2-4 口座振替を導入する際のポイント

「口座振替を導入して家賃管理を自動化してみたい。」とは考えてはいるものの、入居者への案内や諸々の手続きが大変そうで、なかなか導入に踏み切れない。ここでは、口座振替サービスを導入する際に押さえておくポイントやよくいただくご質問(FAQ)をご紹介していきます。

口座振替をスタートための役立つノウハウ

口座振替サービスの導入にあたってのポイントを
賃貸管理ソフトの運営やここまでのサポートしてきたノウハウからご紹介していきます。

導入のポイントについて

賃貸管理ソフトのご利用を検討されているお客様の中には、「ネットで口座振替を導入すると便利になるという記事を見た!」「入居者さんから口座振替には対応してないかと質問されたけど、どうしよう?」「家賃管理を簡単にしたい!」など、様々な出発点から口座振替サービスの導入を検討し始めたという管理会社様のお話をよく伺います。また、弊社では口座振替サービスの導入をお勧めしており、クラウド型賃貸管理ソフトのリドックスを通して初めて口座振替を導入したというユーザー様(不動産管理会社様)もいらっしゃいます。
今回は、不動産管理ソフトを運営・販売している立場から見た「口座振替を導入するにあたってのポイント」や「よくある質問・FAQ」について解説していきたいと思います。

まずは、小さなところからスタートする。

口座振替の導入を検討されている不動産会社様で、いまひとつ口座振替の導入に踏み切れない理由に「口座振替導入の手続きが大変」であるというものです。
口座振替をスタートするには、不動産管理会社様が口座振替サービスに登録するだけでなく、各物件の入居者様へ「口座振替導入についての説明」「口座振替依頼用紙の記入を依頼」してから、それぞれの振替依頼書を取りまとめて、金融機関へ送付しなければなりません。
これら一連の作業にかかる時間や労力を考えると「今のままでもなんとか業務は回っているから、そこまで急いで行うものではないかな」と判断されてしまい、最終的には口座振替の導入自体がお蔵入りしてしまう。というケースを担当者様からよく伺うことがありました。
また、すでに現在の業務フローに慣れている人からすると、また新しいことを覚えることに抵抗があったりして、社内の意見が上手く取りまとまらなかったというケースもあったようです。

上記のような場合の対応方法は「少しずつ導入する物件を増やしていく」です。
いきなりトップダウンで、「◯◯月から、全ての管理物件に口座振替を導入する!各自、必ず月内に依頼書を入居者から回収するように!」とするのは、よっぽど会社全体が口座振替の導入に前のめりになっていない限り不可能です。
そのため、「まずは、10数戸の規模のアパートやマンションを練習台として導入する」ことを弊社ではお伝えしています。
最初のうちは、口座振替に協力的な契約者と新規で契約する入居者から始めて、口座振替の利用割合を徐々に増やしていくという進め方でも導入する効果は十分にあります。

導入のメリットや効果を社内で共有する。

また、実際に口座振替を使ってみて感じたメリットは社内でも共有していくことが大切であるとお話させて頂いています。。
ネットの記事や外部から「口座振替は便利だ!」と聞かされていたり、業務の担当ではない人が「きっと便利だからやってみよう!」という形で説明するよりも、実際の業務担当者から「導入前と導入後」での作業の違いや効果についてを口コミレベルで話してもらう方が社内での理解や協力度は高まりやすいです。
導入の効果について半信半疑の状態で進めていくよりも、「導入した時のメリット」を目に見える成果として見せることが大切なポイントです。

そうやって、小さなところから少ない負担で口座振替の導入をスタートし始めて、「実際の効果の検証」や「導入にあたってのノウハウの蓄積」を行うことで、次の段階へ進むためのステップとすることが出来ます。
自社の管理戸数や社内理解などを鑑みながら、口座振替の導入完了のゴールを決めて中長期的なスタンスで導入を進めていくことが、導入にあたってのポイントであるといえます。

口座振替を導入するにあたって、よくあるご質問・FAQ

ここからは、口座振替サービスをご検討いただくにあたって弊社によくいただくご質問とその回答についてご紹介させていただきます。
※ご回答の内容は、リドックスをご利用してる場合を前提とした回答となります。

口座振替に利用できる金融機関はどこでも大丈夫なんでしょうか?

基本的にはほとんどの金融機関(都市銀行、地方銀行、その他銀行、信用金庫、ゆうちょ銀行など)でご利用が可能です。
以下に、利用可能な金融機関名を記載しています。
※代表的な金融機関名を記載していますので、記載されていない金融機関でのご利用を検討をご検討の場合は別途ご連絡ください。

都市銀行 みずほ銀行 三菱東京URJ銀行 三井住友銀行 りそな銀行 埼玉りそな銀行
地方銀行 北海道銀行 北洋銀行 青森銀行 みちのく銀行 秋田銀行
北都銀行 荘内銀行 山形銀行 きらやか銀行 岩手銀行
東北銀行 北日本銀行 七十七銀行 仙台銀行 東邦銀行
群馬銀行 東和銀行 足利銀行 栃木銀行 常陽銀行
筑波銀行 武蔵野銀行 千葉銀行 千葉興業銀行 京葉銀行
東京都民銀行 東日本銀行 東京スター銀行 八千代銀行 横浜銀行
神奈川銀行 第四銀行 北越銀行 大光銀行 山梨中央銀行
八十二銀行 長野銀行 北陸銀行 富山銀行 富山第一銀行
北國銀行 福井銀行 福邦銀行 静岡銀行 スルガ銀行
清水銀行 静岡中央銀行 大垣共立銀行 十六銀行 愛知銀行
名古屋銀行 中京銀行 三重銀行 百五銀行 第三銀行
滋賀銀行 京都銀行 近畿大阪銀行 池田泉州銀行 関西アーバン銀行
大正銀行 南都銀行 紀陽銀行 但馬銀行 みなと銀行
鳥取銀行 山陰合同銀行 島根銀行 中国銀行 トマト銀行
広島銀行 もみじ銀行 山口銀行 西京銀行 阿波銀行
徳島銀行 百十四銀行 香川銀行 伊予銀行 愛媛銀行
四国銀行 高知銀行 福岡銀行 筑邦銀行 西日本シティ銀行
北九州銀行 福岡中央銀行 佐賀銀行 佐賀共栄銀行 十八銀行
親和銀行 長崎銀行 肥後銀行 熊本銀行 大分銀行
豊和銀行 宮崎銀行 宮崎太陽銀行 鹿児島銀行 南日本銀行
琉球銀行 沖縄銀行 沖縄海邦銀行
その他銀行 ジャパンネット銀行 セブン銀行 ソニー銀行 楽天銀行 住信SBIネット銀行
じぶん銀行 イオン銀行 新生銀行 あおぞら銀行
信用金庫 全ての信用金庫
信用組合 全ての信用組合(特定の職業団体の信用組合については、取り扱い不可となります)
労働金庫 全ての労働金庫
農協(JA)・漁組 全ての農協・漁組(預金口座を取り扱っていない農協については、取り扱い不可となります。)
ゆうちょ銀行 全てのゆうちょ銀行

※2016年1月1日現在の情報となります。

実際に導入するにはどれくらいの期間がかかりますか?

口座振替のお申し込みから、初回の引き落としまでは3〜4ヶ月程度の余裕を見て頂くようにご案内しています。
具体的なステップに必要な期間は以下の通りです。

  1. 口座振替お申込み、金融機関審査:約1ヶ月〜1.5ヶ月程度
  2. 振替依頼用紙の発注、回収、発送:約0.5ヶ月程度
  3. 口座振替受付:約1.5ヶ月程度

自動引落をかける日はいくつか選べるんですか?

入居者さんからの口座から自動引落をかけることができるのは毎月「6日」「16日」「26日」となります。
※指定した引き落とし日が土日祝などの場合は、「翌営業日」が振替日となります。

26日に引き落としができなかった人を、翌月6日に再度振替依頼を行うことはできますか?

1申込み当たりの登録できる振替日は「1つ」のみとなっています。そのため、口座振替に失敗(資金不足など)した場合は、個別に督促を行って銀行振込にて家賃を回収する必要があります。

口座振替できなかった場合の引落手数料は必要となりますか?

なんらかの理由で口座から引落ができなかった場合でも、1件あたり100円(+税)の口座振替処理料は必要となります。

ざっくりでいいので全体の流れを教えてください!

利用申込から初回の口座振替までの流れは以下のような流れとなります。

  1. お申込み
  2. 金融機関審査
  3. 口座振替サービス利用契約締結(不動産会社様と株式会社電算システム社との契約になります。)
  4. 口座振替依頼書の発注
  5. 入居者様へ口座振替依頼用紙の発送〜回収
  6. リドックスに、入居者の口座情報を登録
  7. 回収した振替依頼用紙を電算システム社へ送付
  8. 金融機関に口座情報を登録
  9. 初回の口座振替開始

口座振替を導入するにあたって、サポートはしてもらえるのでしょうか?

「入居者様に対してどうやってご案内すればいいのかわからない」「導入後、ちゃんと操作できるか不安」「質問や不明点があるときは、誰に聞いたらいいの?」
これらの口座振替の導入であったり、業務フローの構築にお悩みの場合は、弊社(Bambooboy株式会社)がサポート致します。
また、パートナー企業である電算システム社とのやり取りの間に入って、申込みや手続きがスムーズに進むように質問や回答を整理しながら対応をさせていただきます。

まとめ

口座振替を導入するにあたってのポイントは「小さくスタートする」というところです。
管理物件の全ての家賃支払いを銀行振込から口座振替にできるのであれば、それに越したことはないのですが、日々の業務に追われがちな賃貸管理の担当者からすると大きな負担となってしまいます。
まずは、1物件だけ導入してみて、導入の流れや必要な作業を実際に感じてから、大きく進めていくことが導入に関するリスクヘッジにもなります。

また、ご不明点や導入にあたって不安に思われていることがあれば、弊社までご相談ください。
これまでもリドックス利用して口座振替を初めて始めたというユーザー様のサポートを何件も行っておりますので、それらのノウハウの蓄積はお客様のお役立ちになれると考えております。
「賃貸管理ソフトの導入を検討している」「併せて口座振替も導入していきたい」とお考えの方は「info@bambooboy.net」まで、メールをいただければご回答させていただきます。

次回は「滞納家賃督促マニュアル」について解説していきます。

文: Bamboooby株式会社 代表取締役 高田 圭佑

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