賃貸管理お役立ちツール

鍵紛失・施錠不良 緊急受付チェックリスト(Excel・Word)

鍵紛失、閉じ込め、施錠不能時に、本人確認・安全・業者手配・費用説明の記録を揃えるツールです。

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このツールでできること

鍵紛失、閉じ込め、施錠不能時に、本人確認・安全・業者手配・費用説明の記録を揃えるツールです。

  • 緊急性に引っ張られ、本人確認、防犯、費用説明、作業後の施錠確認が抜ける
  • 担当者ごとに記録項目や完了基準が異なり、対応品質に差が出る
  • 関連する連絡・資料・写真が別々の場所に残り、経緯を追いにくい
  • 次回対応日や確認期限が個人管理になり、未完了案件を見落とす
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どのような場面で使うか

夜間・休日を含め、鍵を紛失した、開かない、施錠できないという連絡を受けたとき
同種の案件を複数並行して扱い、担当と期限を一覧で確認するとき
担当変更・休暇時に、直近の状況と次の対応を引き継ぐとき
対応後に履歴を振り返り、自社の受付・確認ルールを見直すとき
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ファイルを利用するには

会社名やメールアドレス等をご入力いただいた後、書式・資料ダウンロード画面から取得できます。

Excel管理表と、受付・確認に使えるWordフォームを用意しています。

書式ダウンロードを申し込む

ファイルに含まれる内容

  • 管理表:案件の最新状況、担当、期限、自動判定を一覧で管理
  • 対応履歴:確認・連絡・資料等を1回または1項目につき1行で記録
  • 使い方:基本手順、入力欄の色、利用時の注意点を掲載
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記載例・使い方

  1. 申告者の安全と現在地を先に確認します。
  2. 社内基準に沿って本人確認し、物件・号室を照合します。
  3. 施錠不能等は緊急度を上げ、業者等へ手配します。
  4. 説明内容、鍵返却、作業完了・施錠を記録します。

黄色のセルが入力欄、青色のセルが自動計算・判定欄です。各ブックの「使い方」シートにも運用手順を記載しています。

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利用時の注意点

  • 解錠方法、マスターキー、キーボックス等の防犯情報を第三者へ開示しないでください。
  • 危険や犯罪のおそれがある場合は警察・消防等への連絡を優先してください。
  • 個人情報や防犯情報を含む場合は、保存場所、閲覧権限、持ち出し方法を社内で定めてください。
  • 自動判定は社内の進捗確認用です。契約・法令・技術・費用負担等の判断を代替しません。
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関連する賃貸管理業務の解説

鍵トラブルは「早さ」と「本人確認・防犯」を両立する

施錠不能や閉じ込めは緊急対応が必要ですが、確認を省くと第三者への解錠や鍵情報漏えいにつながります。

本人確認、手配、費用説明、完了確認を一つの受付番号で残します。

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Excel運用の次にできること

契約者・部屋と鍵トラブルの履歴を結び付ける

ReDocSの契約者情報と対応履歴を使い、受付から業者対応、完了確認までを一元管理できます。

ReDocSの対応履歴機能を見る

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