原状回復工事の見積をExcelで何度も転記していませんか？退去精算までつなぐ管理方法

原状回復では、負担区分を判断した後にも多くの転記が発生します。業者見積から社内表へ、借主・貸主の負担表へ、さらに退去精算書へ。同じ項目を何度も入力するほど、数量や金額の不一致を確認する作業も増えます。

Excel転記が増える4つの場面

• 工事業者の見積から社内の案件管理表へ移す
• 工事項目を借主負担と貸主負担へ振り分ける
• 借主負担額を退去精算書へ移す
• 工事原価と請求額を別々のファイルで管理する

工事項目ごとにそろえたい情報

毎回一から入力しないための仕組み

会社共通の工事項目を登録する

よく使う項目名と単位をそろえると、担当者や業者による表記の揺れを減らせます。

物件別の定番項目を用意する

床材や設備が物件ごとに決まっている場合は、その物件でよく使う項目を再利用します。ただし、単価や負担割合は案件ごとに見直します。

過去案件やCSVを入力の起点にする

類似案件を複製したり、工事項目をまとめて取り込んだりすれば、ゼロからの入力を減らせます。過去と同じ内容が妥当とは限らないため、現況と見積で必ず確認します。

退去精算へつなぐ確認順序

1. 敷金・預かり金を確認する
2. 未収家賃や更新時の未収を確認する
3. 原状回復工事の借主負担額を反映する
4. その他の請求・返金項目を確認する
5. 貸主負担と工事原価を別途確認する

負担判断はシステムに任せない

借主・貸主の負担は、契約内容、特約、損耗の原因、経過年数、国土交通省のガイドラインなどを踏まえて個別に判断します。システム化するのは判断そのものではなく、判断した内容を正確に引き継ぎ、確認できる状態にする部分です。

ReDocSで工事情報を同じ解約案件に集約

ReDocSでは、工事項目、数量、単価、原価、借主負担割合などを案件に登録できます。会社共通・物件別の項目や過去案件を再利用し、敷金、未収金、原状回復費用を確認しながら同じ解約案件で退去精算へつなげられます。

原状回復から精算までの画面をデモで確認することができます。