2-3 家賃管理で口座振替を導入するメリット

「家賃管理をもっと手間なくササッとできるようになりたい」「滞納件数を減らしたい」そんな悩みの解決法である家賃口座振替の「消し込み作業の短縮・自動化」と「家賃滞納件数の削減」といった2つのポイントを踏まえながら解説していきます。

口座振替で「作業時間短縮」と「滞納件数削減」を実現!

ここでは、口座振替についての解説と、賃貸管理会社から見た時の導入のメリットについて解説していきます。

まず、家賃の口座振替とは?

私たちは、家賃管理を効率的に行えて、滞納件数も削減できる方法として口座振替サービスの活用をご提案していますが、「口座振替ってなに?」「あんまり便利になりそうなイメージが湧かない」という方にもわかりやすいように、「口座振替とは?」という部分からまずご説明していきたいと思います。
まずは、言葉の意味から見ていきましょう。

口座振替とは、金融機関の一種の支払代行業務で,預金者の依頼に基づいて公共料金その他指定する種目の代金を預金口座から自動的に引落して,収納企業の預金口座へ振込む手続をいう。

出典:口座振替(こうざふりかえ)とは - コトバンク

つまり、預金者(賃貸管理の場合は入居者)からの依頼によって、指定する銀行口座(契約者の預金口座など)から、自動的に家賃を引き落とすというものになります。ただ、賃貸において口座振替を実施している場合は、契約者からの依頼というよりも、管理会社のサービスの一環として入居者へ利用を勧めているというのが現実です。

口座振替サービス自体は、電話料金の支払い方法として採用されたことから利用が始まり、公共料金などを中心に、現在では定期購入している商品やサービスなどの支払いにおいても広く利用されている支払い方法の一つです。
電気料金や水道料金などについては、開始手続きの際にオペレーターの人から口座振替による支払いを勧められることも多いので、口座振替による自動引き落としで支払われている方も多いのではないでしょうか?(私も自宅の電気・ガス・水道料金は口座振替を利用しています。)
利用者からすると、銀行口座にお金さえちゃんと入れておけば、毎月決まった日に自動で料金を引き落としてくれるので「振込の手間が減る」や「振込忘れの防止」というメリットがあります。

そんな口座振替サービスを使って、公共料金などと同じかたちで家賃も同じように自動引き落としをすることができれば、入居者の銀行振り込みの手間を削減しつつ、確実に家賃を入居者から回収することができるようになります。

家賃の口座振替イメージ図

口座振替導入の一番のメリットは「消し込み作業の自動化」です。

入居者にとってはメリットが多そうな口座振替による家賃の自動引落としサービスですが、賃貸管理会社から見たときの口座振替サービスを活用するメリットは何でしょうか?私は、以下の2点を口座振替を導入するにあたってのメリットとして、いつもご説明させていただいています。

  • 消し込み作業の自動化・作業時間短縮
  • 滞納件数の削減

消し込み作業の自動化・作業時間短縮

「通帳への記帳or入金明細のプリントアウト」→「振込者名義からどの物件の何号室の誰の入金分かを特定」→「入金額と請求額を確認」

この一連の家賃入金の消し込み作業(突き合わせ作業というも言います。)ですが、実際にやってみるとなかなか大変な仕事なんだということを実感します。
また、この作業は「滞納督促」へと繋がってくるため、できるだけ早く処理を行い滞納者の報告を行わなければなりません。さらに、素早く処理しなければならないにも関わらず、「内容は合っていて当然」という感覚があるため、非常に負担の大きい作業です。

また、物件や契約者独自の入金ルールも合ったりすると作業の難易度は更に上がってしまいます。
「子供が契約者となって親が賃料を払っている」「社宅代行会社名義での入金」といった振込名義と契約者名が違う場合や、部屋と駐車場をまとめて入金する場合など様々な支払いケースに対応しなければなりません。
入金確認作業に慣れてくると、「タカダケイスケの入金は、バンブーマンション102号室の人の分ね。」といったように、サクサク作業を進めていく人も中にはいますが、新しく入った事務担当者さんにとっては、覚えないといけないルールがたくさんあるため、社員教育にかかるコストも大きい作業の一つであると言えます。

そんな家賃の入金確認・消し込み作業を口座振替サービスを活用すれば、作業時間を大きく短縮できるとともに簡単な操作で完了することができるため、新しく入った方でも早い段階で戦力としてカウントできるようになります。

口座振替を使うと作業時間を大きく削減するメリットがある。

機能面や操作面での具体的な操作については別の機会に説明を譲りますが、口座振替サービスを利用することで作業時間を大きく削減することができます。これは、口座振替サービスと賃貸管理ソフトを導入することの一つの大きなメリットです。

ソフト内のデータベースに予め自動引落を行う金融機関の口座情報(口座名義や銀行番号など)を登録しておくことで、自動引落したあとのデータを一括に取り込んで、目視と手作業で行っていた消し込み作業を、システムが自動で行ってくれます。システムが自動的に入金の消し込み作業を行ってくれるので、入金の見落としや転記ミスを減らすことができるとともに、ソフトの操作さえ覚えてしまえば、複雑な入金ルールを覚えていない新しい事務の方でも家賃の入金確認を行うことができます。

滞納件数の削減

口座振替を導入するもう一つのメリットが「家賃滞納件数の削減」です。
2-1 家賃管理・滞納管理について」でも解説したように、家賃を確実に回収すること(家賃の回収率を上げる) = 滞納件数を減らす(滞納率を下げる)ということが、賃貸不動産の運営においては重要なポイントとなります。

家賃未入金の連絡をした際に、契約者へ電話がつながった場合、回答として多いのが「家賃の支払い忘れ」です。
「振り込もうと思っていたけど、忙しくて忘れていた」「支払日が土日で前倒しになっているのに気づかなかった」「単に振り込みを忘れていた」などなど、言い訳は様々ですがきちんとした方なら、連絡後速やかに入金してもらえます。
きっと、未入金の連絡をしている担当者も「忘れているだけなんだろうな」と思いながらも、何かあった場合に大変なこととなるので毎回連絡をしています。

口座振替による自動引落を導入した場合、「振り込み忘れによる滞納件数」は確実に減少します。
軽微な滞納は自動引落によってほとんど解消することができるため、管理担当者としても電話件数を減らすことできるのは非常にありがたいことです。(家賃未入金の連絡はあまり気持ちのいい連絡ではないので)
滞納件数を削減することは、月末月初の忙しい時期の作業負担を軽減することにつながるため、不動産管理会社側から見た場合でも、導入のメリットは大きいと言えます。

家賃管理豆知識 -家賃管理口座の開設しよう!-

家賃管理を効率的に行うための簡単な小技の一つが「家賃管理だけを行う銀行口座を用意する」です。
あまりに初歩的なポイントなので、既に実施されている方も多いかとは思いますが「これから賃貸管理を始める」「不動産管理部門を立ち上げる」といった場合は、立ち上げ準備の一つとして「家賃管理口座を開設する」というのもリストアップすることをおすすめしています。
たったこれだけで、記帳される件数が減って、他の入出金項目の中に家賃入金が埋もれてしまうといった事態を防ぐことができますので、是非ともご検討してみてください。

まとめ

ここまで、不動産管理会社にとって口座振替を導入するメリットとして、「消し込み作業の自動化・作業時間短縮」と「滞納件数の削減」の2つのポイントから解説していきました。家賃管理については「もっと楽にできないかな?」「毎月のことなんだから上手い方法を少し考えてほしい」など様々な立場からいろいろな意見が出てきたりします。そんな時の解決策の1つとして口座振替の導入を検討してもらえれば幸いです。

また、こういった外部サービスとの連動が可能な点は、エクセルにはない賃貸管理ソフトの大きな特徴の一つと言えます。定型のマニュアル化された業務については、システムに置き換えたほうが、時間短縮・手間削減などにつながるケースが多いところです。

次回は「口座振替を導入する際のポイント」について解説していきます。

文: Bamboooby株式会社 代表取締役 高田 圭佑

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