賃貸管理お役立ちツール

設備不具合一次ヒアリングシート(Excel・Word)

水・電気・給湯・空調・鍵などの不具合受付で、現象・安全確認・訪問条件を聞き漏らさないためのツールです。

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このツールでできること

水・電気・給湯・空調・鍵などの不具合受付で、現象・安全確認・訪問条件を聞き漏らさないためのツールです。

  • 担当者によって質問内容が変わり、業者が訪問してから必要情報の不足に気づく
  • 担当者ごとに記録項目や完了基準が異なり、対応品質に差が出る
  • 関連する連絡・資料・写真が別々の場所に残り、経緯を追いにくい
  • 次回対応日や確認期限が個人管理になり、未完了案件を見落とす
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どのような場面で使うか

入居者から設備が使えない、異音がする、水が漏れている等の連絡を受けたとき
同種の案件を複数並行して扱い、担当と期限を一覧で確認するとき
担当変更・休暇時に、直近の状況と次の対応を引き継ぐとき
対応後に履歴を振り返り、自社の受付・確認ルールを見直すとき
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ファイルを利用するには

会社名やメールアドレス等をご入力いただいた後、書式・資料ダウンロード画面から取得できます。

Excel管理表と、受付・確認に使えるWordフォームを用意しています。

書式ダウンロードを申し込む

ファイルに含まれる内容

  • 管理表:案件の最新状況、担当、期限、自動判定を一覧で管理
  • 設備別ヒアリング:確認・連絡・資料等を1回または1項目につき1行で記録
  • 使い方:基本手順、入力欄の色、利用時の注意点を掲載
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記載例・使い方

  1. 受付番号と物件・号室・申告者を確認します。
  2. 設備別項目を見ながら現象、発生時期、安全・被害状況を確認します。
  3. 緊急性を判定し、訪問条件と連絡方法を決めます。
  4. 担当者・業者へ引き継ぎ、対応履歴へ経緯を残します。

黄色のセルが入力欄、青色のセルが自動計算・判定欄です。各ブックの「使い方」シートにも運用手順を記載しています。

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利用時の注意点

  • ガス臭、発煙、漏水拡大、施錠不能等は安全確保と緊急手順を優先してください。
  • 本ツールは技術診断や費用負担を自動判定するものではありません。
  • 個人情報や防犯情報を含む場合は、保存場所、閲覧権限、持ち出し方法を社内で定めてください。
  • 自動判定は社内の進捗確認用です。契約・法令・技術・費用負担等の判断を代替しません。
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関連する賃貸管理業務の解説

一次受付は「診断」より「次の担当が動ける情報」を揃える

受付では、現象、発生時期、被害拡大、安全、訪問条件を揃えることが重要です。設備別の質問を標準化すると、聞き直しや再訪を減らせます。

安全に関わる兆候は通常案件と分け、入力の完成より緊急連絡を優先します。

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Excel運用の次にできること

物件・部屋に紐づく対応履歴へ受付内容を残す

受付内容、写真、業者手配、完了報告をReDocSの対応履歴へまとめると、担当変更時も経緯を追えます。

ReDocSの対応履歴機能を見る

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