賃貸管理お役立ちツール

オーナー問い合わせ・回答期限管理表(Excel)

修繕以外も含むオーナーからの質問・依頼・資料請求について、担当、回答期限、回答内容を管理します。

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このツールでできること

修繕以外も含むオーナーからの質問・依頼・資料請求について、担当、回答期限、回答内容を管理します。

  • 個人メールや電話メモに問い合わせが分散し、回答担当と期限が曖昧になる
  • 担当者ごとに記録項目や完了基準が異なり、対応品質に差が出る
  • 関連する連絡・資料・写真が別々の場所に残り、経緯を追いにくい
  • 次回対応日や確認期限が個人管理になり、未完了案件を見落とす
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どのような場面で使うか

オーナーから収支・空室・募集・契約・資料等の問い合わせを受けたとき
同種の案件を複数並行して扱い、担当と期限を一覧で確認するとき
担当変更・休暇時に、直近の状況と次の対応を引き継ぐとき
対応後に履歴を振り返り、自社の受付・確認ルールを見直すとき
3

ファイルを利用するには

会社名やメールアドレス等をご入力いただいた後、書式・資料ダウンロード画面から取得できます。

Excel(.xlsx)/3シート/マクロなし

書式ダウンロードを申し込む

ファイルに含まれる内容

  • 管理表:案件の最新状況、担当、期限、自動判定を一覧で管理
  • 回答履歴:確認・連絡・資料等を1回または1項目につき1行で記録
  • 使い方:基本手順、入力欄の色、利用時の注意点を掲載
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記載例・使い方

  1. 問い合わせに受付番号を付けます。
  2. 分類、優先度、担当者、回答期限を決めます。
  3. 調査中の一次回答を含め、送受信を履歴へ残します。
  4. 最終回答日と証跡を確認して完了します。

黄色のセルが入力欄、青色のセルが自動計算・判定欄です。各ブックの「使い方」シートにも運用手順を記載しています。

5

利用時の注意点

  • 回答期限は社内管理用であり、法的期限を示すものではありません。
  • 個別オーナーの契約条件・報告ルールを優先してください。
  • 個人情報や防犯情報を含む場合は、保存場所、閲覧権限、持ち出し方法を社内で定めてください。
  • 自動判定は社内の進捗確認用です。契約・法令・技術・費用負担等の判断を代替しません。
6

関連する賃貸管理業務の解説

オーナー対応は「受信箱」ではなく案件で管理する

複数担当が関わる問い合わせは、個人メールだけでは回答漏れや二重回答が起きます。

受付番号、担当、期限、回答履歴を揃え、完了条件を明確にします。

7

Excel運用の次にできること

オーナーとのメッセージ・資料・回答を一元管理する

ReDocSのオーナーページでは、メッセージ、資料共有、承認依頼をオーナーごとに管理できます。

ReDocSのオーナーページを見る

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