4-4 契約解約、退去精算業務マニュアル

「解約精算業務」では、契約者から解約希望の連絡を受けてから「解約通知書」を作成、「解約合意書」を作成、「解約精算書」を作成する。といったように、各段階によって書類を作成していく必要があります。ここでは、解約業務の全体のフローや各業務段階でのポイントを踏まえながら契約解約・退去精算業務を解説していきます。

契約解約業務の全体像をフロー図を利用して解説

賃貸借契約の解約精算業務をフロー図と共に解説しています。
契約の解約にあたっては、解約予告期間の確認や退去時に関する特約内容の確認などが必要となります。

賃貸借契約の解約精算業務フロー

まずは、契約解約・退去精算業務の全体の流れから解説していきます。
業務の対応フローは以下の図をご参照ください。このフロー図をもとに各フェーズごとの説明を行っていきます。
※今回は賃貸マンション・アパートなどの住居用の賃貸物件における解約業務について解説していきます。

解約精算業務フロー

入居者からの契約解約の受付

まず、解約業務は「契約者からの解約」の連絡から始まります。
(普通借家契約においては、貸主からの契約解約というのはほとんどありません。重度の滞納者か貸主に正当事由がないと解約する事はできません。)

契約者から解約の連絡をうけた場合、以下の内容をヒアリングします。

  • 解約理由
  • 解約希望日(契約終了希望日)

ここで、解約理由をヒアリングし、もしも、交渉次第で引き止めが可能かどうかを検討しましょう。
転勤や卒業などで住む場所が全く変わってしまうなどでは引き止める事は不可能ですが、「更新料が払いたくない」「月々の賃料が高い」などであれば、新たに入居者を探すよりも、更新料の免除や賃料の引き下げを行って引き止めた方がプラスの場合もあります。
そのため、「どうして、引越しをしたいのか?」という解約理由のヒアリングは可能な限り行いましょう。

次に、解約希望日の確認です。
ここで、注意しなければならないポイントが入居者の解約予告期間がどのように規定されているかです。
もしも、入居者の解約希望日が賃貸借契約における解約予告期間を満たしていない場合は、解約予告期間について説明を行い、解約希望日を変更してもらうか、解約予告期間分の賃料の支払いが必要となることを説明する必要があります。

上記の内容のヒアリングが済んだら、「解約通知書」を契約者へ送付して、「退去立会い希望日」や「敷金の返却先銀行口座」「退去後の住所」などの確認を行いましょう。
解約の受付日をいつにするかは、「電話連絡を受けた日」としても問題はありませんが、不動産管理会社によっては「解約通知書」の到着日を「解約受付日」とする場合もあります。

契約解約日の到来 退去立会い

解約通知書を受け取った後、契約解約日を迎えたら、貸室の退去立会いを行い使用状況を確認します。
※退去立会いを行わずに原状回復の工事見積もりを行う場合もあります。

退去後、貸室の点検を行って、原状回復ガイドラインに沿った修繕費用の負担区分を決定していきます。
その際に、原状回復費用とともに「退去時必要費用」と「これまでの未収家賃など」を併せて請求する必要があります。
そのため、まずは賃貸借契約書や紛争防止条例に基づく説明書(東京ルール)の記載内容を確認し、敷金の償却の有無や、修繕負担に関する特約内容を確認します。併せて、これまでに発生している家賃滞納分の集計と、過入金されている家賃の集計を行えば、精算を行う項目の洗い出しはOKです。

上記で集計した項目をもとにして、解約精算金を精算します。
敷金 - 滞納家賃分 - 退去時必要費用(ルームクリーニングなど) = 解約精算金
もしも、解約精算金がマイナスとなる場合は、借主からの追加で費用を回収する必要があります。

解約合意・敷金返還

解約精算金の計算ができたら、借主への「敷金返還」と「解約合意」を行えば契約解約業務・退去精算業務は完了です。
借主と退去立ち会いができた場合は解約合意書を立会いの際に交付しておいてもいいかと思いますが、その際に渡せなかった場合は解約精算書と併せて送付しましょう。
解約合意書で、貸主・借主双方に債権債務がすべて無くなったことを証しているので解約精算時の計算は確実に行う必要があります。

解約合意書や解約精算書のサンプルは以下の通りです。

解約合意書
解約精算書

まとめ

上述の通り、借主からの契約解約の連絡を受けた後に発行する「解約通知書」
敷金や原状回復費用などを精算した「解約精算書」
解約の解約についての合意を行う「解約合意書」
など、解約業務の流れにおいて各書類の作成が必要となってきます。

4-2 原状回復のガイドラインとクリーニング特約について」や「4-3 退去時に起こりやすいトラブルとその対応方法の事例」などでも、解説してきたように、実際の原状回復費用の算出や修繕費用の按分、契約時の退去時特約の設定などについては、国土交通省が発行している「原状回復ガイドライン」の熟知と現場の使用状況の見極めなど、不動産や賃貸管理に関する知識や経験が必要となる業務です。

そのため、解約業務については管理会社内でも誰がやっても同じ結果になるように、マニュアル作成・チェックリスト作成などの工夫を重ねていくことが重要です。また、原状回復に関する内容や退去時の特約事項などについては判例を定期的にチェックするなどをして、最新の情報にアップデートしていくことも大切なポイントです。

次回は、「オーナー送金精算について」について解説していきたいと思っています。

文: Bamboooby株式会社 代表取締役 高田 圭佑

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