反省を活かし第一に「社員みんなが使えること」、第二に「操作画面が見やすい」こととして探し始めました。

リドックスさんについては、全宅管理のチラシに載っていたので前から知っていたので、一度話をきいてみようと思い、お問い合わせしたのが最初の出会いです。

クラウド型のソフトなので、今では社員全員が使うのが当たり前になりました。

リドックスはクラウド型の賃貸管理ソフトなので、ブラウザから各々がログインして物件情報や対応履歴を確認できるのはとても便利に感じています。

というのも、以前の賃貸管理ソフトはインストール型の賃貸管理ソフトであったため、1台のパソコンでしか操作をすることできませんでした。
そのため、なにか書類の作成が必要なときは、操作に慣れている経理担当にお願いをするといった状況で、なかなか管理担当者はソフトに触れる機会も少なく情報にアクセスするのも難しかったのです。
あとから聞いてみると、普段、賃貸管理ソフトを使うことが少ない営業担当からすると見慣れない画面なのもあり見づらく感じたり、間違えてしまったらその後の修正作業に手間が取られて大変そうだと思っていたので触らないようにしていたという意見もあったくらいです。

また、エクセルで入金管理を行っていたときは、経理担当が入金状況を管理、把握していたので、口頭で営業担当へ何月分の入金の確認ができていない、いつまでに入金すると連絡があったなどの内容を伝えてもらっていました。
しかし、同じ社内だったとしても口頭だと「言った」「言わない」、「聞いた」「聞いてない」という事態が起こってしまいがちなので、社内で正確に情報共有する難しさを感じる日々でした。

リドックスを導入した今は、入金状況を確認したければ各自が契約者の家賃支払状況を見て何月分まで入金になっているか確認することができます。さらに、滞納している契約者に関しては、「対応履歴にいつ連絡した」「いつまでに入金する約束になっている」などを入力することでリアルタイムに近い感覚で経理と営業の間で情報共有がしやすくなりました。

あとは、契約者の方から、土地を探しているや近くで駐車場の空きがでたら知りたいなどのちょっとした情報についても対応履歴に残しています。
対応履歴に残しておくことで、物件ごとや問い合わせの種類ごとに検索できるので、過去の問い合わせや対応について確認したいときにパッと見れるのは便利に感じています。

リドックスは画面も操作方法もシンプルなので、今では社員全員が使うのが当たり前になっています。
分からないことや困ったことがあれば、サポートチームに問い合わせをすれば丁寧に教えてもらうことができたので、安心して利用させてもらっています。

リドックスから株式会社西武住建様へ

いつもリドックスをご利用頂きましてありがとうございます！
リドックスは「なんでもできる賃貸管理ソフト」ではなく、「ちょうど良い賃貸管理ソフト」を目指して開発・運営を行っています。
クラウド型の利点を活かしてチーム全体でご活用いただけていることを嬉しく思います。
これからもリドックスは、使い勝手の良い、ちょうど良い賃貸管理ソフトとしてサービスの向上に努めてまいります。