賃貸管理お役立ちツール

管理物件 緊急連絡網整備チェックリスト(Excel・Word)

物件ごとの設備、警備、保険、修繕業者、オーナー等の緊急連絡先と更新日を管理します。

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このツールでできること

物件ごとの設備、警備、保険、修繕業者、オーナー等の緊急連絡先と更新日を管理します。

  • 緊急時に古い電話番号や担当者個人の連絡先しかなく、手配開始が遅れる
  • 担当者ごとに記録項目や完了基準が異なり、対応品質に差が出る
  • 関連する連絡・資料・写真が別々の場所に残り、経緯を追いにくい
  • 次回対応日や確認期限が個人管理になり、未完了案件を見落とす
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どのような場面で使うか

夜間・休日・災害時に備え、物件ごとの連絡先と契約番号を平時に整備するとき
同種の案件を複数並行して扱い、担当と期限を一覧で確認するとき
担当変更・休暇時に、直近の状況と次の対応を引き継ぐとき
対応後に履歴を振り返り、自社の受付・確認ルールを見直すとき
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ファイルを利用するには

会社名やメールアドレス等をご入力いただいた後、書式・資料ダウンロード画面から取得できます。

Excel管理表と、受付・確認に使えるWordフォームを用意しています。

書式ダウンロードを申し込む

ファイルに含まれる内容

  • 管理表:案件の最新状況、担当、期限、自動判定を一覧で管理
  • 整備確認:確認・連絡・資料等を1回または1項目につき1行で記録
  • 使い方:基本手順、入力欄の色、利用時の注意点を掲載
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記載例・使い方

  1. 物件の設備・契約に応じて必要な連絡先を洗い出します。
  2. 電話番号、対応時間、契約番号、優先順位を確認します。
  3. 次回確認日を設定し、定期的に更新します。
  4. 保存場所と閲覧権限を定め、夜間担当へ周知します。

黄色のセルが入力欄、青色のセルが自動計算・判定欄です。各ブックの「使い方」シートにも運用手順を記載しています。

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利用時の注意点

  • 人命・安全に関わる緊急時は公的機関への通報を優先してください。
  • 個人の携帯番号や契約・鍵情報は目的と権限を限定して管理してください。
  • 個人情報や防犯情報を含む場合は、保存場所、閲覧権限、持ち出し方法を社内で定めてください。
  • 自動判定は社内の進捗確認用です。契約・法令・技術・費用負担等の判断を代替しません。
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関連する賃貸管理業務の解説

緊急連絡網は作成日より「更新日」が重要

連絡先一覧があっても、契約終了や担当変更で使えなければ役に立ちません。最終確認日と次回確認日を持たせます。

夜間担当が見つけられる保管場所と、閲覧してよい情報の範囲を決めます。

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Excel運用の次にできること

物件情報と関連ファイルをクラウドで保管する

ReDocSの物件情報とクラウドストレージへ、保守契約・緊急連絡網を物件単位で保存できます。

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