申込書を見ながら賃貸管理ソフトへ入力し、同じ氏名や住所を契約書へ転記し、請求時にまた入力する。工程ごとにファイルやシステムが分かれると、入力時間だけでなく、どれが最新情報かを確認する時間も増えます。
二重入力が起きやすい情報
- 契約者・入居者・連帯保証人の氏名と連絡先
- 物件名、部屋番号、所在地
- 賃料、共益費、敷金、礼金などの契約条件
- 契約開始日、終了日、更新条件
- 請求先、支払方法、初期費用
転記回数を数えるだけでなく、訂正が入ったときに何か所を直す必要があるかも確認しましょう。
「入力を一回にする」ための業務設計
1．情報の入口を決める
申込受付、審査後、契約準備など、どの時点の情報を正式データとして扱うかを決めます。申込内容を無条件に確定せず、管理会社が確認する工程を設けます。
2．項目の対応関係をそろえる
申込フォームの項目と、管理システム、契約書、請求で使う項目を対応させます。自由記述が多いほど再入力が必要になるため、選択肢と入力ルールも整理します。
3．変更元を一つにする
氏名や条件が変わったとき、どの情報を正として更新するかを決めます。複数のExcelをそれぞれ直す運用では、古い情報が残りやすくなります。
4．書類と請求へ再利用する
確認済みの物件・契約者・契約条件を、契約書や重要事項説明書、請求情報の作成に使います。工程が変わるたびにコピーするのではなく、同じ契約データを参照します。
システム導入前に洗い出すこと
| 確認項目 | 具体的な問い |
|---|---|
| 入口 | 最初に誰が、どの情報を入力するか |
| 確認 | 申込内容を誰が、何と照合するか |
| 再利用 | どの書類・請求へ反映するか |
| 訂正 | 変更時にどこを直せば全工程へ反映できるか |
| 例外 | 法人契約や複数入居者をどう扱うか |
ReDocSで契約情報を後工程へつなぐ
ReDocSでは、物件、部屋、契約者、賃貸条件を契約情報として管理し、登録済みデータを反映した賃貸借契約書をWord形式で出力できます。電子契約では、その情報を使って署名依頼を送り、進捗を確認できます。請求・家賃管理も契約情報に結びつくため、工程ごとに別の台帳を作る運用を見直せます。
すべての申込経路や独自書式が自動連携するわけではありません。現在使っている申込方法、帳票、請求フローを整理したうえで、連携できる範囲を確認することが大切です。
申込から契約までの業務フローを見る、または現在の書式・運用をデモで相談することができます。
