電話、メール、紙で解約連絡を受けると、必要事項の聞き直しや管理表への転記が起きやすくなります。ただし、汎用フォームを置くだけでは、その回答を賃貸管理システムへ再入力する作業が残ります。
解約受付のWeb化では、情報の入口だけでなく、契約条件の確認、正式登録、立会い・原状回復・精算への引き継ぎまで設計することが重要です。
解約受付フォームで回収したい項目
| 項目 | 確認する理由 |
|---|---|
| 解約希望日 | 予告期間や契約期間と照合するため |
| 立会希望日時 | 候補日をまとめて回収するため |
| 転居先・退去後の連絡先 | 精算や書類送付の連絡を継続するため |
| 返金先口座 | 敷金などの返金手続に備えるため |
| 備考 | 鍵、残置物、立会いなどの事情を把握するため |
フォームを置くだけで終わらせない4つのポイント
契約者を特定した専用URLを使う
物件名や部屋番号を一から入力してもらう方式では、入力間違いと照合作業が残ります。契約情報と結びついたURLなら、申請対象を特定した状態で案内できます。
URLの期限と使用状況を管理する
古いURLや送信済みURLが繰り返し使われないよう、有効期限と利用状態を確認できる仕組みが必要です。
仮受付と正式登録を分ける
契約者が入力した希望日を、そのまま確定情報にしてはいけません。解約予告期間、契約条件、入力内容を管理会社が確認し、必要に応じて調整した後に正式登録します。
受付後の担当と期限を決める
受付通知を見る人、契約条件を確認する人、正式登録する期限、内容訂正や取消の窓口を決めます。緊急連絡はフォームとは別の窓口を案内します。
解約受付から後続業務へつなぐ流れ
- 契約者へ専用URLを案内する
- 契約者が必要事項を入力する
- 管理会社が契約条件と申請内容を確認する
- 正式な解約情報として登録する
- 解約案内、立会い、原状回復、退去精算へ引き継ぐ
受付完了の自動連絡を送る場合も、「申請を受け取ったこと」と「解約日が確定したこと」を区別して伝えます。返金口座などの個人情報については、閲覧権限と確認手順も定めてください。
ReDocSなら契約情報につながる解約受付へ
ReDocSでは、登録済みの契約者へ解約申請用URLを案内し、希望日、立会希望、転居先、連絡先、返金先口座などを受け付けられます。申請は仮受付として保存され、管理会社が確認した後に正式な解約情報として登録できます。
解約受付の流れをデモで確認することができます。
