賃貸管理お役立ちツール

修繕業者手配・入室日程調整表(Excel)

入居者・業者・管理会社の候補日、鍵利用、立会、入室同意、完了連絡を管理します。

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このツールでできること

入居者・業者・管理会社の候補日、鍵利用、立会、入室同意、完了連絡を管理します。

  • 候補日が電話・メールに分散し、確定日時、鍵、立会、入室同意が関係者間で食い違う
  • 担当者ごとに記録項目や完了基準が異なり、対応品質に差が出る
  • 関連する連絡・資料・写真が別々の場所に残り、経緯を追いにくい
  • 次回対応日や確認期限が個人管理になり、未完了案件を見落とす
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どのような場面で使うか

修繕内容と業者が決まり、入居者を含む三者で訪問・入室日時を調整するとき
同種の案件を複数並行して扱い、担当と期限を一覧で確認するとき
担当変更・休暇時に、直近の状況と次の対応を引き継ぐとき
対応後に履歴を振り返り、自社の受付・確認ルールを見直すとき
3

ファイルを利用するには

会社名やメールアドレス等をご入力いただいた後、書式・資料ダウンロード画面から取得できます。

Excel(.xlsx)/3シート/マクロなし

書式ダウンロードを申し込む

ファイルに含まれる内容

  • 管理表:案件の最新状況、担当、期限、自動判定を一覧で管理
  • 連絡履歴:確認・連絡・資料等を1回または1項目につき1行で記録
  • 使い方:基本手順、入力欄の色、利用時の注意点を掲載
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記載例・使い方

  1. 修繕案件番号と入居者・業者双方の候補を登録します。
  2. 確定日時、入室方法、鍵、立会者を決めます。
  3. 不在入室は社内手順に沿って同意内容を残します。
  4. 作業後は鍵返却と入居者への完了連絡を確認します。

黄色のセルが入力欄、青色のセルが自動計算・判定欄です。各ブックの「使い方」シートにも運用手順を記載しています。

5

利用時の注意点

  • 入室同意、鍵の受渡し、立会条件は契約内容と社内規程を確認してください。
  • マスターキーやキーボックス情報を必要以上に共有しないでください。
  • 個人情報や防犯情報を含む場合は、保存場所、閲覧権限、持ち出し方法を社内で定めてください。
  • 自動判定は社内の進捗確認用です。契約・法令・技術・費用負担等の判断を代替しません。
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関連する賃貸管理業務の解説

修繕の日程調整は「確定日時」以外の条件も揃える

日時が決まっても、入室方法、鍵、立会、連絡先が曖昧だと訪問できません。

候補提示と回答の履歴を残し、変更時は関係者全員へ再確認します。

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Excel運用の次にできること

修繕案件の連絡・写真・日程を対応履歴へまとめる

ReDocSの対応履歴へ日程調整、添付、完了報告を残すことで、承認から訪問までをつなげられます。

ReDocSの対応履歴機能を見る

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