情報の一元管理で営業担当と事務担当で情報共有できる会社に

情報をひとまとめにして管理できるので、賃貸管理業務に関する情報なら誰が見ても一目瞭然に！

京都府 広瀬産業株式会社
ガス事業からスタートして、現在では不動産業や建築、外食産業に事業展開を行う。

リドックスを導入する前は、登録や確認作業の二度手間が発生していて、いつミスが発生してもおかしくないような状況でした。

当社では、賃貸管理ソフトを導入する前は700区画近くの管理物件をエクセルを使って家賃管理などの賃貸管理業務を行っていました。

毎月家賃の入金がきちんとあるうちは問題なかったのですが、入居者様からの入金が遅れ始めたり、滞納が発生してしまったりすると、次第にこの入居者様は何月分まで家賃を入金してもらっているんだろうか？ということを把握することに多くの時間がかかってしまうようになりました。
また、業務担当者が複数名いることによって、Aさんが入力作業している時にはBさんは作業ができないという状況が発生しており、業務の非効率な部分をひしひしと感じていたのです。

そういった状態で業務をしていたので、いつか大きなミスが起こってしまうんじゃないかと不安があり、エクセルで賃貸管理を行うことに限界を感じ始めていたので賃貸管理ソフトを探しはじめました。

一番の懸念点だった家賃管理がリドックスを導入したことで入金確認から滞納督促までスムーズに行えるように。

現在、リドックスについては家賃管理をメインに利用しています。
特に役立っている部分は、入金登録が簡単にできるようになったことに加えて滞納者をすぐに発見できるようになったことが一番にあげれらます。

家賃滞納がある契約者は、「ホーム画面の滞納契約者数を見ればすぐに件数が把握できる」「滞納合計金額や滞納回数が簡単に確認できる」ので、家賃未入金者へのご連絡は非常にスムーズに行えるようになったと感じています。

また、リドックスはクラウド型の賃貸管理ソフトなので、AさんとBさんが同時に作業をしても問題はないので、どちらかの作業を待ったりするような非効率はなくなりました。

さらに、家賃滞納がある契約者からいつまでに入金するのか連絡があったときには、対応履歴に登録して、ホーム画面の対応未完了に表示させるようにしています。
そうすることによって、どういった約束をしたのか、約束の期日までに入金があったのか、入金登録が済んでいるのかについて簡単に状況の確認できる環境をつくれました。

ソフトに情報を一元管理できるので、営業担当と事務担当で情報共有できる会社に！

また、賃貸管理業務の事務作業については、私（インタビュワーの荻野様）がメインで行っています。
お問い合わせがあった時に私しか把握していないことも多々あり、電話をとったスタッフでは対応できずほとんどのことが折り返しになってしまっている状況でした。
社内での情報共有については色々取り組んできましたが、社内全体で「ここを見ればわかる！」というようなものをなかなか作れず、どうしても担当者ベースでしか情報を管理できずにいました。

その点、リドックスなら社内の誰でもログインして情報が見れて、契約者や家賃入金情報、これまでの対応履歴などが一元的に管理されているのでスムーズに情報共有することができるようなりました。

例えば、休日に入居者様から退去のご連絡があった場合については、一旦電話をとったスタッフがメモを取って、そのメモを出勤したときに確認した対応するという流れでした。
リドックスを導入してからは、退去の連絡を受けたら営業担当はリドックスへ退去日の入力をするというルールを設けて管理するようにしました。
退去日を入力することで、ホーム画面の解約未処理に件数として上がってくるので、事務担当はそれを確認すれば業務をすすめられるので、ほとんどリアルタイムに近い形で情報共有ができようになりました。
また、それぞれの契約者の解約の進捗状況についても、クリック一つで見ることができていいですね。

その他の帳票類も充実していて、欲しい帳票がワンクリックで作成できるのが助かります。

他に、リドックスを導入してよかったと感じている点は、最新のレントロールがワンクリックで出力できるなどの帳票出力に関する機能です。

弊社の場合、銀行から急にレントロールの提出を求められることも時々あります。
賃貸管理ソフトを導入する前まではエクセルでその都度作成していたのですが、リドックスなら最新のレントロールがワンクリックで出力できます。
過去のレントロールをコピーして最新分を作成しようとすると、どうしても契約書を見直して追記したりするのが大変でミスしやすい業務だったのですが、ミスなくワンクリックで出力できるので非常に助かっています。

他にも、解約精算書の作成をすると、自動で日割りの賃料や敷金が記載されるので、請求金額のミスを防ぐことが出来たり、敷金の返金が1ヶ月先になっても期日の管理ができています。
敷金に関していえば、返金を行った日付を入力しないと解約未処理としてホーム画面に残ってくれるので管理しやすく感じています。

賃貸管理ソフト導入することによって契約者情報の整理にも繋がった

ソフト導入にあたって、データ移行が必要になのですが、入居期間が長くなると連絡先の変更が漏れている部分もあったので、最新の情報に整理するきっかけになったと思います。

登録は私がちょっとした隙間時間を見つけて進めていきました。
登録にかかった時間ですが、大体1～2ヶ月で700件程度は登録できたと思います。
ひたすら契約書の情報を私が登録していって、経理担当にチェックしてもらい進めていきました。

物件や入居者の登録が終わって、軌道に乗ってしまえば、シンプルな画面なので問題なく使うことができたと思います。
また、分からないことがあれば、サポートに電話してこういう機能はないのか等色々聞きながら、機能面や操作方法について知っていけたので、今では十分に使いこなせるようになったと思います。

リドックスから広瀬産業株式会社 様へ

いつもリドックスをご利用頂きましてありがとうございます！
家賃管理から始まり、社内での情報共有できる環境の構築などリドックスが貴社の賃貸管理業務にお役立ちできて嬉しく思います。
エクセルでの賃貸管理ではどうしても社内で情報をうまく共有することが難しいというお話をよく伺います。
「リドックスを見れば一通りわかる」そんな状況が作れるよう、引き続き、より使いやすいソフトにできるよう努めてまいりますので、引き続き、どうぞ宜しくお願い致します！

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