賃貸管理お役立ちツール

長期不在届フォロー管理表(Excel)

既存の貸室不在届を受けた後、不在期間、緊急連絡先、帰宅確認、個別フォローを管理します。

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このツールでできること

既存の貸室不在届を受けた後、不在期間、緊急連絡先、帰宅確認、個別フォローを管理します。

  • 不在届は保存したが、予定延長・帰宅確認・緊急連絡先の更新を追えていない
  • 担当者ごとに記録項目や完了基準が異なり、対応品質に差が出る
  • 関連する連絡・資料・写真が別々の場所に残り、経緯を追いにくい
  • 次回対応日や確認期限が個人管理になり、未完了案件を見落とす
2

どのような場面で使うか

入居者から長期不在届を受領し、帰宅予定日以降の確認まで管理するとき
同種の案件を複数並行して扱い、担当と期限を一覧で確認するとき
担当変更・休暇時に、直近の状況と次の対応を引き継ぐとき
対応後に履歴を振り返り、自社の受付・確認ルールを見直すとき
3

ファイルを利用するには

会社名やメールアドレス等をご入力いただいた後、書式・資料ダウンロード画面から取得できます。

Excel(.xlsx)/3シート/マクロなし

書式ダウンロードを申し込む

ファイルに含まれる内容

  • 管理表:案件の最新状況、担当、期限、自動判定を一覧で管理
  • フォロー履歴:確認・連絡・資料等を1回または1項目につき1行で記録
  • 使い方:基本手順、入力欄の色、利用時の注意点を掲載
4

記載例・使い方

  1. 既存の貸室不在届と受付番号を紐づけます。
  2. 不在期間、緊急連絡先、個別確認事項を登録します。
  3. 立入りが想定される場合は同意範囲を個別確認します。
  4. 帰宅予定後に確認し、延長時は日付を更新します。

黄色のセルが入力欄、青色のセルが自動計算・判定欄です。各ブックの「使い方」シートにも運用手順を記載しています。

5

利用時の注意点

  • 不在届があることだけを理由に無断で室内へ立ち入らないでください。
  • 緊急時の立入りは契約・法令・個別事情を確認してください。
  • 個人情報や防犯情報を含む場合は、保存場所、閲覧権限、持ち出し方法を社内で定めてください。
  • 自動判定は社内の進捗確認用です。契約・法令・技術・費用負担等の判断を代替しません。
6

関連する賃貸管理業務の解説

不在届は「受領」で終わらせず帰宅確認まで閉じる

長期不在では、設備・郵便物・連絡先等の個別事情が生じます。帰宅予定後の確認日を持つことが重要です。

立入り同意は有無だけでなく、条件と範囲を記録します。

7

Excel運用の次にできること

不在届と連絡履歴を契約者情報へ紐づける

ReDocSの契約者情報、対応履歴、ファイル保管へ、不在届とフォロー内容をまとめられます。

ReDocSの対応履歴機能を見る

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