管理物件 緊急連絡網整備チェックリスト（Excel・Word）

このツールでできること

物件ごとの設備、警備、保険、修繕業者、オーナー等の緊急連絡先と更新日を管理します。

• 緊急時に古い電話番号や担当者個人の連絡先しかなく、手配開始が遅れる
• 担当者ごとに記録項目や完了基準が異なり、対応品質に差が出る
• 関連する連絡・資料・写真が別々の場所に残り、経緯を追いにくい
• 次回対応日や確認期限が個人管理になり、未完了案件を見落とす

どのような場面で使うか

記載例・使い方

1. 物件の設備・契約に応じて必要な連絡先を洗い出します。
2. 電話番号、対応時間、契約番号、優先順位を確認します。
3. 次回確認日を設定し、定期的に更新します。
4. 保存場所と閲覧権限を定め、夜間担当へ周知します。

黄色のセルが入力欄、青色のセルが自動計算・判定欄です。各ブックの「使い方」シートにも運用手順を記載しています。

利用時の注意点

• 人命・安全に関わる緊急時は公的機関への通報を優先してください。
• 個人の携帯番号や契約・鍵情報は目的と権限を限定して管理してください。
• 個人情報や防犯情報を含む場合は、保存場所、閲覧権限、持ち出し方法を社内で定めてください。
• 自動判定は社内の進捗確認用です。契約・法令・技術・費用負担等の判断を代替しません。

関連する賃貸管理業務の解説

緊急連絡網は作成日より「更新日」が重要

連絡先一覧があっても、契約終了や担当変更で使えなければ役に立ちません。最終確認日と次回確認日を持たせます。

夜間担当が見つけられる保管場所と、閲覧してよい情報の範囲を決めます。

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